يعتقد الخبراء أنّ التواصل الجماعي الفعّال يُشكّل عنصرًا حاسمًا في مكان العمل، فيجعل هذا المكان سعيدًا ومنتجًا ومليئًا بالفرص. وهذا ما يحققه تطبيق Pumble للتواصل بين أعضاء الفريق، فهو يزيد إنتاجية الفرق بنسبة 30 ٪، ويسمح لهم بإنشاء مساحة عمل خاصة لتلبية احتياجاتهم والبقاء متزامنين معًا. عندما يحدث التواصل والتعاون بين الفريق في مكان واحد، تتعزّز الشفافة والإنتاجية بغض النظر عن متى أو من أين يعمل كل عنصر من الفريق.
لذلك، وبالتزامن مع ازدهار العمل عن بعد وزيادة أنصاره تُشكّل تطبيقات العمل الجماعي ركنًا أساسيًا في بيئات العمل الحديثة حيث تقتضي إدارة الفرق وجود مكان مركزي يتم ضمنه تتبع عمل الجميع. لن نبخل عليكم في هذا المقال بالتعريف بأحد أهم تطبيقات العمل الجماعي وأكثرها انتشارًا وهو تطبيق Pumble، فنبدأ بالتعريف به، ثم الانتقال إلی كيفيّة استخدامه علی أكمل وجه.
التعريف بتطبيق Pumble للتواصل بين أعضاء الفريق
تطبيق Pumble هو تطبيق مراسلة تجارية يجعل التواصل الجماعي سواءً كان في مكان العمل أو عن بعد أكثر سهولة وأقل عناءً.
- يُقلّل استخدام Pumble احتمالات التعثر وعدم القدرة علی التنسيق بشكل فعال بين أعضاء الفريق عن طريق إرسال الرسالة عدة مرات أو نسيان الاتصال والتنسيق مع أحد مكونات الفريق.
- بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام Pumble على أي جهاز، لذلك لا يتعين عليك الانتظار حتى تصل إلى المكتب للتعاون مع فريقك (تعرّف على: أفضل تطبيقات تنظيم الأعمال الصغيرة).
في هذا الدليل، وبعد أن تعرفنا على مفهوم التواصل الجماعي في تطبيق Pumble، وذكرنا أهميته للعمل الجماعي الناجح. سنستعرض معًا مجموعة من الميزات الرئيسية التي يتيحها تطبيق Pumble للتواصل بين أعضاء الفريق:
- القنوات .
- الرسائل المباشرة.
- الإشعارات.
- خيارات البحث المتنوعة.
- مؤتمرات الفيديو.
مبدأ التواصل الجماعي في بيئات العمل الحديثة
يشير مصطلح التواصل الجماعي في تطبيق Pumble إلى عملية مشاركة المعلومات والتنسيق بين مجموعة من الزملاء الذين يعملون لتحقيق هدف مشترك. بالرغم من أنّ عملية التواصل الجماعي قد تبدو بسيطة إلّا أنها وفي الكثير من الأحيان تؤدي إلى حدوث سوء الفهم ما لم تتم كما يجب. لمجرد كونها عملية تبادل للمعلومات لا يعني أنها تتم دائمًا بكفاءة.
- فالتواصل هو أساس كل عنصر من عناصر العمل. إنه عملية مشاركة المعلومات بين أعضاء الفريق مع الأخذ في الاعتبار ما تنوي قوله، وما تقوله بالفعل، وكيف يدرك فريقك ذلك.
- يعتقد البعض أن التواصل الجماعي عملية معقدة، إلا أن كل مشكلة تقريبًا في الشركة يمكن معالجتها أو إصلاحها عن طريق تغيير طريقة الاتصال.
- على الرغم من أنه لا تقع على عاتق الإدارة مسؤولية بدء المناقشات، إلا أنها قد تساعد في ذلك من خلال إنشاء بيئة عمل مناسبة، وتوفير الأدوات والمنصات التي تسهل هذه المحادثات.
- يجب أن يكون لدى الموظفين رأي في كيفيّة تفاعلهم مع بعضهم البعض، ويجب أن يقدموا ملاحظات على هذا بشكل متكرر.
- اليوم، وباستخدام تطبيقات مثل Pumble يتم إحداث ثورة في عملية التواصل بين القوى العاملة.
يمكنك قراءة المزيد عن: أهم استراتيجيات تنظيم الوقت لإنجاز الأعمال
كيف يحسن تطبيق Pumble التواصل بين أعضاء الفريق
قد تتساءل عن الدور الذي يلعبه تطبيق Pumble في تحقيق التواصل الجماعي الفعال. في هذه الفقرة نحدّد أبرز فوائد تطبيق Pumble من خلال مناقشة العديد من السيناريوهات المختلفة.
- توفير الوقت: يساعد تطبيق Pumble فرق العمل التي تعمل عن بعد أو في الموقع وتحتاج إلى التواصل مع بعضها على توفير الوقت اللازم للوصول إلى كامل أعضاء الفريق وإخبارهم بكل جديد ومناقشتهم بأحدث المستجدات.
- زيادة الإنتاجية: يسمح تطبيق Pumble للتواصل بين أعضاء الفريق بتعزيز الإنتاجية ورفع مستوى الأداء عن طريق زيادة كفاءة استخدام الوقت (تعرّف على: مبدأ باريتو في إدارة الوقت).
- تعزيز العلاقات الجيدة بين طاقم العمل: يساعد استخدام تطبيق Pumble في تعزيز العلاقات الجيدة، وإيضاح الاختلاف بوجهات النظر والرؤى المختلفة بشكل حضاري.
- يعزز ثقة الموظفين ودورهم: عن طريق تأمين قاعدة مريحة للتعبير عن آرائهم وأفكارهم.
دراسة:
وفقًا لدراسة أجرتها PWC، فإن أكثر من 80 ٪ من الموظفين يرغبون في العمل من المنزل يوم واحد على الأقل في الأسبوع. تسمح منصة التعاون والاتصال الجماعي للعاملين عن بُعد بالتواصل بفعالية ومواكبة من هو المسؤول عن ما. في Pumble، يمكن للفرق الدردشة مع بعضها البعض، أو إجراء مكالمات صوتية، أو ترك الرسائل الصوتية، أو تنظيم اجتماعات فيديو.
قائمة مميزات تطبيق Pumble للتواصل
يسمح لك تطبيق Pumble للتواصل بين أعضاء الفريق بإدارة فريق العمل عن بعد عبر مجموعة من الميزات التي يمتلكها والتي سنأتي على ذكرها:
1- القنوات التي يمكن تخصيصها لمناقشة موضوع معين
يعتمد العمل الجماعي والتواصل في Pumble على استخدام القنوات. والقناة هي المكان المشترك التي ترسل فيه مجموعة من الأشخاص الرسائل والصور والملفات.
- على سبيل المثال، يمكنك الحصول على قناة لفريق التسويق الخاص بك، وواحد لمجموعة تطوير المنتجات، أو بدلًا من ذلك يمكنك إعداد القنوات بحسب المشاريع.
- لا تقتصر القنوات المتطورة على الأفراد في مؤسستك، بل يمكنك دعوة أشخاص خارج شركتك للانضمام.
- يمكن تنظيم القنوات في Pumble بحسب الفريق أو المشروع أو أي فئة أخرى تراها مهمة.
- يمكن لأعضاء الفريق الانضمام إلى القنوات وتركها عندما يريدون.
يقدم تطبيق Pumble للتواصل بين أعضاء الفريق نوعين أساسيين من قنوات الاتصال: العامة والخاصة.
القنوات العامة في تطبيق Pumble
يمكن الوصول إلى القنوات العامة عبر متصفح القنوات أو عبر البحث. يمكن لجميع أعضاء الفريق الانضمام إلى القنوات العامة والحصول على إمكانية الوصول إلى جميع المعلومات المنشورة فيها.
- تعمل القنوات العامة على تعزيز الشفافية من خلال ضمان مشاركة المعرفة بكفاءة أكبر داخل المؤسسة.
- هناك قناتان عامتان افتراضيتان في Pumble هما #عامة و#عشوائية، وسيتم إضافة كل من ينضم إلى مساحة عملك تلقائيًا إلى هذه القنوات (اقرأ المزيد عن: تطبيق Alipay لإجراء المدفوعات وإدارة الشؤون المالية).
- تُستخدم القنوات العامة لمراسلة الفريق المكوّن لمشروع معين، مثل: التسويق، على سبيل المثال. تٌجري جميع المناقشات المتعلقة بتقدم تسويق المشروع في قناة #التسويق.
القنوات الخاصة في تطبيق Pumble
من ناحية أخرى، تُستخدم القنوات الخاصة للمحادثات الحساسة والسرية. يمكن فقط للمدعوين عرض القناة أو العثور على محتوياتها في البحث.
- يمكن إضافة الأشخاص إلى قناة خاصة بواسطة شخص عضو بالفعل في القناة.
- لا يمكن البحث عن الرسائل أو الملفات المنشورة في قناة خاصة إلا بواسطة أعضاء تلك القناة.
توضيح:
عند إنشاء قناة، يمكنك تحديد نوعها إعتمادًا على وظيفتها عندها سيتوجب عليك الاختيار بين النوعين العام أو الخاص. يمكنك تحويل القناة من عامة إلى خاصة بعد ذلك، ولكن ليس العكس. أي لا يمكن جعل القناة الخاصة عامة لأسباب تتعلق بالخصوصية.
ميزات قنوات الاتصال في تطبيق Pumble
لنرى الآن ما هي الميزات التي يمكنك استخدامها في القنوات، وكيفية معرفة القناة المناسبة لك، وكيف يمكنك الاستفادة منها.
وصف القناة
يجب أن يكون لكل قناة غرض واضح. يتم تحديد هذا الغرض في حقل “الوصف” المتواجد في أعلى القناة أو في قسم التفاصيل. يسمح وصف القناة لأي شخص ينضم إلى القناة أو يستكشفها بفهم نوع المعلومات التي يمكنه الوصول إليها أو المساهمة فيها أو طرح الأسئلة بسرعة داخل القناة مما يؤدي إلى زيادة الفعالية.
الموضوعات
تساعدك الموضوعات على تنظيم المحادثات حول مواضيع محددة ضمن الرسائل المباشرة والقنوات، وكأنها طريقة للتنقية تحدد بأن هذا المحتوى يتعلق بالموضوع المشار إليه .
- باستخدام هذه الخاصية يمكنك إجراء محادثات مركزة ومنظمة. يتم فيها ربط ردود الموضوعات بالرسالة الأصلية عند بدء رسالة أو الرد عليها.
- تسمح لك هذه الخاصية بالتعمق في موضوع ما دون التشويش على باقي الفريق الذي قد لا يعنيه هذا الموضوع ودون التأثير على تدفق دردشة الرسائل .
- على سبيل المثال، إذا كنت تريد مناقشة استراتيجية الوسائط الاجتماعية الخاصة بك للعطلات القادمة في قناة تسويقية، فابدأ سلسلة مواضيع حول هذا الموضوع وناقش خططك مع زملائك.
مجموعات المستخدمين
إحدى أهم الخصائص التي يوفّرها تطبيق Pumble للتواصل بين أعضاء الفريق. يمكن تشبيه هذه الميزة بقائمة بريد إلكتروني. فهي تسمح لك بالتواصل مع العديد من الأعضاء في وقت واحد ولكنها لا تقتصر على التواصل داخل قناة معينة فقط. بل يمكنك ذكر اسم مجموعة من مستخدمين مع إشارة @ كأن تذكر على سبيل المثال: @_Designer في أي قناة أو محادثة تريدها، عند ذلك يتم إخطار كل فرد من مجموعة المستخدمين هذه، بغض النظر عن المكان الذي تنشر فيه الرسالة.
تثبيت الرسائل المهمة وحفظها
من الخيارات الهامة المتاحة في تطبيق Pumble يتيح لك هذا الخيار تثبيت الرسائل المهمة في قناة ما مما يحقق:
- سهولة الوصول إلى إجابات الأسئلة الأكثر شيوعًا.
- تسريع عملية التوجيه.
- تقليل التكرار.
- توفير الوقت.
ردود الفعل باستخدام الرموز التعبيرية
من الواضح أنّ الرموز التعبيرية مسلية وتستطيع أن تقلّل من الجدية والرسمية التي تتواجد في مواقع العمل. غالبًا ما تكون الاستجابة البسيطة باستخدام الرموز التعبيرية لرسالة كافية في كثير من الأحيان، ويمكن أن توفر لك الوقت والجهد اللازم للتوصل إلى رد ذكي. من ناحية أخرى، قد تكون ردود الفعل التعبيرية مفيدة للغاية إذا استخدمتها بشكل صحيح. على سبيل المثال، بدلاً من الرد على سؤال معين بكلمات التأكيد يمكنك استخدام رمز “Ok” التعبيري.
اقرأ أيضًا: أهم منصات CRM للشركات الصغيرة
الرسائل الصوتية
إذا شعرت يومًا بالإرهاق عند كتابة رسالة طويلة لزملائك في الفريق، فإن Pumble يقدم لك خيار الرسائل الصوتية. بنقرة زر واحدة، يمكنك تسجيل رسالة صوتية وإرسالها إلى أي شخص في مساحة عملك، أو أي شخص يستخدم تطبيق Pumble.
الرسائل المباشرة للتواصل مع المجموعات والأفراد
باستخدام الأدوات المناسبة التي يتيحها تطبيق Pumble للتواصل بين أعضاء الفريق، يمكن أن يتحوّل العمل عن بُعد إلى متعة حقيقية. لن تكون بعيدًا عن زملائك أكثر من نقرة واحدة، حتى لو كانوا على الجانب الآخر من العالم. مع تحول الاتصال إلى الهواتف المحمولة الآن أكثر من أي وقت مضى، يمكن للموظفين البقاء على اتصال حتى عندما يغادرون مكاتبهم المنزلية.
- عندما تبدأ محادثة حول موضوع معين في احتلال مساحة كبيرة في دردشة القناة، فمن الضروري أحيانًا التبديل إلى إعداد أكثر تركيزًا، مثل: الرسائل المباشرة أو الرسائل المخصصة لمجموعة مثلًا في حال وجود مشكلة معينة مع قسم من أعضاء الفريق.
- من الأفضل غالبًا نقل المحادثة إلى مكان أكثر تركيزًا عند مناقشة المهام أو المشاريع المحددة مع عنصر عمل محدد، على سبيل المثال. بهذه الطريقة، ستتمكن من تعيين المهمة الصحيحة للشخص المناسب في المكان المناسب.
- مثال آخر هو محادثات القناة، والتي يمكن أن تتحول غالبًا إلى محادثات بين شخصين. لمنع ازدحام القناة بأكثر من 50 إشعارًا غير ذي صلة، فمن الأفضل مواصلة المحادثة في رسالة مباشرة في هذه الحالة. إذا لزم الأمر، يمكنك إرسال رسالة إلى القناة بحل معين أو ملاحظات من محادثتك الخاصة.
2- استخدام مكالمات الفيديو لتعزيز التواصل بين أعضاء الفريق
تساعدك مكالمات الفيديو على إجراء تواصل أكثر فعالية ووضوحًا، سيما إذا أردت توصيل رسالتك بشكل أكثر فعالية، فلا يوجد شيء أفضل من مكالمة الفيديو. في Pumble، يمكنك تنظيم اجتماع فيديو جماعي في ثانية واحدة.
- بضغطة زر واحدة، يمكنك بدء اجتماع فيديو جماعي مع فريقك.
- أثناء الاجتماع، يمكنك مشاركة شاشتك لشرح أفكارك بشكل أفضل، أو مشاركة العرض التقديمي الذي أعددته أو عرض ملف معين.
3- إعداد حالتك الحالية لإظهار مدى توفرك
إنّ استخدام خيارات الحالة في تطبيق Pumble للتواصل مع أعضاء الفريق يُعتبر ميّزة مفيدة للغاية، وخاصة فيما يتعلق بالتحديثات غير الرسمية مثل موعد الغداء، أو إذا كنت ستبدأ العمل لاحقًا بسبب موعد مع الطبيب، أو إن كنت بحاجة فقط إلى استراحة قصيرة في نهاية الأسبوع.
- إن إجراءًا بسيطًا يجعل فريقك على علم بساعات عملك يمكن أن يٌحدث أكبر فرق في الإنتاجية والشعور بالارتباط (يمكنك الاطلاع على: مهارة العمل ضمن فريق كإحدة أهم المهارات).
- بالإضافة إلى التحديثات غير الرسمية، يمكنك استخدام حالتك لإبلاغ زملائك في الفريق بالأشياء المهمة التي تحدث في الشركة، وإبقاء الجميع على اطلاع بأي قرارات كبيرة. لا أحد يحب أن يظل في الظلام.
4- إدارة الإشعارات لزيادة التركيز أثناء العمل
يعد فصل الحياة الشخصية عن الحياة المهنية أحد التحديات الأكثر شيوعًا في وقتنا الحاضر. وينطبق هذا بشكل خاص على الأفراد الذين يعملون من المنزل، حيث تكثر عوامل التشتيت التي يصعب معها الموازنة بين الحياة والعمل. لقد تم دفعنا إلى عمق ثقافة العمل “المستمرة” حيث يجب أن نكون متاحين على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
- يتمتّع العمل المرن بالعديد من المزايا، ولكن يجب موازنتها بالإدارة الفعالة للوقت، والتواصل الواضح، وتحديد التوقعات. بحيث لا يتحوّل العمل المرن من كونه ميزة وطريقة جديدة في العمل إلى تعدي على الحياة الشخصية للآخرين. لذا يجب أن تتيح تطبيقات العمل الحديثة ما يضمن راحة الموظفين وحقوقهم.
- تندرج إحدى ميزات استخدام تطبيق Pumble في هذا الإطار، حيث أنه يسمح لك بتحديد مدى توفرك، وإبلاغ زملائك بذلك. كما يمكنك ضبط خيارات الإشعارات الخاصة بك، أو تمكين وضع “عدم الإزعاج”، وإيقاف تشغيل أي إشعارات قد تشتت انتباهك.
باعتبارك مستخدمًا لـ Pumble، قد تكون عضوًا في العديد من القنوات، وبالتالي تتلقى إشعارات منها جميعها، على الرغم من أنّ بعضها قد لا يكون بالضرورة ذا صلة بك. قد يتسبب هذا في تشتيت الانتباه. لمنع ذلك، يمكنك كتم أي قناة لا تستخدمها الآن. يمكن أن تساعدك معرفة حيل Pumble هذه في تعزيز إنتاجيتك إلى مستويات جديدة.
اقرأ أيضًا: تقنيات إدارة الوقت لأصحاب المشاريع المتوسطة والصغيرة
5- خيارات البحث المتنوعة في تطبيق Pumble
قد يوفر لك تعلم كيفية العثور على المعلومات الدقيقة التي تحتاجها في Pumble الكثير من الوقت والجهد. سواء كنت تبحث عن قناة أو شخص أو ملف معين، يمكنك استخدام مرشحات البحث مثل “in: #channel” أو “from: user” لتضييق نطاق استعلامات البحث الخاصة بك.
من أهم مزايا Pumble هو سجل الدردشة غير المحدود. يتيح لك Pumble رؤية جميع الرسائل المرسلة مجانًا. يمكنك البحث في سجل محادثات فريقك بالكامل والعثور على رسالة مهمة بغض النظر عن المدة التي مضت منذ حدوثها. استخدم شريط البحث لكتابة المصطلح الذي تبحث عنه وبغض النظر عن المدة التي مضت منذ حدوث المحادثة، فستجدها.
نختتم القول، بأن الانخراط يساعد الموظفين على الاستمتاع بعملهم وإنجازه في الوقت المناسب، ويحافظ بالتالي على علاقة طيبة بين الشركة وعملائها. لذا من المهم جدًا استخدام تطبيقات متخصصة في هذا الأمر مثل تطبيق Pumble للتواصل بين أعضاء الفريق بسبب ميزاته العديدة والخيارات المتنوعة التي يتيحها للمستخدمين. يمكنك وضع خطة لإبقاء فريق عملك على تواصل دائم عن طريق اعتماد هذه الأداة للتنسيق بينهم.
