في كل مجالات العمل المختلفة من صناعات وبناء، وصولًا إلى الرعاية الصحية وتكنولوجيا المعلومات، تتيح إدارة المشاريع توفير إطار عمل منظم ومعالجة للمسائل المعقدة. وذلك عبر تقسيمها إلى مهام يمكن التحكم بها، وتحديد التبعيات، وتنسيق الموارد وأصحاب المصلحة.
كما تتضمن عملية إدارة مشروع ما تخطيط وتنظيم موارد الشركة من أجل تحريك مهمة أو حدث أو واجب محدد نحو الاكتمال. سواء كان ذلك لمشروع سينفذ لمرة واحدة فقط، أو حتى لنشاط مستمر. أما من ناحية الموارد المُدارة في عمليات الإدارة، فإنها تشمل الموظفين والشؤون المالية والتكنولوجيا، والملكية الفكرية أيضًا.
مفهوم إدارة المشاريع
تعتبر إدارة المشروع بمثابة خريطة طريق لتوجيه فرق المشروع نحو الإنجاز الناجح وتحقيق النتائج المرجوة. كما يتمحور جوهر إدارة أي مشروع في النهج المنظم الذي تتبعه الشركة المعنية بالمشروع، والذي يمكنها من تخطيط المشاريع وتنفيذها ومراقبتها والتحكم بها، وإغلاقها بشكل فعال.
وذلك بما يتضمنه النهج من تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات المتاحة، لتحقيق أهداف المشروع ضمن قيود محددة. سواء أكانت قيود متعلقة بالوقت والميزانية والنطاق وحتى الجودة أيضًا. من ناحية أخرى، فإنه فقط 58% من المؤسسات تتبنى عملية إدارة المشاريع على الرغم من الفوائد الكثيرة المترتبة على هذه العملية.
وحتى يتمكن مدير أي مشروع من التغلب على تعقيدات تنفيذ مشروعه وتحقيق نتائج ناجحة، عليه أن يكون على دراية كاملة للمبادئ الأساسية التوجيهية في إدارة المشاريع عبر المراحل التالية: التخطيط والبدء والتنفيذ والمراقبة، والإغلاق. أي أنه منذ البداية وحتى النهاية، يحتاج كل مشروع إلى خطة متكاملة تحدد كيف ستبدأ الأمور، وآلية بنائها، وكيف ستنتهي. كما يحتاج أيضًا إلى دراسة مفصلة عن جدوى هذا المشروع.
طرق إدارة المشاريع
تتعدد منهجيات إدارة المشروع لتلبية احتياجات محددة. وعليه، نذكر لك المنهجيات الثلاثة التالية: منهجية الشلال Waterfall، والمنهجية الرشيقة Agile، وطريقة التطوير الهزيل Lean.
منهجية الشلال لإدارة المشروع
تتشابه منهجية الشلال Waterfall مع الطرق التقليدية في إدارة المشاريع. إلا أن طريقة الشلال تتضمن تحذيرًا بضرورة إكمال كل مهمة قبل بدء المهمة التالية. حيث تعتبر الخطوات خطية كما تتدفق عملية التقدم في اتجاه واحد كالشلال تمامًا.
ولذلك، يعتبر الاهتمام بتسلسل المهام والجداول الزمنية أمرًا مهمًا للغاية في هذا النوع من منهجيات إدارة المشاريع. وفي كثير من الأحيان، ينمو حجم الفريق العامل في المشروع مع اكتمال المهام الأصغر وبدء المهام الأكبر. والصورة التالية توضح خطوات منهجية الشلال بدءًا من التحليل والتصميم والتطبيق وصولًا للاختبار، وحتى الصيانة.
الطريقة الرشيقة في إدارة مشروع
تعد صناعة البرمجيات في عالم تقنيات المعلومات من الصناعات السباقة في استخدام المنهجية الرشيقة Agile. كما أن إدارة المشاريع الرشيقة هي عملية متكررة تركز على المراقبة المستمرة وتحسين التسليمات أو المنتجات.
حيث تنتج التسليمات عالية الجودة من توفير القيمة للعملاء، وتفاعلات الفريق، والتكيف مع ظروف العمل الحالية. تختلف الطريقة الرشيقة عن منهجية الشلال في أنها لا تتبع نهج تسلسلي ذو الخطوة بخطوة.
بل بدلاً من ذلك، يتم إكمال مراحل المشروع من جمع المتطلبات والتخطيط والتصميم والتطوير والإطلاق وصولًا إلى المراقبة، بالتوازي مع بعضها البعض من قبل أعضاء الفريق المختلفين في المؤسسة. وبالتالي، يمكّن هذا الأسلوب من العثور على الأخطاء وتصحيحها دون الحاجة إلى إعادة تشغيل الإجراء بأكمله ما يوفر الوقت والجهد على حد سواء.
منهجية المشروع الهزيل لإدارة المشاريع
انطلاقًا من اسم هذه المنهجية يمكننا أن نستخلص أنها تعتمد على قلة الموارد لخلق قيمة أكبر للعملاء. أي أن الموارد التي سيعتمد عليها هذا المشروع تقتصر فقط على الموارد التي تساهم بشكل مباشر في إكمال المشروع بنجاح، مع تجنب هدر الوقت والموارد.
مثلًا، على فرض وجود شركة برمجية مكلّفة بتطوير منتج برمجي معين (برنامج)، يبدأ مدير المشروع بالنقاش مع فريق المطورين من أجل تحديد انطلاق المشروع، ليلي ذلك تعيين المهام الخاصة بفريق المشروع. وفي هذا المثال يتكون الفريق من مطورين ومهندسين وكتاب فنيين ومتخصصي الجودة.
أما الخطوة التالية فهي تحديد الجدول الزمني والمواعيد النهائية للتسليم من قبل مدير المشروع. وتجدر الإشارة إلى استخدام مخططات جانت أو بيرت في مثل هذه الحالات لتحديد المهام. ومن المهم أيضًا وضع الميزانية بحيث تكون كافية مهما واجه المشروع حالات طارئة أو غير متوقعة.
هذا فضلًا عن توفر الموارد من قبل الفريق لإنشاء المنتج البرمجي واختباره، ونشره فيما بعد. علمًا أن خطوات إدارة المشاريع الأساسية من البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والإغلاق، يمكن أن تختلف باختلاف نوع إدارة المشروع المتبعة.
المبادئ الأساسية لإدارة مشروع
هناك مبادئ أساسية في إدارة المشاريع بحيث أصبحت 93% من المؤسسات تتبنى هذه الممارسات الموحدة في عمليات إدارة مشاريعها. ومن أهم هذه المبادئ:
- تحديد أهداف واضحة: تقديم أهداف المشروع والتسليمات والنتائج المرجوة بشكل واضح لتوفير اتجاه محدد وصريح.
- إشراك أصحاب المصلحة: ويترجم ذلك بإشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين (العميل أو الزبون الذي طلب المشروع البرمجي في مثالنا)، وذلك للقيام بنشاطات متنوعة في جميع أنحاء المشروع، والسعي للحصول على مدخلاتهم وضمان رضاهم على خطوات سير المشروع.
- إنشاء خطة مشروع شاملة: تطوير خارطة طريق مفصلة بمهام محددة وجداول زمنية وموارد واستراتيجيات لإدارة المخاطر.
- توفير قيادة قوية: تكمن أهمية القيادة القوية للمشروع في تحديد توقعات واضحة، وتقديم التوجيه، وحل النزاعات في حال وجودها خلال العمل.
- إدارة المخاطر: تعد من الخطوات المهمة لتحديد المخاطر المحتملة، وتقييم تأثيرها، ووضع خطط استباقية للتخفيف من المخاطر والاستجابة لها.
- التركيز على الجودة: عبر تنفيذ عمليات ضمان الجودة، والتأكد من أن مخرجات المشروع كافية وتلبي أو حتى تتجاوز معايير الجودة المعمول بها.
- التواصل والتعاون: إنشاء قنوات اتصال فعالة وتعزيز التعاون بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.
- التكيف والمرونة: يتمثل ذلك بقبول التغييرات الطارئة، وتعديل خطط المشروع حسب الحاجة والمتطلبات، بالإضافة لمعالجة التحديات والفرص بشكل استباقي.
- مراقبة التقدم والتحكم فيه: وذلك عبر تتبع التقدم المحرز في المشروع دومًا وباستمرار، وقياس الأداء مقابل الأهداف، بالإضافة لتنفيذ تدابير الرقابة.
- تعزيز التحسين المستمر: الانتباه إلى الدروس الناتجة والاستفادة منها بأقصى قدر فضلًا عن تحديد مجالات التحسين وتطبيق الأفكار لتعزيز المشاريع والممارسات المستقبلية.
عناصر إدارة مشروع
يقوم أي مشروع بشكل أساسي على مجموعة من العناصر الهامة التي تلعب دورًا أساسيًا في قيام المشروع على أساس متين. ومن أهم هذه العناصر :
- تحديد نطاق المشروع.
- وضع الجدول الزمني للمشروع.
- تقييم الجودة المتوقعة.
- تحديد التكلفة.
- تقييم المخاطر.
تحديد نطاق المشروع
نطاق المشروع هو مفهوم يحدد ما يجب إنجازه والتسليمات التي سيتم إنتاجها من قبل المشروع من ميزات ووظائف، وغيرها من المتطلبات التي سبق تحديدها ويهدف المشروع لتحقيقها. حيث يضع نطاق المشروع حجر الأساس لجميع أنشطة المشروع، وعادةً ما يكون ضمن بيان العمل.
تأتي أهمية تحديد مفهوم نطاق أي مشروع من قدرته على معالجة مشكلة “عدم توافق المشاريع مع الاستراتيجية التنظيمية”. حيث تسبب هذه المشكلة ارتفاع معدل فشل المبادرات الاستراتيجية بنسبة 44%.
إن بيان العمل الحاوي على نطاق المشروع يعتبر وثيقة مرجعية تساعد مديري المشاريع وأصحاب المصلحة على تحديد توقعات المشروع، وتحديد الأولويات وإدارة تغييرات المشروع. كما أن تحديد نطاق العمل بشكل جيد يوفر الوضوح والتوجيه، ويمنع توسع المشروع وتجاوزه لأهدافه الأصلية بطريقة غير منضبطة. وهو الأمر المعروف باسم “زحف النطاق”.
وضع الجدول الزمني للمشروع
تحديد الجدول الزمني للمشروع مهم جدًا لاستكمال أنشطة المشروع. حيث يرشد الجدول الزمني للوقت اللازم لبدء المهام وانتهائها، الأمر الذي يضمن تقدم المشروع في الوقت المخصص له.
كما يتيح الجدول الزمني الواضح للمشروع لمديري المشاريع تخصيص الموارد بشكل فعال، وتحديد المسارات المهمة، وإدارة المواعيد النهائية للمشروع، مما يسهل مراقبة التقدم وتحديد التأخيرات المحتملة، واتخاذ الإجراءات اللازمة لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.
ومن متطلبات الجدول الزمني:
- تحديد تسلسل الأنشطة.
- تقدير مدة كل مهمة.
- تحديد التبعيات والقيود التي قد تؤثر إيجابيًا على الجدول الزمني للمشروع.
يعتمد مديرو المشاريع عادةً على مخططات جانت لتصور الجدول الزمني للمشروع، خاصةً وأن حوالي 52% من لمشاريع تواجه صعوبة في الالتزام بالمواعيد النهائية المقررة لها.
تقييم الجودة المتوقعة
تعتبر الجودة من المتطلبات بالغة الأهمية في إدارة المشاريع سيما وأنها تركز على تحقيق النتائج المتوقعة والمرجوة ولربما تتجاوزها أحيانًا. متضمنةً بذلك كل العمليات والمعايير من أجل التأكد أن مخرجات هذه المشروع بالمستوى المطلوب من التميز.
مثلًا في مثالنا عن المشروع البرمجي المقدم من شركة برمجية، يجب أن تنال مخرجات المشروع إعجاب العميل من ناحية التصميم والسرعة في معالجة طلبات المستخدم. ما يساعد على بناء الثقة، ويعزز سمعة فريق المشروع، ويعزز العلاقات طويلة الأمد مع العميل أو صاحب المصلحة.
وللحفاظ على جودة المشروع يمكن اتباع ما يلي:
- تحديد معايير الجودة.
- تحديد أهداف الجودة.
- تنفيذ إجراءات مراقبة وضمان الجودة طوال دورة حياة المشروع. ويشمل ذلك تخطيط الجودة وعمليات التفتيش والاختبار والمراقبة المستمرة لعمليات المشروع والتسليمات.
ولذلك، يجب تطبيق تقنيات إدارة الجودة لتحديد ومعالجة العيوب أو الأخطاء، أو الانحرافات المحتملة عن معايير الجودة المحددة
تقييم التكلفة
تتلخص تكلفة المشروع بتقدير الموارد المالية اللازمة لتنفيذ المشروع ووضع الميزانية والتحكم فيها. يشمل ذلك جميع النفقات المرتبطة بأنشطة المشروع، بما في ذلك العمالة والمواد والمعدات والتكاليف العامة، وأي نفقات أخرى ذات صلة بالمشروع ككل.
أي أنه يتم تقدير الميزانية المطلوبة منذ البداية سواء كانت المشاريع ذات رأس مال كبير، أو مشاريع صغيرة برأس مال بسيط. ومن أجل استكمال المشاريع ضمن الميزانية المحددة، يتجه مدراء المشاريع عادةً إلى:
- تقدير دقيق للتكلفة خلال مرحلة تخطيط المشروع: حيث يتضمن ذلك تحديد الموارد اللازمة، وتحديد التكاليف، ووضع ميزانية شاملة تتماشى مع أهداف المشروع وقيوده. حيث يساعد التقدير الفعال والمدروس للتكلفة في تأمين التمويل المناسب وتخصيص الموارد.
- مراقبة التكاليف والتحكم فيها مع تقدم المشروع: وذلك لضمان بقائها ضمن الميزانية المعتمدة من بداية عملية التخطيط. ويشمل ذلك تتبع النفقات ومقارنتها بالميزانية المخططة، مع القدرة على التعديل أو تنفيذ الإجراءات التصحيحية عند أي طارئ أو مطلب مفاجئ.
وهنا نشير إلى أن 43% فقط من الشركات تكمل مشاريعها باستمرار ضمن الميزانية المحددة لها منذ البداية. الصورة التالية توضح تقسيم تكلفة منتج برمجي قيد التطوير كما في المثال المفروض سابقًا:
تقييم المخاطر
مخاطر المشروع هي الأحداث أو الظروف المحتملة التي يمكن أن تؤثر على نجاح إكمال المشروع أو تحقيق أهدافه. وتعتبر جزء لا يتجزأ من أي مشروع، كما تتطلب تحديدًا وتقييمًا وإدارة استباقية طوال دورة حياة المشروع.
لهذا السبب، يجب على مديري المشاريع وفرق العمل أن يكونوا يقظين في تحديد وتحليل المخاطر المحتملة التي يمكن أن تعيق تقدم المشروع، أو تعرض الجودة للخطر، أو تسبب تأخيرات في الجدول الزمني، أو تؤدي إلى تجاوز التكاليف.
وفيما يلي أهم المصادر التي تنشأ منها مخاطر المشاريع:
- الضعف وعدم اليقين التكنولوجي.
- تغيرات السوق.
- الموارد المحدودة.
- العوامل الخارجية أو الأخطاء البشرية.
أما بالنسبة لعملية إدارة مخاطر المشروع، فتتضمن نهجًا منظمًا يتكون من:
- تحديد المخاطر.
- تقييم المخاطر.
- تخطيط الاستجابة للمخاطر.
- مراقبة المخاطر والتحكم فيها.
وعبر عمليتي تحديد المخاطر وتقييمها، تكتسب فرق المشروع فهمًا أعمق لاحتمالات المخاطر وتأثيرها المحتمل. ما يتيح لهم تحديد أولويات المخاطر ووضع استراتيجيات مناسبة للتخفيف منها أو معالجتها بشكل فعال.
في ختام مقالنا ننوه:
عملية التواصل بين أعضاء الفريق هي مفتاح إدارة المشاريع الناجحة. كما أن تقسيم المهام وتنظيمها وتحديد الجداول الزمنية تسرع من عملية الإنجاز. هذا بالإضافة للدراسة الدقيقة للميزانية والمخاطر المحتملة.
فجميعها عوامل يجب أن تؤخذ على محمل الجد عند البدء في أي مشروع، ناهيك عن الاختبارات المتكررة لضمان جودة المنتج المقدم على اختلاف أنواعه. سواء كان سلعة تجارية تحتاج لتسويق، أو حتى منتج برمجي ينتظر انطلاقه في عالم البرمجيات.
