يرتبط نجاح المؤسسة بطريقة ومدى فعالية إدارة العقود ضمنها، وذلك منذ بداية العقد في مراحل الإنشاء مرورًا بالتفاوض والتنفيذ والتجديد، وصولًا إلى الإغلاق. وهو ما يؤكد على أهمية إدارة عقود الشركة كأداة قوية من أجل تحقيق الأداء الأنجح في المؤسسة المعنية.
ولهذا السبب، ينبغي على كل الأطراف أن تلتزم بما يتضمنه العقد من شروط وأحكام لضمان تحسين قيمة العقد، بالإضافة لتقليل المخاطر المحتملة فضلًا عن تحسين الأداء المالي وضمان توافق مضمون العقد مع الأهداف المرجوة من العمل.
وسنشير في مقال اليوم إلى الخطوات الأساسية لإدارة العقود والتي يتوجب الانتباه إليها لضمان النجاح وتعزيز العلاقات في العمل.
ما هي إدارة العقود Contract Management
يطلق مصطلح إدارة العقود على عملية إدارة الاتفاقيات القانونية في المؤسسة أو الشركة منذ بدايتها وحتى تنفيذها. حيث تشتمل العملية على خطوات إنشاء العقد والتفاوض، لتليها مرحلة مراقبة الامتثال والتجديد والإغلاق.
حيث تلعب خطوات ومراحل إدارة العقد دورًا مؤثرًا على مستوى الرؤية والتحكم، وكلما كانت الخطوات أقوى وأكثر كفاءة، كلما استطعت ضمان نجاح عملك.
ما هي المراحل الرئيسية لدورة حياة العقد؟
تتضمن دورة حياة العقد سبع مراحل وهي:
- البداية.
- التفاوض.
- التنفيذ.
- البدء بالعقد.
- التقييم.
- التجديد.
- الإغلاق والإنهاء.
وتوضح الصورة أدناه المراحل العامة لدورة حياة العقد:
الخطوات الرئيسية في إدارة عقود المؤسسة لضمان نجاح العمل
فيما يلي سلسلة من الخطوات والمراحل الأساسية التي ينبغي على فريق عمل المؤسسة الالتزام بها لضمان عمل إدارة العقود كأداة قوية لتحقيق النجاح في المؤسسة:
تحديد الاحتياجات في المواصفات
من المهم جدًا أن تمتلك ضمن مؤسستك فريق عمل قادر على تحديد المتطلبات التي يجب على المؤسسة أن تفي بها. أي أنه ينبغي إنشاء مواصفات فعالة للعقد من خلال فهم احتياجات العمل لتوضيح الأغراض والنتائج المرجوة من العقد.
وتأتي أهمية تحديد المواصفات التفصيلية للعقد من قدرتها على تحديد معايير وتوقعات العقد الخاصة، مثل تحديد نطاق العمل من مهام وأنشطة، بالإضافة للمنتجات المطلوبة والجداول الزمنية، فضلًا عن تعيين مقاييس للأداء من أجل ضمان تنفيذ العقود يكل كفاءة وفعالية. وهو ما يؤدي بالنتيجة لتعظيم الكفاءة التشغيلية وتطوير مواصفات عقود شاملة أيضًا.
الصياغة الذكية للعقود
يطلب في هذه المرحلة من إدارة العقد أن تتم صياغة العقد بشروطه وأحكامه بعناية ابتداءًا من معالم والتزامات العقد، بما يضمن تحقيق رغبات وتوقعات الأطراف المعنية بالعقد، بالإضافة للمعالجة المناسبة للمخاطر. (قد يهمك أيضًا: ما هي العقود الذكية وما هي أبرز استخداماتها).
لكن ونتيجة لوجود أنظمة إدارة العقود، ظهر ما يعرف بأتمتة إنشاء العقود وهي طرق تقنية فعالة وفرت الوقت والجهد وساهمت في تقليل الأخطاء البشرية التي كانت تظهر عند الصياغة اليدوية التقليدية. ومن بين المنصات المشهورة في هذا المجال على الانترنت منصة ContractWorks.
حيث تقدم أنظمة أتمتة العقود مجموعة من القوالب والبنود التي اُعتمدت بشكل مسبق ويمكن أن يتم تخصيصها بما يناسب متطلبات العقود الأكثر تعقيدًا. وعند الانتهاء من صياغة العقد، ينبغي أن تتم مراجعته من قبل جميع الأطراف وبدقة عالية أيضًا، لضمان تغطية الترتيب في العقد لكل التوقعات.
علمًا أن أدوات إدارة العقود التي باتت متاحة اليوم تسهل هذه العملية، من خلال منصات تعاونية ومشاركة المستندات اللازمة. حيث تسمح هذه المنصات للأطراف المرتبطة بالعقد الوصول إليه ووضع التعليقات أو الاقتراحات، بالإضافة لتتبع التغييرات. وهو الأمر الذي يقلل من احتمالية النزاعات بين جميع الأطراف ويوضح نقاطًا غير مفهومة عند البعض.
مرحلة التفاوض والتمييز
تعتبر مرحلة التفاوض أهم خطوة في إدارة العقود، وتتضمن مناقشات وتسويات من أجل الوصول للاتفاق النهائي والتعاقد بين طرفي العقد. لذلك، تتطلب هذه الخطوة دراسة متأنية ووجود مدير للعقد ليأخذ دور نقطة الاتصال الأساسية في عملية التفاوض، ويضمن توافق العقد مع رغبات الأطراف كلها.
كما يمكن أيضًا الاستعانة بالفرق القانونية لتوضيح نقاط وشروط معينة أو حتى لضمان الهدوء وفض أي نزاع محتمل بين الأطراف. كما تتضمن مرحلة التفاوض أيضًا إمكانية التعديل والمراجعة، مثل إضافة بند أو إزالته.
وهنا ننوه لقدرة نظام إدارة العقود في تسهيل وتبسيط المفاوضات والتعديلات من خلال المنصات التي توفر إمكانية التحرير ومشاركة المستندات، للحصول في النهاية على عقد واضح ويتضمن الشروط المتفق عليها بكل دقة وتفاهم.
إدارة المخاطر والمرونة
تأتي أهمية عملية إدارة المخاطر في إدارة العقود من قدرتها على تحديد الثغرات والمشكلات المحتمل حدوثها مسبقًا، لتحقيق نتائج إيجابية من العقد في النهاية وهو ما يضمن استدامة ونجاح العقد.
لهذا السبب، يأتي دور فريق العقود المتخصص في الشركة في تقييم المخاطر المحتملة، وذلك من خلال التعاون والتشاور مع صاحب العمل لتحديد تلك المخاطر. سواء كانت مخاطر قانونية أو مالية وحتى تشغيلية، أو مخاطر مرتبطة بسمعة الشركة.
(ننصحك بالاطلاع أيضًا على مقالنا: أهمية الإدارة المالية للمشاريع الناشئة).
مرحلة التوقيع
عند الوصول لمرحلة التوقيع في سير إدارة العقد فإن ذلك يعني موافقة جميع الأطراف والتزامها بكل ما يتضمنه العقد من شروط وأحكام. وهناك طرق مختلفة لتوقيع العقود لذلك يعتبر تحديد طريقة التوقيع من القرارات المهمة جدًا. ومن طرق توقيع العقد نذكر لك: إما التوقيع الالكتروني أو التوقيع المكتوب.
مع الإشارة إلى وجود مجموعة من خطوات توقيع العقد بما يضمن سلامة تنفيذ مضمونه ومن هذه الخطوات:
- رضي جميع الأطراف عن المسودة النهائية للعقد قبل أن يتم التوقيع.
- اختيار طريقة التوقيع الكترونيًا أو يدويًا عبر التوقيع المكتوب.
- أخذ نسخ من العقد الذي تم توقيعه في حال احتجت للرجوع إليه مستقبلًا.
تتيح المنصات الالكترونية المتخصصة في إدارة أنواع متنوعة من العقود إمكانية التوقيع الالكتروني مثل منصة ContractHero الشهيرة.
تقييم أداء العقد
تعتبر خطوة تقييم أداء العقد مهمة جدًا لأنها تضمن مدى فعالية العقد وما هي المجالات التي ينبغي تحسينها، ويمكن اعتماد واستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية أو ما يعرف بـ KPI من أجل قياس نجاح إدارة عقود الشركة، وزيادة كفاءة العقود المستقبلية حسب البيانات المتاحة.
وفيما يلي مجموعة من العوامل التي تساعد في تقييم أداء العقود:
- مؤشرات رضا العملاء وأداء الموردين: حيث يمكن لهذه المؤشرات أن تقيم العلاقات بين شركاء العقد.
- دور الملاحظات والتواصل بين الشركاء: وتسهم عملية التواصل المنتظمة في تحديد المشكلات بالإضافة لتحسين التعاون بين الأطراف.
- الالتزام بالمواعيد النهائية والجداول الزمنية للمشروع: وهي من المقاييس المهمة لضمان كفاءة وفعالية إدارة العقد.
- طول دورة العقد: وهو من المؤشرات الرئيسية للتقييم، حيث يتبع مؤشر طول دورة العقد مقياس الوقت الذي استغرق ليكتمل العقد منذ المراحل الأولى وحتى مرحلة التوقيع. وهناك تناسب عكسي بين طول دورة العقد وكفاءته، فكلما كانت دورة العقد أطول كلما قلت كفاءة إدارة العقد واستلزمت الحاجة لتحسينات ومعالجة إضافية.
- فعالية التكلفة: وهنا يتم تحليل كل التكاليف المتعلقة بإدارة العقد. حيث ينبغي تحقيق النتائج المرجوة من العقد حسب الميزانية المخصصة له.
- تقييم التحديات والنجاحات: وذلك من خلال تحديد ما يلزم تحسينه من خلال استخدام التكنولوجيا مثلًا، والاستعانة ببرامج إدارة العقود ما يقلل من أي خطأ يدوي ويحسن أيضًا من الأداء العام.
(اقرأ أيضًا: ريادة الأعمال للنساء: أفضل أفكار لرائدات الأعمال لبدء مشروع صغير).
تجديد العقود
في حال وصلت العقود إلى مرحلة انتهاء الصلاحية وأرادت الشركة تجديدها، عندئذٍ من الضروري جدًا أن تتم مراجعة العقود وتقييم شروطها وما تضمنته من أحكام بدقة عالية، للتأكد إن كانت هناك حاجة لإجراء أي تعديلات أو تحديثات. وتتضمن هذه المرحلة:
- مراجعة شاملة للعقد المنتهي الصلاحية.
- تقيم أداء العقد وما حققه من نتائج خلال المدة التي كان فيها العقد ساري، وفيما إذا كانت هناك مجالات بحاجة لتحسين.
- إعادة تقييم الغايات والأهداف المطلوبة من العقد وإجراء ما يلزم من تعديلات.
وفي حال اعتمدت المؤسسة على برامج إدارة العقود، فإن تلك البرامج تتضمن ما يعرف بـ “تذكيرات التجديد الآلية” والتي تعطي إشعارات بمواعيد التجديد القادمة قبل مدة زمنية كافية. ما يضمن المزيد من الوقت لعمليات المراجعة والتفاوض ودراسة التعديلات، ويجنب المؤسسة من الوصول لوقت انتهاء صلاحية العقد. كما تتوفر ضمن هذه المنصات تخزين وتنظيم كل مستندات العقد ما يسهل من الوصول للعقد القريب من انتهاء الصلاحية.
الخروج وإنهاء العقد
تتطلب عملية إنهاء والخروج من عقد تخطيط وتنفيذ دقيق. حيث ينبغي على المؤسسة في حالة انتهاء العقد أن تتعامل بشكل مدروس مع التحديات المتعلقة بتسريح المورد الحالي. وفيما يلي أهم الخطوات الأساسية لإنهاء العقود:
- وجود بند لإنهاء العقد: حيث يسمح هذا البند لطرفي العقد إنهاء العقد المبرم عند استيفاء شروط معينة، على سبيل المثال إخلال بالعقد أو أداء ضعيف.
- تسريح المورد الحالي: مثل تصفية العمليات بالإضافة إلى نقل الأصول والخدمات بشكل سلس.
- تقييم تأثير إنهاء العقد على العمليات: وهو مطلب ضروري للطرف الخارج من العقد كي يضمن أدنى حد من الاضطرابات في سير أعماله.
- تقديم موارد جديدة: وهو ما يتطلب تخطيط وإعداد جيدين مثل تحديد الموردين الجدد من أجل تقييم قدراتهم وإمكانية ضمهم، والتفاوض معهم على عقود جديدة.
علمًا أن عملية إنهاء العقد والخروج منه قد تواجه بعض التحديات المتمثلة في نقل المعرفة والقدرة على معالجة أي نزاعات محتملة، وضرورة الالتزامات التعاقدية. (ننصحك بقراءة مقالنا حول: أهم استراتيجيات تنظيم الوقت لإنجاز الأعمال).
لهذا السبب، فإنه من الضروري أن يتم تخصيص ما يلزم من موارد ووقت لعملية إنهاء العقد، من أجل ضمان الانتقال السلس للخدمات والحفاظ على استمراريتها بالإضافة للتخفيف من المخاطر.
ما أهمية إدارة العقود Contract Management؟
تأتي أهمية إدارة العقود من تأثيرها الكبير على نتائج الاتفاق بين الأطراف عند الالتزام بدورة حياة إدارة العقد. لأنها تساعد الشركة أو المؤسسة على الاستفادة القصوى من قيمة العقد إلى جانب التوافق مع اللوائح والشروط.
كما تقلل هذه العملية من المفاجآت إذا تم الالتزام بخطواتها شكل صحيح، كون جميع الأطراف درست وقيمت وحللت العقد وتوقعت الأتي. وهو ما يمكّن الشركة من الاستعداد بكل ثقة لعمليات التدقيق، وإثبات مدى امتثالها للقوانين بأي وقت كان، كل ذلك يسهم في تعزيز مكانة ونجاح الشركة.
في الختام:
يمكن للإدارة الفعالة للعقود أن تكون بمثابة أداة نجاح قوية للمؤسسات والشركات على اختلاف أنواعها، ومع المنصات المتوفرة اليوم والتكنولوجيا الحديثة، باتت عملية إدارة العقد أسهل وأكثر بساطة وتستغرق وقتًا وجهدًا أقل.
