يعتبر برنامج Jira واحد من أفضل الأدوات المتاحة لإدارة المشاريع في عالم تكنولوجيا المعلومات، ويعد حلًا شاملًا للمنظمات التي تسعى لزيادة الكفاءة وتحسين التعاون في إدارة مشاريعها. كما ويوفر واجهة سهلة الاستخدام ومرونة كبيرة في تخصيص العمليات وفقًا لاحتياجات المشروع.
ما هو برنامج Jira
يعد جيرا Jira نظامًا حاسوبيًا تجاريًا لتتبع المواضيع، تم تطويره بواسطة شركة أتلاسيان الأسترالية في عام 2002، وما زالت الشركة تعمل على تطويره حتى الآن. على الرغم من أن هذا البرنامج بدأ كأداة لتتبع مشاكل تطوير البرمجيات، إلا أنه تطور ليصبح قادرًا على إدارة المهام وإدارة المشاريع بشكل عام.
من ناحية أخرى، يعود اسم جيرا إلى كلمة “جوجيرا”، وهي الاسم الياباني لـ جودزيلا. ووفقًا لشركة أتلاسيان، يستخدم جيرا حاليًا من قبل 25000 عميل في 122 دولة حول العالم لإدارة المشاريع والعمل الجماعي وإدارة المهام.
بعض الشركات التي تستخدم جيرا كمثال على ذلك هي:
- فيدورا كومنز.
- هيابرنيت.
- هوني ول لأبحاث الفضاء.
- جيبوس.
- مختبرات لندن.
- سكايب.
- سبرينج فريموورك.
- مؤسسة برمجيات أباتشي.
- برنامج بجزيلا.
من يمكنه استخدام برنامج Jira
يمكن استخدام جيرا من قبل أنواع مختلفة من الفرق في مختلف الصناعات وذلك بسبب تعدد وظائفه. وأهم هذه الفرق التي تستخدم برنامج Jira هي:
- فرق تطوير البرمجيات.
- فرق تكنولوجيا المعلومات.
- فرق التسويق.
- فرق إدارة المشاريع.
- فرق إدارة المنتجات.
- فرق دعم العملاء.
- فرق الموارد البشرية.
- فرق التصنيع والهندسة.
- المؤسسات التعليمية.
- فرق التمويل والعمليات.
مفاهيم أساسية قبل البدء باستخدام جيرا
هناك عدد لا بأس به من المفاهيم الأساسية والمهمة في JIRA والتي يجب أن تكون على دراية بها قبيل البدء في استخدام البرنامج لأنها ستساعدك في فهم واستخدام JIRA بشكل أفضل. ومن هذه المفاهيم نذكر:
- سبرنت (Sprint): هو دورة إدارة العمل التي يتم استخدامها في مشاريع العملاء، وتستمر عادة لمدة أسبوعين.
- الأعمال المتراكمة (Backlog): هي قائمة مركزة للأعمال التي تحتاج إلى ترتيب أولوياتها.
- نقاط القصة (Story Points): تعتمد على مستوى الجهد والتعقيد والمخاطرة على مقياس من 0 إلى 8.
- لوحة السكرم (Scrum Board): تستخدم في جميع مشاريع العملاء، وتتضمن عادة عناصر رئيسية مثل عمود المهام، والقيد، والمنجز.
- لوحة كانبان (Kanban Board): تستخدم بشكل رئيسي لإدارة الأعمال المنتجية.
- التسمية (Labels): تستخدم لتصنيف المشكلات وتسهيل العثور عليها بسرعة.
- سير العمل (Workflow): ينقل قصة المستخدم بين أعمدة اللوحة.
- القصة (User Story): تحتوي على جميع المتطلبات اللازمة لتحليل المشروع.
- سجل الإجراءات (Action Log): يحتوي على قائمة بجميع الإجراءات المتخذة.
- سجل القرارات (Decision Log): يحتوي على قائمة بجميع القرارات المتخذة.
- الملحمة (Epic): هي مهمة كبيرة يتم تقسيمها إلى خطوات أصغر وأسهل.
- سجل المخاطر (Risk Log): يحتوي على قائمة بالمخاطر المحتملة التي تم تحديدها أثناء تنفيذ مشروع ما.
- المهمة الفنية (Technical Task): تشير إلى المهام الصغيرة في المشروع (القصة).
كيفية استخدام برنامج Jira
خطوات استخدام جيرا في Jira Software هي كالتالي:
الخطوة 1 – إنشاء مشروع:
- سجل الدخول إلى موقع Jira Software الخاص بك.
- حدد في شريط التنقل العلوي القائمة المنسدلة “Projects”.
- ثم اختر “Create project”.
الخطوة 2 – اختيار قالب:
هناك العديد من القوالب المتاحة في عائلة Jira، حيث يتم تصميم كل قالب لبدء فريقك بسرعة وبنجاح. في Jira Software، تتوفر ثلاثة قوالب:
- قالب Scrum: للفرق الأجيلة التي تعمل من خلال قائمة انتظار backlog وتخطط وتقدر عملها في سبرينت وتسلم العمل وفقًا لجدول زمني منتظم.
- قالب Kanban: للفرق الأجيلة التي تراقب العمل بتدفق مستمر (بدلاً من العمل في سبرينت) مع التركيز على إدارة العمل قيد التقدم. يشمل خيار قائمة انتظار Kanban.
- قالب Bug tracking: للفرق التي لا تحتاج إلى لوحات وتفضل إدارة مهام التطوير والأخطاء في عرض قائمة.
حدد القالب الذي يتوافق بشكل أقرب مع طريقة عمل فريقك الفريدة.
الخطوة 3 – إعداد الأعمدة:
- في Jira Software، يعرض اللوح مجموعة من المسائل في أعمدة، حيث تمثل كل عمود خطوة في سير عمل فريقك لإتمام العمل. على الرغم من وجود العديد من الإعدادات التي يمكنك تكوينها على اللوح الخاص بك، نقترح تعيين الأعمدة فقط في البداية.
- في المشاريع التي يديرها الفريق: انتقل إلى اللوح الخاص بك، حدد (•••) في الزاوية العلوية اليمنى وانقر على “Configure board”. أضف عمودًا جديدًا، غيّر اسم العمود، احذف عمودًا أو قم بتحريك عمود حسب الحاجة.
- في المشاريع التي تديرها الشركة: انتقل إلى اللوح الخاص بك، حدد (•••) في الزاوية العلوية اليمنى وانقر على “Board settings”. انتقل إلى علامة التبويب “Columns”. أضف عمودًا جديدًا، غيّر اسم العمود، احذف عمودًا أو قم بتحريك عمود حسب الحاجة.
الخطوة 4 – إنشاء مسألة:
المسائل هي عناصر بناء مشروع Jira Software الخاص بك. يمكن أن تمثل المسألة قصة أو ملحمة أو علة أو ميزة تحتاج إلى بنائها أو أي مهمة أخرى في مشروعك.
- حدد “Create” في شريط التنقل العلوي. ستظهر المسألة الخاصة بك في قائمة الانتظار أو اللوحة الخاصة بالمشروع.
الخطوة 5 – ربط أدواتك:
يمكنك وفريقك استثمار استراتيجيات تنظيم الوقت، أي قضاء وقت أقل في إدارة العمل والمزيد من الوقت في إنشاء برمجيات رائعة باستخدام أكثر من 3000 تطبيق لـ Jira Software يمكن تخصيصها لتناسب أي حالة استخدام. قم ببناء مساحة عمل موحدة باستخدام أكثر من 3000 تطبيق وتكامل من Atlassian Marketplace.
- حدد العتاد في الزاوية اليمنى من شريط التنقل العلوي > التطبيقات.
- انقر على العثور على تطبيقات جديدة.
- ابحث باستخدام اسم التطبيق، أو اختر فئة.
- اتبع التعليمات للتثبيت، أو الشراء الآن، أو بدء تجربة مجانية.
الخطوة 6 – دعوة فريقك:
حان الوقت لبدء الحفل! بمجرد أن يكون لديك ما يكفي من العمل الممثل على لوحتك، ابدأ في دعوة أعضاء الفريق.
الخطوة 7 – تقدم في العمل:
الآن بعد انضمام فريقك إلى موقع Jira Software الخاص بك، أنت مستعد للتعاون وتتبع العمل معًا. إذا كنت في مشروع سكروم، ستحتاج إلى إنشاء وبدء سبرينت للبدء في تتبع العمل. إذا كنت في مشروع كانبان، يمكنك البدء في تتبع العمل على اللوحة. لتتبع عناصر العمل، قم بنقل المسألة من عمود إلى آخر بمجرد تقدمها في سير عمل فريقك.
إنشاء مشروع جديد في Jira (Jira Issue)
تستخدم المشاريع في جيرا لتجميع وحدات العمل، والتي تسميها جيرا “مسائل”. يمكن أن يتكون مشروع بسيط لكتابة مشاركات المدونة من عدد قليل من المسائل، حيث تتوافق كل مسألة مع مشاركة واحدة فقط، والتي تستخدم جميعها نفس سير العمل. من ناحية أخرى، يمكن أن يشمل مشروع لتطوير قطعة برمجية معقدة مئات المسائل التي يتم تعيينها لعشرات أعضاء الفريق الذين يستخدمون مجموعة متنوعة من سير العمل المختلفة.
أنواع المشاريع في Jira
هناك نوعان من المشاريع في جيرا وهي:
- مشروع كلاسيكي.
- مشروع الجيل المقبل.
وتتميز المشاريع الكلاسيكية بتكوينات عالمية قياسية يمكن نسخها عبر مشاريع متعددة، ويمكن إنشاؤها فقط من قبل مسؤولي جيرا. يمكن تكوين المشاريع في الجيل المقبل بشكل فردي، ويمكن لأي مستخدم في جيرا إنشاء واحدة بشكل افتراضي. بشكل عام، توفر المشاريع الكلاسيكية مرونة أكبر من المشاريع في الجيل المقبل، والتي تكون أسهل في الإعداد والاستخدام ولكنها تفتقر إلى المرونة والقوة المتاحة في المشاريع الكلاسيكية.
خطوات انشاء مشروع في Jira
ولإنشاء أي مشروع في جيرا سواء كان مشروع كلاسيكي او للجيل المقبل، يجب عليك اتباع هذه الخطوات:
- حدد المشاريع من القائمة الموجودة على الجانب الأيسر من الشاشة، ثم انقر على “عرض جميع المشاريع”.
- اختر “إنشاء مشروع”.
- ثم “مشروع كلاسيكي”. أو “الجيل المقبل”.
- اسم المشروع وحدد قالبه، مثل Scrum أو Kanban. إذا كنت تقوم بإنشاء مشروع كلاسيكي، يمكنك نسخ خصائص مشروع آخر، مثل سير العمل وأنواع المسائل، لاستخدامها في المشروع الجديد في هذه النقطة.
- انقر على “إنشاء” لإكمال العملية.
مميزات برنامج Jira
يتميز جيرا (Jira) بالعديد من الميزات، وتشمل:
أدوات Agile القوية
تم تصميم جيرا Jira خصيصًا لإدارة مشاريع Agile وسكرم، مما يتيح للفرق تصور سير العمل ورؤية تقدم المهام مباشرة. كما يسهل على المديرين رؤية المهام التي تتم بشكل جيد والتي تتأخر.
تتبع الأخطاء وإدارة المشكلات
يعد تتبع الأخطاء وإدارة المشكلات وظيفة أساسية في جيرا، حيث تم تطويره لتلبية احتياجات تتبع الأخطاء في مشاريع البرمجيات. وبالتالي فإنه يسهل على المبرمجين: تحديد > تتبع > تسجيل الأخطاء داخل عملهم.
تقارير رائعة
يوفر جيرا أكثر من 12 تقريرًا مختلفًا، مما يتيح للمديرين الحصول على رؤى قابلة للتنفيذ حول أداء فريقهم بشكل مباشر.
قابلية عالية للتخصيص
يتيح جيرا للفرق إنشاء مهام سير عمل مخصصة وتمثيل مرئي لعملياتهم، مما يساعد في تحسين المساءلة والشفافية في المشروع بأكمله.
دعم مجالات الاستخدام المتعددة
بالرغم من توجه جيرا نحو فرق تطوير البرمجيات، إلا أنه يوجد إصدارات مصممة لدعم الإدارات الأخرى في المؤسسات. يمكن لفرق التسويق استخدامه لتخطيط عمليات إطلاق المنتجات المعقدة والأحداث الواسعة النطاق. ويمكن لفرق الموارد البشرية إنشاء مهام سير عمل مخصصة لتحسين عملية التوظيف، بالإضافة إلى استخدامه لقياس الأداء التشغيلي.
آمن ومضمون
يولي جيرا أهمية كبيرة لأمان البيانات. يتيح إنشاء أدوار مخصصة لأعضاء الفريق مع التحكم الكامل في من يمكنه الوصول إلى المعلومات. كما يتوافق البرنامج مع معايير الأمان المهمة مثل GDPR وPCI DSS وISO / IEC 27001 وISO / IEC 27018 وSOC 2 وSOC 3 وغيرها. تتم تشفير جميع البيانات باستخدام بروتوكول التشفير TLS 1.2+، وتستخدم الخوادم التي تحتوي على بيانات المستخدم تشفير AES 256.
عيوب برنامج Jira
توجد بعض العيوب في برنامج Jira والتي تعكس بعض القيود المحتملة في استخدام البرنامج وقد تختلف تجربة المستخدم بناءً على الاحتياجات والمتطلبات الفردية. وهذه العيوب هي:
مصمم للمستخدمين ذوي الخبرة التقنية
قد يواجه المستخدمون غير التقنيين صعوبة في استخدام جيرا، حيث لا تتمتع واجهة المستخدم بسهولة في الاستخدام.
أدوات التعاون المحدودة
بالإضافة إلى لوحات السكرم والكانبان، فإن جيرا لا يدعم التعاون في الفريق بشكل فعال. يمكنك دمج جيرا مع تطبيقات خارجية مثل Slack أو أدوات التعاون الأخرى، ولكن مدى إمكانياته في هذا الصدد محدود تمامًا.
عدم وجود طرق عرض للمخطط الزمني
يعتبر المخطط الزمني أداة مهمة في إدارة المشاريع، ولكن جيرا لا يوفر هذه الخاصية. يساعد المخطط الزمني في تحديد المهام والمهام الفرعية المترابطة، ويتيح لمديري المشاريع ضبط جداول العمل عند وجود مشكلة في إحدى المهام التي قد تؤثر على المهام الأخرى. وبالتالي، فمن أجل الحصول على هذه الوظيفة، سيتعين عليك تثبيت برنامج مخطط زمني منفصل عن جيرا، ثم تكامله مع جيرا عبر سوق Atlassian.
في نهاية هذا المقال، يمكن القول بأن برنامج Jira هو أداة قوية وفعالة لإدارة المشاريع في مجال التكنولوجيا وغيرها. فهو يوفر العديد من المزايا التي تساعد المنظمات على تحقيق الكفاءة وتحسين التعاون في إدارة المشاريع.
