يُعتبر برنامج Microsoft Project لإدارة المشاريع واحدًا من أبرز الأدوات التي تقدمها مايكروسوفت لمساعدة المؤسسات والأفراد في تخطيط وتنفيذ المشاريع بكفاءة عالية. يوفر هذا البرنامج مجموعة واسعة من المميزات التي تساهم في تنظيم المهام، تعقب التقدم، وإدارة الموارد بشكل فعّال.
سواء كنتَ تعمل في بيئة صغيرة أو كبيرة، فإن Microsoft Project يُسهّل عليكَ عملية تحديد الأهداف، وتوزيع المهام، ومراقبة الجدول الزمني. وفي هذا السياق، قررنا أن نعرفكم من خلال سطور هذا المقال على مميزات البرنامج، استخداماته المتعددة، بالإضافة إلى الأسعار المتاحة، مما يتيح لكَ فهمًا شاملًا حول كيفية الاستفادة من هذا البرنامج في إدارة مشاريعكَ بكفاءة.
لمحة عن برنامج Microsoft Project لإدارة المشاريع
برنامج Microsoft Project هو أداة لإدارة المشاريع تُعتبر جزءًا من مجموعة تطبيقات Microsoft 365. يمكن استخدامه من خلال النسخة المستندة إلى المتصفح أو النسخة المكتبية، كما يمكن الانتقال إلى إصدار Project for the web المعتمد على السحابة.
يوفر مايكروسوفت بروجيكت خيارات لعرض المشاريع على شكل جدول زمني، مخطط جانت، أو قائمة مهام، مما يجعله أداة مفيدة للفرق التي تتبنى منهجيات إدارة المشاريع مثل Waterfall أو Agile.
من ناحية أخرى، يُعد Microsoft Project واحدًا من أقدم أدوات إدارة المشاريع المتاحة في السوق، وهو حل فعّال للمديرين والفرق التي لديها خبرة في منهجيات Waterfall وAgile. ومع ذلك، قد لا يكون البرنامج الأكثر سهولة في الاستخدام، وهذا قد يجعله ليس الخيار الأفضل لجميع الشركات.
ومن الجدير بالذكر أن Microsoft لا تزال تقدم الدعم للنسخة المستندة إلى المتصفح والنسخة المكتبية، بالإضافة إلى إصدار Project for the web الذي يعتبر أسهل في التعلم والاستخدام.
إيجابيات وسلبيات برنامج Microsoft Project
يُعد Microsoft Project أداة فعالة لإدارة المشاريع، ولكن يجب على المستخدمين تقييم إيجابياته وسلبياته قبل اتخاذ قرار استخدامه. وعليه، دعونا نتعرف على إيجابيات وسلبيات البرنامج بالتفصيل في الفقرتين التاليتين:
إيجابيات برنامج Microsoft Project لإدارة المشاريع
يقدم برنامج Microsoft Project العديد من الإيجابيات، ومن أبرزها نذكر:
- يوفر نسخًا مكتبية ومستندة إلى المتصفح، مما يمنح المستخدمين مرونة في الوصول إلى أدواتهم.
- يوفر مخططات جانت المتقدمة التي تساعد على تتبع تقدم المشروع بسهولة وتحديد المواعيد النهائية.
- يوفر إمكانية إدارة الميزانية، مما يساعد الفرق على التحكم في النفقات.
- كما يوفر مميزات إدارة الموارد في الخطط المتوسطة والعالية، مما يسهل تخصيص الموارد بشكل فعال.
- يتضمن البرنامج خدمة الماكرو، التي تتيح أتمتة المهام المتكررة، توفيرًا للوقت والجهد.
- وأخيرًا وليس آخرًا، يوفر البرنامج قوالب تساعد في الجدولة التلقائية للمشاريع.
سلبيات برنامج Microsoft Project لإدارة المشاريع
إلى جانب كل تلك الإيجابيات أعلاه، إلا أن Microsoft Project يمتلك بعض السلبيات التي يجب أخذها بالاعتبار عند استخدامه، وتشمل ما يلي:
- قد تكون واجهة البرنامج معقدة وصعبة الفهم، خاصة للمستخدمين الجدد.
- يعتبر البرنامج مكلفًا للفرق الكبيرة، مما قد يشكل عائقًا لبعض الشركات.
- قد يشعر بعض المستخدمين أن واجهة البرنامج تبدو قديمة مقارنةً بالبرامج الأخرى الحديثة، وهذا يؤثر على تجربة الاستخدام.
خدمات برنامج Microsoft Project لإدارة المشاريع
حقيقةً، نعتقد أن ما يميز Microsoft Project عن منافسيه هو أنه أكثر تقدمًا قليلًا من بعض أدوات الإنتاجية الأكثر شيوعًا، خاصة فيما يتعلق بإدارة الموارد، ورسم الخرائط، وقدرات التقارير. حيث يمكن أن يساعد البرنامج في جدولة المشاريع من خلال تحديد تبعيات المهام والجداول الزمنية للمشاريع، مما يسهل التنبؤ بمواعيد المشاريع المستقبلية.
يمكنكَ استخدام وظيفة الجدولة التلقائية المدمجة في Microsoft Project لتخطيط المهام ومواعيد التسليم، وهذا سيوفر الوقت في تخطيط المشاريع.
عندما تضيف أنتَ وزملاؤكَ أوقات البدء الفعلية، يقوم الجدول الزمني تلقائيًا بضبط التبعيات والتواريخ وفقًا لذلك.
ومن الخدمات الأخرى التي تجعل Microsoft Project فريدًا:
- إمكانية إنشاء تقارير متقدمة بسهولة.
- تعيين تواريخ المهام تلقائيًا.
- تبديل بين عرض مخطط جانت، الجدول الزمني وقائمة المهام.
- استخدام Project for the web بالإضافة إلى أو بدلًا من Microsoft Project.
ما هو الفرق بين Project for the web وبرنامج Microsoft Project؟
في الواقع، ستلاحظ اختلافات رئيسية بين Microsoft Project وProject for the web، مثل:
- سهولة الاستخدام.
- تعقيد المميزات.
- وخيارات العرض.
حيث يمكن لبرنامج Microsoft Project التعامل مع جدولة وتخطيط وإدارة المشاريع الأكثر تعقيدًا، في حين أن Project for the web أبسط بكثير للاستخدام من قبل أي شخص.
أيضًا، يقدم Project for the web عرضًا على شكل لوح، مما يسهل إعداد مشروع بأسلوب كانبان.
المميزات الأساسية لـ Microsoft Project
في جوهره، يُعتبر Microsoft Project برنامجًا لتخطيط المشاريع يتميز بإدارة الموارد المتقدمة، وإدارة المهام التلقائية، والتقارير الجاهزة. كما يتضمن جميع المميزات الأساسية التي تحتاجها لإدارة المشاريع، مثل:
مميزات تعيين الأدوار
في Microsoft Project for the web، يمكنكَ بسهولة إنشاء مجموعة لكل مشروع وإضافة الأعضاء إلى المجموعة.
ثم يمكنكَ تعيين الأذونات لتحديد كيفية تفاعل المستخدمين مع المشروع، سواء كانوا يستطيعون فقط عرض أو تعديل المهام وتفاصيل المشروع.
في النسخة الأقدم من Microsoft Project Online، تحتاج إلى اختيار ما إذا كان الشخص الذي لديه الوصول هو مستخدم أو مورد. يجب إضافة المستخدمين النشطين مع رقم الترخيص الخاص بهم.
وبالنسبة للإصدارات المحلية من Project، يجب استخدام خيار المشاركة عبر SharePoint لإضافة أشخاص إلى المشروع.
لا تفوت الاطلاع على: التداول بأسهم شركة Microsoft
الجداول الزمنية
تقدم جميع إصدارات Microsoft Project عرضًا زمنيًا، بحيث يمكنكَ رؤية كيف تسير الأمور في المشروع من منظور شامل. يمكنكَ أيضًا رؤية تبعيات المهام مع قائمة المهام على الجانب في Project for the web، مما يتيح لكَ التركيز على جزء معين من المشروع للحصول على رؤية أوضح.
كما يمكنكَ سحب أي شريط مهمة على الجدول الزمني إلى تاريخ مختلف، وسيتكيف جميع المهام الأخرى المرتبطة به مع التواريخ.
في Microsoft Project Professional، يُعد عرض الجدول الزمني نظرة ثابتة على مشروعك. إنها وسيلة جيدة لرؤية ما هو قادم وتساعدكَ على التخطيط وفقًا لذلكَ إذا كنتَ خارج المسار.
مخططات جانت
في النسخة المحلية من برنامج Microsoft Project لإدارة المشاريع، يُعتبر مخطط جانت هو العرض الأكثر فعالية. حيث يمكنكَ تعديل المهام، وجميع المهام المرتبطة تتكيف ديناميكيًا عند تمديد أو تقليل وقت المهمة.
في هذه النسخة، يمكنكَ إضافة مجموعة من المعايير للتتبع على مخطط جانت، بدءًا من القيم الأساسية إلى التكاليف إلى النسب المئوية المكتملة.
على الرغم من أن Microsoft Project for the web لا يحتوي على مخطط جانت بشكل محدد، إلا أن عرض الجدول الزمني يعمل بشكل مشابه.
لا يمكنكَ تتبع نفس عدد المعايير في المشروع كما في الإصدارات المكتبية، لكنه أيضًا أسهل في الاستخدام من النسخ الأكثر تعقيدًا لـ Microsoft Project.
تكامل البرمجيات
معظم تكاملات Microsoft Project تكون مع منتجات مايكروسوفت الأخرى. تعتبر Microsoft 365 وTeams وSharePoint من المعايير التي يمكن أن تساعد في توسيع وظائف برنامج إدارة المشاريع الخاص بك.
بشكل عام، هناكَ عدد أقل من التكاملات مقارنةً مع برامج إدارة المشاريع الرئيسية الأخرى.
التبعيات
تتيح لكَ كل نسخة من Microsoft Project تعيين تبعيات المهام، مما يساعد بشكل كبير في تخطيط المشاريع.
في Microsoft Project for the web، يمكنكَ اختيار مهمة من قائمة منسدلة لإنشاء الربط بينها وبين مهمة أخرى. سيظهر هذا في عرض الجدول الزمني مع سهم. حتى أن البرنامج يقدم مهام مقترحة باستخدام التعلم الآلي والإجراءات التاريخية.
في الإصدارات المحلية، يكون ربط المهام أكثر تعقيدًا ويتطلب المزيد من الخطوات. من مخطط جانت، تحتاج إلى اختيار المهام التي تريد ربطها عن طريق الضغط مع الاستمرار على Ctrl، ثم الانتقال إلى قائمة المهام واختيار رمز الربط.
الميزانية
تسمح لكَ الإصدارات المكتبية من Microsoft Project بإنشاء حقول تكلفة مخصصة حتى تتمكن من تتبع الميزانيات. اجمع بين ذلكَ وإدارة الموارد، وستحصل على وسيلة قوية لتتبع الشؤون المالية وتخصيص الموارد اللازمة والمسموح بها للمشروع.
تسعير وخطط Microsoft Project
إن خطط تسعير برنامج Microsoft Project لإدارة المشاريع قليلًا ما تكون مربكة بسبب أسماء الخطط وما يتضمنه كل منها. وهناكَ خمس خطط إجمالية، تبدأ الأسعار من 10 دولارات أمريكية لكل مستخدم في الشهر. وهذه الخطط هي:
خطة المشروع 1
هذه هي النسخة الأساسية من Microsoft Project for the web، والتي تمنح المستخدمين الوصول فقط إلى العميل المعتمد على المتصفح. تكلفتها 10 دولارات أمريكية لكل مستخدم في الشهر، ومن السهل إضافة المشاريع والمهام من أي جهاز.
تحصل على ثلاثة طرق عرض، بما في ذلكَ عرض جانت، والشبكة، واللوحة، مما يتيح لكَ العمل بالطريقة التي تفضلها.
خطة المشروع 3
مع هذه الخطة، تدفع 30 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم في الشهر وتتمتع بالوصول إلى النسخة السحابية من برنامج Microsoft Project لإدارة المشاريع وعميل سطح المكتب المعروف باسم Project Online.
تشمل المميزات الإضافية رسم الخرائط، والتنزيلات لسطح المكتب لما يصل إلى خمسة أجهزة كمبيوتر، وإدارة الموارد.
خطة المشروع 5
بسعر 55 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم في الشهر، يمكنكَ اختيار هذه الخطة لتلبية احتياجات إدارة المشاريع الأكثر تعقيدًا. ستتمكن من إنشاء محافظ مشاريع مع سيناريوهات متنوعة للمساعدة في التنبؤ بالمشاريع.
تتضمن المميزات أيضًا إدارة الطلبات وتخطيط الموارد على مستوى المؤسسة. تمنحكَ هذه النسخة أيضًا الوصول إلى عميل سطح المكتب وتطبيق المعتمد على المتصفح.
المشروع المعياري Project Standard
إذا كنتَ تدير المشاريع والميزانيات بمفردك، فقد تكون الترخيص الدائم لعميل Project Standard هو كل ما تحتاجه.
تكلفته 679.99 دولارًا أمريكيًا لرخصة واحدة ويتضمن الأدوات اللازمة لتخطيط وإدارة المهام والميزانيات والمشاريع. كما تتضمن أدوات التقارير.
المشروع الاحترافي Project Professional
للحصول على نفس وظائف Microsoft Project Standard مع الفائدة الإضافية المتمثلة في إمكانية المزامنة مع Microsoft Project Online، قد ترغب في النظر في Project Professional. إنها أيضًا حل محلي مع أدوات إضافية لإدارة الموارد وتتبع الوقت عبر جداول الزمن.
تكلفتها 1,129.99 دولارًا أمريكيًا لكل رخصة.
إعداد وتخصيص Microsoft Project
يمكن أن تكون عملية إعداد برنامج Microsoft Project لإدارة المشاريع طويلة ومحبطة، سواء كنتَ تختار النسخة المكتبية أو النسخة المعتمدة على المتصفح.
يجب عليكَ التسجيل للحصول على Microsoft 365 إذا لم يكن لديكَ اشتراكَ بالفعل، ثم تختار التطبيق الذي تفضل استخدامه.
لا توجد خطة مجانية، ولكن يمكنكَ الاشتراك في تجربة مجانية لمدة 30 يومًا. ومع ذلك، فإن التجربة متاحة فقط للمستخدمين الجدد. وبعدَ بعضِ المحاولات الخاطئة كمستخدم موجود بالفعل، يجب أن تكون قادرًا على الحصول على تجربة مجانية لمدة خمسة أيام.
بدء استخدام النسخة المكتبية من Microsoft Project سهل بما فيه الكفاية إذا بدأتَ بأحد القوالب الجاهزة العديدة. فبعد تحميل المشروع، يمكنكَ تخصيص الحقول حسب الحاجة، وإعداد أوقات البدء، ثم تختار ما إذا كنتَ تريد اختيار التواريخ يدويًا للجدول الزمني أو السماح لـ Microsoft بتحديد مواعيد انتهاء المهام تلقائيًا.
من المدهش بعض الشيء مدى طول الوقت الذي يستغرقه إعداد مشروع على برنامج Microsoft Project. فهي واحدة من أبطأ عمليات الإعداد من أي نظام إدارة مشاريع.
في الواقع، هناكَ ملاحظة تفيد بأن البرنامج سيرسل بريدًا إلكترونيًا عندما يصبح مشروعكَ جاهزًا للعمل عليه. بمجرد أن يتم ملؤه، يصبح من السهل إنشاء المهام وتعيينها.
أمان برنامج Microsoft Project لإدارة المشاريع
إذا كنتَ تستخدم النسخة المكتبية من Microsoft Project، فإن الأمان يكون في معظم الأحيان بيدك. عندما تحتاج إلى مشاركة مشروع، ستقوم بذلكَ عبر SharePoint، ومن ثم يتم حماية مشروعكَ بواسطة مميزات الأمان الخاصة بـ SharePoint. يوجد أيضًا مركز الثقة، حيث يمكنكَ حظر المستخدمين من تسجيل الدخول، وضبط إعدادات الماكرو، وإضافة مستخدمين موثوقين.
داخل Microsoft Project for the web، يمكنكَ تعيين أذونات لكل مستخدم. بالإضافة إلى ذلك، يُطلب منكَ إعداد المصادقة متعددة العوامل (MFA) باستخدام Microsoft Authenticator للوصول إلى تطبيقاتك. إذا كنتَ تفضل عدم تنزيل التطبيق، لديكَ خيار استخدام هاتفكَ الذكي لتأمين تسجيل دخولك.
خدمة العملاء والدعم في برنامج Microsoft Project
تقدم Microsoft قسمًا قويًا للمساعدة الذاتية لجميع أدوات إدارة المشاريع الخاصة بها. يمكنكَ البحث في مجموعة متنوعة من المقالات للإصدارات المكتبية أو عبر الإنترنت من برنامج Microsoft Project لإدارة المشاريع.
إذا لم تكن قاعدة المعرفة كافية، يمكنكَ البحث عن معلومات في مدونة المشروع، أو البحث عن إجابة في قسم المساعدة المدمج داخل البرنامج القائم على السحابة، أو الاتصال بفريق دعم Microsoft 365 عبر الدردشة المباشرة.
تقول بعض المراجعات أن فترة الانتظار للتحدث مع ممثل الدردشة المباشرة لم تكن طويلة جدًا. ومع ذلك، استغرق الحصول على إجابات من الممثل بعض الوقت، وكانت العديد من الردود واضحة أنها منسوخة ومُلصقة من نص ثابت. بشكل عام، استغرق الحصول على إجابة لبعض الأسئلة حوالي 20 دقيقة.
ختامًا، يُعتبر برنامج Microsoft Project لإدارة المشاريع أداة فعّالة لتحسين إدارة المشاريع بفضل مميزاته المتنوعة مثل تخطيط المهام وإدارة الموارد. رغم تكاليف الاشتراك، فإن الفوائد التي يقدمها تجعل منه استثمارًا يستحق النظر. سواء كنتَ محترفًا أو مبتدئًا، يوفر لكَ البرنامج الأدوات اللازمة لتحقيق النجاح في مشاريعك.
