مهما كان حجم الشركات أو المشاريع على اختلاف أنواعها، فإن إنشاء خطة عمل Business Plan من شأنه أن يحدد المراحل التي ينبغي بلوغها للوصول لمشروع مربح. وذلك بما تتضمنه خطة العمل من تحديد للعقبات وخطوات لازمة لتحقيق الأهداف، من جوانب مالية وعمليات ومبيعات وتسويق أيضًا.
ولأننا اليوم في زمن التقدم التقني، يمكن الاستفادة ببساطة من الأدوات المتوفرة عبر الانترنت لتسهيل عملية كتابة الخطة. حيث تعرف هذه الأدوات بسهولة استخدامها وتوفيرها للوقت والجهد. المزيد من المعلومات والتفاصيل عن خطة العمل Business Plan وكيفية إنشائها، تجدونها في مقالنا لليوم.
مفهوم خطة العمل Business Plan
لضمان تنفيذ أفكار الأعمال المتنوعة في المشاريع، من المهم إنشاء خطة عمل Business Plan على شكل مخطط مكتوب، يُقدّم للآخرين كالمستثمرين على سبيل المثال، ممن يرغب “صاحب المشروع” أو “الشركة” في استقطابهم. بمعنى أشمل، يمكن اعتبار خطة العمل بمثابة العرض التقديمي للمستثمرين والتي يتم من خلالها مشاركة أهداف المشروع الناشئ وكيفية توقع تحقيق الربح منه.
- تُعتبر خطة العمل Business Plan بمثابة خارطة طريق للشركة، مهمتها وضع الأعمال على المسار الصحيح وضمان نمو العمليات وتطورها بما يحقق الأهداف الموضوعة في الخطة. علمًا أنه ومع تغير الظروف، يمكن لخطة العمل أن تكون وثيقة حية لكن بشرط أن تتضمن دومًا الأهداف الأساسية للشركة.
- يساعد إنشاء خطة عمل Business Plan على الاستعداد للتحديات التي تصاحب البدء بمشروع جديد. حيث تعتبر خطة العمل أولى الخطوات وأهمها في مواجهة الصعوبات في حال كانت خطة محكمة.
- تُعتبر خطة العمل أداةً قيمة يمكن الرجوع إليها وفهم ما يلزم تحقيقه والتذكير بالأهداف، ما يسهم في التركيز والاستمرار على المسار الصحيح.
إنشاء خطة عمل Business Plan: الغرض والأهمية
لعلك تتساءل ما الحاجة لكتابة خطة عمل؟ وما أهمية ذلك؟. بدايةً وقبل البدء بكتابة خطة العمل، عليك فهم الأسباب الرئيسية الضرورية لوضع خطة عمل مناسبة لمشروعك أو شركتك وهي:
- وضع الخطط المستقبلية: أو بمعنى آخر تحديد محور تركيز العمل، والذي يُعتبر الهدف الأساسي من خطة العمل. حيث أنه من الضروري عند إنشاء خطة عمل أن تتضمن الأهداف والمراحل الرئيسية، إضافةً إلى الخطوات التفصيلية، والتي توضح كيفية تحقيق كل مرحلة. وعليه يساعد وضع الخطة أو خريطة الأهداف على تحديد محور تركيز العمل والسعي دومًا نحو النمو.
- التمويل الآمن: لأن خطة العمل تُعرض على المستثمرين من القطاع الخاص أو حتى البنوك أو جهات الإقراض الثانية، فمن الضروري قبل البدء بالاستثمار أن يلاحظ هؤلاء وجود خطة عمل مدروسة تُظهر كيفية إدارة المشروع وتوقعات النفقات والإيرادات، فضلًا عن كيفية تحقيق العائد على الاستثمارات الخاصة بالمستثمرين.
- استقطاب الكفاءات التنفيذية: تساعد خطة العمل المدروسة على استقطاب كفاءات تنفيذية، فضلًا عن تحديد مدى ملائمتها للشركة سيما مع نمو الأعمال والحاجة لضم تلك الكفاءات التنفيذية لفريق الشركة.
تنويه:
عند إنشاء خطة عمل Business Plan، يمكن لصاحب المشروع أن يكتبها على شكل مستند أو أن يصممها كعرض شرائح تقديمي PowerPoint، وفي أغلب الأحيان يتم تقديم كلا الشكلين.
أنواع خطط الأعمال Business Plans
تُقسم أنوع خطط الأعمال لنوعين اثنين، أحدهما يتعلق بالشركات الناشئة الرشيقة والثاني عبارة عن خطط تقليدية. حيث تعتبر الخطط التقليدية طويلة ومفصّلة، يتم من خلالها شرح الأهداف قصيرة وطويلة الأجل. في حين تركز خطط أعمال الشركات الناشئة الرشيقة على ملخص يتضمن عددًا من المقاييس الرئيسية وبتفاصيل موجزة، من أجل مشاركة البيانات بسرعة مع المستثمرين. ويوضح الجدول أدناه أبرز الفروقات بين كلا النوعين:
| عامل المقارنة |
خطط عمل تقليدية |
خطط عمل ناشئة مرنة |
| التعريف | وثائق مطولة يصل طولها أحيانًا إلى 30 أو 40 صفحة. تفصّل هذه الخطة مسار العمل منذ الانطلاقة وحتى سنوات لاحقة. | تركز على تفاصيل موجزة وقد طُورت من قبل خبير نماذج الأعمال “آش موريا” وهو مطور النموذج الهزيل. (اقرأ أيضًا: إدارة المشاريع الرشيقة Agile) |
| المجالات | تغطي الخطط التقليدية المجالات التالية:
|
تتكون من 9 أقسام وكل قسم يتضمن مقاييس عالية القيمة لجذب المستثمرين، غالبًا ما تكون صفحة واحدة تشتمل على:
|
مكونات إنشاء خطة عمل Business Plan
تتضمن خطة العمل (التقليدية) مجموعة من الأقسام والمراحل سنشير إليها كما يلي:
الملخص التنفيذي
يُعتبر الملخص التنفيذي أهم قسم في خطة العمل، لدوره في جذب انتباه القراء وتشجيعهم على مواصلة القراءة. بمعنى أنه في حال لم يجذب الملخص التنفيذي الانتباه فإن القارئ لن يكمل القراءة ولن يهتم بالنشاط التجاري المقدم.
تجدر الإشارة إلى أن الملخص التنفيذي هو المكون الأول في إنشاء خطة عمل Business Plan، لكن يُفضل كتابته في نهاية الخطة. وعليه يُنصح عند كتابته تلخيص المشكلة المراد حلها أو بتعبير آخر حاجة السوق والحل المقدم للمستهلكين، فضلاً عن التفاصيل المالية الرئيسية والنظرة العامة على المؤسسين أو حتى المالكين.
كما أنه ومن خلال معرفة الحلول البديلة والمتاحة في الوقت الحالي لحاجة السوق أو المشكلة الراهنة، سيظهر للمستثمر مدى الاهتمام والمعرفة بالسوق. ولهذا السبب من الضروري أن يكون الملخص التنفيذي موجز وجذاب في آن واحد.
وصف الشركة والخدمات والمنتجات
يأتي وصف الشركة في المرتبة الثانية من أقسام إنشاء خطة عمل Business Plan، وتأتي أهميته مما يتضمنه من معلومات أساسية كتاريخ تأسيس الشركة ونوع كيانها التجاري، إن كانت ملكية فردية أو شركة ذات مسؤولية محدودة أو غير ذلك. لذا يُنصح بتقديم ملخص جيد لتاريخ الشركة يتيح للقراء فهم تأسيسها بشكلٍ دقيق.
أما من حيث الخدمات والمنتجات:
بعد الانتهاء من الملخص التنفيذي ووصف الشركة، ينبغي الانتقال لوصف منتجات أو خدمات المشروع. لذا من المهم التركيز على وجهة نظر العملاء واحتياجاتهم، وذلك عبر توضيح المشكلة المراد حلها من خلال تقديم الخدمة أو المنتج. وعليه، يمكن اعتبار قسم الخدمات والمنتجات في إنشاء خطة عمل Business Plan من الأقسام التي تثبت تلبية المشروع للحاجة السوقية الحقيقية، وفيما إذا كان المشروع سيبقى فعالًا في المستقبل المنظور.
تحليل السوق
يتم في هذا القسم تحديد الجمهور المستهدف بوضوحٍ تام وكيفية إيجاد العملاء والوصول إليهم، فضلًا عن الآلية التي سيُقدم بها المنتج أو الخدمة. لذا يجب تقديم تحليل معمّق للعميل المثالي وكيفية تقديم الشركة حلولًا له.
- من جهةٍ أخرى، وفي هذا القسم بالتحديد يجب تضمين المنافسين إلى جانب توضيح النقاط الفريدة التي تميز المشروع عن غيره من شركات عريقة في نفس القطاع أو السوق، من خلال الحديث عن نقاط قوتهم وضعفهم وكيف يمكن أن تكون الشركة هذه مميزة عن منافسيها.
- يُضاف لما سبق ضرورة وضع خطة تسويقية (اقرأ أيضًا: معايير اختيار شركة تسويق)، وهنا يجب أن تتناسب هذه الخطة التسويقية مع سياق العمل. ففي حال كانت الشركة صغيرة ومحلية يجب تحليل المنافسين القريبين. أما بالنسبة لأصحاب الامتيازات التجارية فيجب الانتقال للتحليل واسع النطاق خاصة مع دور بيانات المنافسين في معرفة الاتجاهات الحالية في القطاع المستهدف، فضلًا عن إمكانات النمو. من الممكن أن تشتمل البيانات المدرجة مستوى الدخل والفئة العمرية والجنس والحالة الاجتماعية والموقع، والمناطق الجغرافية للمستهلكين المستهدفين. وبناءً على ما سبق ننصحك باعتماد تحليل SWOT والمُستَخدم كأداة لجمع كل البيانات المجمعة في تحليل السوق.
مقالات ذات صلة:
فريق الإدارة والخطة المالية
يقع على عاتق فريق الإدارة توضيح كيفية تنظيم المشروع للأشخاص الراغبين في الاستثمار به، من خلال الفهم الكامل للاستثمار المحتمل. لذا يجب أن يتضمن قسم فريق الإدارة أسماء الأعضاء الرئيسيين بالإضافة إلى المؤسسين والمالكين والمستشارين، وأعضاء مجلس الإدارة وما إلى ذلك. كما ينبغي أيضًا تقديم ملخص لخبرات كل فرد من هؤلاء، فضلًا عن دوره في الشركة. وعليه يُعتبر هذا القسم بمثابة سلسلة من السير الذاتية المختصرة.
أما من حيث الخطة المالية:
انطلاقًا من تسميتها ينبغي أن تتضمن الخطة المالية لمحة تفصيلية عن الوضع المالي للشركة أو المشروع، مثل بيانات التدفق النقدي بالإضافة إلى توقعات الأرباح والخسائر للسنوات الـ 3 إلى الـ 5 المقبلة. يمكن إضافة توقعات المبيعات والميزانية العمومية بالإضافة إلى تضمين البيانات المالية التاريخية لسنوات سابقة. لكن وبشكلٍ رئيسي يجب أن تشتمل الخطة المالية على النقاط التالية:
- بيان الدخل: حيث يدرج بيان الدخل الإيرادات والأرباح والمصروفات، ما يعطي المستثمر المحتمل معلومات مفصلة تؤكد جدوى فكرة المشروع. وهنا نشير إلى أن بيانات الدخل تصدر شهريًا للشركات الناشئة وبشكل ربع سنوي للشركات القائمة.
- توقعات التدفق النقدي: من العناصر المهمة في الخطة المالية، ويتم فيه تقدير المبلغ المتوقع للدخل والخروج من المشروع. وينطوي على فائدتين اثنتين: الأولى توضيح مدى خطورة المشروع -هل هو مشروع عالي المخاطر أم منخفض المخاطر؟-، والثانية توضيح ما إذا كان صاحب المشروع سيستفيد أكثر من التمويل قصير الأجل أو طويل الأجل.
- تحليل نقطة التعادل: تُعرف نقطة التعادل بأنها النقطة التي تغطي فيها المبيعات جميع النفقات في الشركة. لذا من المهم أن تشتمل الخطة المالية على تحليل نقطة التعادل رغبةً للمستثمرين في معرفة متطلبات إيرادات الشركة لتقييم قدرتها على تحقيق الأهداف المالية المحددة في خطة العمل.
الخطة التشغيلية والملاحق
خلال إنشاء خطة عمل Business Plan، يناقش قسم الخطة التشغيلية موقع الشركة واحتياجاتها المادية من معدات ومرافق أساسية ضرورية لتصنيع المنتجات. وعليه قد تحتاج بعض الشركات لتفصيل احتياجاتها من المخزون والتي من بينها مثلًا المعلومات عن الموردين. أما في حالة شركات التصنيع فيجب توضيح تفاصيل المعالجة ضمن قسم الخطة التشغيلية. ومن جهةٍ أخرى، وفي حال كانت الشركة ناشئة، يجب تقسيم الخطة التشغيلية لمرحلتين هما خطة التطوير وخطة الإنتاج:
- خطة التطوير: تعمل خطة التطوير على تفصيل كل خطوة في عملية طرح الخدمة أو المنتج في السوق، لذا يجب تحديد كل من المخاطر والبروتوكولات التي سيتم اتباعها. مثلًا ينبغي إدراج تدابير السلامة لتقليل مخاطر المرض والإصابة للعمال والمستهلكين، فضلًا عن التخطيط لتقليل أية مسؤولية محتملة على العمل. (قد يهمك: أفضل شركات التأمين في دبي وميزات كل منها)
- خطة الإنتاج: والتي تتضمن معلومات التشغيل اليومية كساعات وموقع أو مواقع العمل وأصول الشركة والمواد الخام، بالإضافة إلى قطع المعدات وغيرها من متطلبات أخرى.
أما بالنسبة للملاحق:
تتضمن الملاحق كل المعلومات الإضافية غير اللازمة أو غير الضرورية لإنشاء خطة عمل Business Plan، لكن الحصول عليها هو أمر مفيد أيضًا. وعادةً ما تشتمل الملاحق على السير الذاتية لفريق الإدارة، فضلًا عن التوقعات المالية طويلة الأجل. علمًا أن قسم الملاحق قد يكون طويل أو قصير حسب الرغبة، كما تتم الإشارة لقسم الملاحق في القسم الرئيسي من خطة العمل.
تحديات إنشاء خطة عمل
أثناء إنشاء خطة عمل Business Plan، ستظهر بعض التحديات التي تختلف من شخص لآخر حسب مقدار المعلومات اللازمة عن العمل، والإرشادات الصارمة التي ينبغي الالتزام بها. ولأن كتابة خطة العمل تدفع باتجاه تطوير فكرة المشروع لنموذج عمل يمكن اتباعه، من الضروري التمعن في كل جوانب فكرة المشروع للتغلب على أية تحديات.
مثلًا، من الممكن مواجهة صعوبة في تحليل التدفق النقدي أو حتى التوقعات المالية، لذا نوضح أدناه أكثر المشاكل شيوعًا والتي قد تواجه صاحب المشروع أثناء وضع خطة العمل:
- مشكلة البدء ونقطة البداية.
- تحديد التدفق النقدي والتوقعات المالية.
- معرفة السوق المستهدَف.
- الإيجاز في كتابة الخطة.
- أن تكون الخطة مثيرة للاهتمام.
- تحديد الأهداف القابلة للتنفيذ.
- الواقعية فيما يخص نمو الأعمال.
- إثبات أن فكرة المشروع تستحق المخاطرة.
- إنشاء استراتيجية قابلة للتنفيذ.
قوالب إنشاء خطة العمل: المجانية أم المدفوعة؟
تتوفر قوالب إنشاء خطة عمل Business Plan من النوعين المدفوع والمجاني، والاختيار فيما بينهما يعتمد على ميزانية واحتياجات صاحب المشروع:
|
القوالب المجانية |
القوالب المدفوعة |
| تتميز القوالب المجانية بتوفير التكاليف على الأعمال، وتتجه غالبية الشركات الناشئة ذات الموارد المالية المحدودة لهذا النوع. | تتميز القوالب المدفوعة بدقة المعلومات، فضلًا عن التخصيص العالي. لذا يتلقى الجمهور آلاف الطلبات يوميًا. |
| من عيوبها: محدودية إمكانية التخصيص. | من عيوبها: التكلفة العالية. |
أفضل برامج خطط الأعمال
يمكن استخدام مجموعة من البرامج المتخصصة في إنشاء خطة عمل Business Plan، والتي تتميز بالبساطة وإلغاء الحاجة “للبدء من الصفر”، وذلك من خلال المعالجات خطوة بخطوة والقوالب وأدوات التوقعات المالية، فضلًا عن المخططات البيانية والتكاملات مع التطبيقات الخارجية، ودروس الفيديو وغيرها من أدوات تعاونية. وفيما يلي أبرز تلك البرامج:
- برنامج LivePlan: يُعتبر LivePlan تطبيق برمجي قائم على السحابة، يتضمن أدوات متعددة لإنشاء خطة العمل من خلال أكثر من 500 قالب وقوائم مالية آلية وتوقعات مالية شاملة، بالإضافة إلى أداة لإنشاء العروض التقديمية ومؤشرات أداء رئيسية. علمًا أن الباقات الشهرية تبدأ من 10 دولارات شهريًا.
- برنامج BizPlan: أيضًا برنامج BizPlan هو الآخر مُستضاف على السحابة، يمتلك أداة لإنشاء الخطة خطوة بخطوة. حيث تبدأ الباقات الشهرية من 29 دولار أمريكي في حين أن الباقات السنوية تبدأ من 20.75 دولار أمريكي.
- برنامج GoSmallBiz: يُعتبر GoSmallBiz من الخدمات السحابية، يتضمن قوالب مخصصة لمجال معين كما أنه يشتمل على معالج خطوة بخطوة يسهل إنشاء خطة عمل بشكلٍ مفصل، يُضاف إلى ذلك دروس الفيديو. علمًا أن الباقات الشهرية تبدأ من 409 دولار أمريكي.
- برنامج Enloop: يركز برنامج Enloop على التوقعات المالية من خلال توفير كل ما يحتاجه صاحب المشروع لإنشاء جدوى مالية للمشروع، مع إرشادات تساعد خلال عملية إعداد التوقعات المالية. علمًا أن الباقات السنوية تبدأ من مبلغ 11 دولار أمريكي.
في الختام:
يُعتبر إنشاء خطة عمل Business Plan بمثابة مخطط لفكرة المشروع أو الشركة. وحتى في حال عدم توفر كل التفاصيل للبدء، ينبغي امتلاك دليل يمكن تتبعه مع الثقة الكافية، من خلال التفكير بالمشكلة التي يطمح المشروع لحلها بالإضافة إلى الموردين والأمور التي يمكن إصلاحها، أو حتى تعديلها بمرور الوقت. وبالمجمل، يمكن القول أن البدء بخطة العمل هي الخطوة الأصعب عمومًا.
