أفضل برامج إدارة المستندات لعام 2025 وميزات كل منها

يشتمل مقالنا لليوم على توصيات بأفضل برامج إدارة المستندات 2025، نظرًا لدور هذه البرامج في كل من الأعمال التجارية والشركات من حيث توفير الوقت وتحسين التعاون بين أعضاء الفريق. فضلًا عن تنظيم الملفات وتسهيل الحصول عليها من قبل أي شخص، إضافةً لتعزيز الأمان وضمان الامتثال التنظيمي.

ولهذا السبب، سنساعدك اليوم لتتعرف إلى أبرز خدمات البرامج المقترحة لدينا وميزاتها، لتتمكن من اختيار ما يناسب شركتك، سيما إن كانت مؤسستك من النوع الصغير الحجم. تابع معنا القراءة حتى النهاية لمزيدٍ من التفاصيل.

برامج إدارة المستندات: الميزات والأهمية

ينظر الكثيرون إلى برامج إدارة المستندات على أنها مجرد خزانة ملفات، إلا أن الأمر يتجاوز ذلك، لأن تلك البرامج أشبه بمستودع تفاعلي لكل الملفات التي تحتاجها المؤسسة. ولهذا السبب، سنوضح أدناه أبرز ميزات وفوائد برامج إدارة المستندات كما يلي:

• توفير الوقت: تساعد برامج إدارة المستندات على أتمتة الكثير من جوانب المستندات، الأمر الذي يقلل من الوقت الذي تستهلكه الأنظمة اليدوية والتي تحتاج لساعاتٍ وساعات.
• سهولة القياس: برامج إدارة المستندات أكثر مرونة من أنظمة الملفات الورقية التقليدية، لأنها تستوعب نمو الأعمال بسهولة. كما أنها قابلة لتعديل نظام الفهرسة الخاص بالعمل بمجرد نقرات بسيطة. وعليه، توفر غالبية شركات برامج إدارة المستندات مستويات مختلفة من التسعير مخصصة للشركات المتنامية، لتتيح بذلك إمكانية زيادة سعة التخزين بالتزامن مع زيادة حجم المؤسسة.
• تعزيز أمن المستندات: تمتاز برامج إدارة المستندات اليوم بعناصر تحكم مدمجة في كل من الوصول والأمان، من أجل تحديد من يمكنه الولوج لمستندات محددة. خاصةً في حالة معلومات دفع العملاء، إضافةً للأسرار التجارية للشركة. كما تتيح هذه البرامج أيضًا القدرة على رؤية كل الأنشطة على أي مستند يتم اختياره. وفي حال حدوث كارثة، تبقى الملفات محفوظة لأنها مخزنة على السحابة.
• إمكانية استرجاع الملفات بسرعة وسهولة: تقدم برامج إدارة المستندات نظام فهرسة مناسب يمكّن من البحث عن الملف بسرعة وسهولة وعن بُعد أيضًا. حيث تطبق أفضل برامج إدارة المستندات مبدأ  يُعرف بـ “البيانات الوصفية المناسبة” إضافةً إلى “العلامات” تلقائيًا، لتسهيل العثور على المستندات دون أن تكون هناك حاجة لتصنيفها في الواجهة الأمامية.
• تحسين الامتثال التنظيمي: تساعد أنظمة إدارة الملفات على تجنب الغرامات، إضافةً إلى إلغاء التراخيص أو المسؤولية الجنائية عبر أتمتة المستندات الرئيسية ضمن المتطلبات. بمعنى أن قائمتنا التالية حول أفضل برامج إدارة المستندات تتبع إرشادات الامتثال التنظيمي تلقائيًا.
• تحسين التعاون: يمكن الوصول للمستندات من عدة مصادر عند استخدام نظام إدارة المستندات، إضافةً لإمكانية مشاركة ومراقبة سير العمل مع صلاحية “منع أو السماح” بالوصول لبعض المستندات الأخرى.

أفضل برامج إدارة المستندات لعام 2025

تتضمن قائمتنا مجموعة من البرامج التي صُنّفت كأفضل برامج إدارة المستندات لعام 2025، لما تتمتع به من ميزات متقدمة وسهولة في التعامل. وإليك أبرزها:

برنامج Revver لإدارة المستندات

يتصدر برنامج Reveer أفضل برامج إدارة المستندات لعام 2025 من حيث الأتمتة وسير العمل. حيث لا تحتاج ميزات الأتمتة فيه لتعليمات برمجية، فضلًا عن القوالب المخصصة فيه، إضافةً إلى ميزة التكامل مع حزمة Microsoft Office والتعرف الضوئي على الحروف حسب المنطقة. يُضاف إلى ذلك أُذونات المستخدم، لكن كل ذلك دون توفر نسخة تجريبية من البرنامج.

• يمتلك Reveer أدوات حوكمة خاصة به، ما يسمح بإنشاء تدفقات عمل مخصصة للأتمتة وبسهولة كبيرة. يمكن استخدام برنامج Reveer لإكمال وتخزين التقارير اليومية تلقائيًا، سيما تلك التي تتطلب توقيعات وإجراءات الموظفين.

• سيعمل البرنامج أيضًا على إخطار أعضاء الفريق، فضلًا عن حفظ الملف النهائي تلقائيًا في موقعه الصحيح عند الانتهاء. وعليه، يُعتبر برنامج Reveer مثاليًا لتدريب الموظفين الجدد، إضافةً إلى توزيع مستندات التوظيف الجديدة التي يُطلب من الموظفين إكمالها عبر الانترنت.

ونوضح في الجدول التالي أبرز ميزات وسلبيات برنامج Reveer:

برنامج M-Files

يُعتبر M-Files من بين أفضل برامج إدارة المستندات لعام 2025، وذلك من حيث سهولة الاستخدام. سيما مع واجهة الاستخدام البديهية والسهلة التعلم هذا بالإضافة للعديد من الأدوات التي تنظم الملفات وتعمل على رقمنة كميات كبيرة من الأوراق المادية.

• ويُعتبر البرنامج قابلًا للدمج مع Parashift -الشركة المتخصصة في استرجاع مستندات التعلم الآلي-.
• يُستخدم برنامج M-Files لإدارة المستندات في مجال الحوسبة بأنواعها (قد يهمك أيضًا: أفضل خدمات التخزين السحابي للشركات الصغيرة) إضافةً إلى الاستشارات التجارية والهندسة والطاقة والبناء، فضلًا عن الخدمات المالية والمهنية والتصنيع والعقارات.

الجدول أدناه يتضمن أبرز ميزات وعيوب برنامج M-Files كما يلي:

برنامج Dropbox Business

لعل برنامج Dropbox Business هو الأشهر من بين أفضل برامج إدارة المستندات لعام 2025، مع شهرته الواسعة وإتاحته العمل عن بُعد لأعضاء الفريق بسلاسة وسهولة.

• حيث يوفر Dropbox مجلدات غير متصلة بالانترنت على الهاتف المحمول، كما يقدم ميزة مسح الحساب عن بعد، ما يسمح للشخص بمسح بياناته الحساسة في حال تعرض هاتفه أو جهاز الكمبيوتر الخاص به للسرقة.
• كل ذلك إلى جانب ميزة التنقل التي تساعد أعضاء الفريق على البقاء في المهمة أينما كانوا. ومن جهةٍ أخرى، يُعتبر Dropbox من البرامج التي تحدد أسعارها، حيث تبدأ أسعار خططه من 15 دولار أمريكي شهريًا لكل مستخدم.

وأدناه سنبين لكم عبر الجدول التالي أهم ميزات وعيوب Dropbox:

برنامج FileHold Express

لمن يبحث عن أفضل برامج إدارة المستندات لعام 2025 من حيث التوسع، فإن برنامج FileHold هو الحل. حيث يساعد هذا البرنامج في تخزين ملايين المستندات مع الانتباه لمراعاة تكوين الأجهزة المناسبة، تلبيةً لمتطلبات العمل.

• حيث تتراوح قدرات التخزين المقدمة من FileHold من 32 جيجابايت إلى 4 تيرابايت، ما يمكّن الشركات من النمو جنبًا إلى جنب مع البرنامج.
• يُعتبر البرنامج مناسبًا ومثاليًا لأعداد مستخدمين تتراوح من خمسة إلى عشرين مستخدم، كل ذلك مع إمكانية الترقية إلى ترخيص FileHold Enterprise لمن يرغب بالتوسع.

• وعند الحديث على مستوى المؤسسات، فإن Filehold يدعم آلاف المستخدمين، ما يسمح لفريق الشركة بالتوسع بشكلٍ كبير مع استخدام نفس المنصة.

نوضح في الجدول أدناه أهم ميزات وعيوب FileHold كما يلي:

برنامج DocuWare

بالحديث عن أفضل برامج إدارة المستندات لعام 2025 من ناحية التكاملات، نرشّح لكم برنامج DocuWare، حيث يوفر اتصالات بما يزيد عن 500 تطبيق يتبع لجهات خارجية.

• كما يقدّم DocuWare طريقة مباشرة وآمنة لربط خزانة الملفات بالتطبيقات المستخدمة وبشكلٍ متكرر، من أمثلتها برامج المحاسبة وبرامج الرواتب قد (قد يهمك أيضًا: أفضل برامج الرواتب لعام 2025)، فضلًا عن برامج الموارد البشرية (اقرأ أيضًا: أفضل برامج إدارة الموارد البشرية 2025).
• يُضاف إلى ذلك عدم الحاجة لمهارات برمجية من قبل المستخدم لإنشاء التكاملات، لأن الأمور تتم كلها بمجرد نقرة واحدة.

يبين الجدول أدناه أهم ميزات وعيوب برنامج DocuWare:

برنامج Under.io

يُصنّف Under.io هو الآخر من بين أفضل برامج إدارة المستندات والملفات لعام 2025. فهو عبارة عن منصة برمجية بدون أكواد تساعد شركات الخدمات المالية على تحسين عمليات دمج العملاء، مع توفير أدوات لإنشاء نماذج Forms عبر الانترنت (قد يهمك: مميزات Google Forms للشركات الصغيرة)، فضلًا عن جمع التوقيعات الالكترونية مع التحقق من صحتها وصحة معلومات العملاء. ما يُعتبر أمرًا مفيدًا سيما في حالة التعامل مع عقود العملاء أو غيرها من مستندات مهمة.

• ومن جهةٍ أخرى، يقدم نظام إدارة المستندات في Under.io طريقة “السحب والإفلات” لإنشاء النماذج عبر الانترنت، ما يضمن السرعة في عمل الفريق وبما يتناسب مع احتياجات العمل دون الحاجة للبدء من الصفر في كل مرة.
• يُضاف إلى ذلك قوالب مصممة بشكلٍ مسبق مع المنطق الشرطي المدمج في النماذج.
• كما يمكن أيضًا تخصيص تجربة المستخدم بناءً على الاستجابات، وعليه يتم ضمان أن البيانات التي تم جمعها ذات صلة.
• يتكامل البرنامج مع كل من خرائط جوجل Google Maps وSalesforce إضافةً إلى Plaid وKYC وHubSpot.

نوضح في الجدول أدناه أبرز عيوب وإيجابيات برنامج Under.io :

برنامج Axero

برنامج Axero أيضًا أحد أفضل برامج إدارة المستندات لعام 2025، وهو عبارة عن منصة انترنت تم تصميمها لمركزية الاتصالات والتعاون، إضافةً لإدارة المحتوى في الشركات. حيث يجمع البرنامج بين مستندات الفريق ومشاريعه ومحادثاته، وذلك في مركز واحد يسهل الوصول إليه بسرعة.

• يوفر Axero مستودعًا مركزيًا للفريق لتخزين وتنظيم المستندات والوصول إليها بسرعة وسهولة، ما يمكّن الجميع من الوصول لأحدث إصدارات الملفات فضلًا عن وظيفة البحث القوية التي تفيد في تحديد موقع المستند عن طريق الكلمات الرئيسية أو الفئات، أو حتى العلامات، ما يوفر بدوره الوقت والجهد.
• يتيح البرنامج أيضًا ميزة “صلاحية الوصول” لتحديد من لديه الحق في الوصول لمجلدات أو مستندات محددة، الأمر الذي يضمن بقاء المعلومات سرية وبأمان، مع الامتثال لسياسة المنظمة.
• بالإضافة لذلك، يدعم Axero ميزة تتبع سجل الإصدارات، الأمر الذي يسمح للفريق عرض إصدارات مستندات سابقة، فضلًا عن الرجوع إليها في حال لزم الأمر.
• أما من ناحية التكاملات، يتكامل Axero مع كل من التطبيقات والبرامج التالية: Slack وMicrosoft Office 365، إضافةً إلى Google Workspace وTwilio وMicrosoft Teams وZoom فضلًا عن Salesforce SSo وSharePoint.

معايير اختيار برامج إدارة المستندات

بعد الاطلاع على قائمتنا بأفضل برامج إدارة المستندات لعام 2025، يمكننا أن نقدم الآن بعض المعايير والنصائح التي تساعدك في اختيار ما يناسبك من برامج إدارة المستندات وهي:

• إجراء أبحاث السوق: وذلك لفهم أكثر الميزات شيوعًا وأهميةً لبرامج إدارة المستندات، مثل التخزين المركزي وإدارة المهام فضلًا عن التعاون المدمج وأمان البيانات.
• تقييم الاحتياجات: بمعنى فهم الاحتياجات المميزة لإدارة المستندات لمعرفة أي البرامج هو الأفضل والأنسب.
• التحقق من الخيارات وقراءة آراء العملاء: من خلال معرفة أنظمة التشغيل التي تدعم البرنامج المختار، وما يتضمنه من ميزات إضافية وأنواع الملفات التي يدعمها، فضلًا عن ضرورة قراءة المراجعات الخاصة بالعملاء للحصول على فهم أكثر شمولًا لمزايا وعيوب كل الخدمات المقدمة في البرنامج.
• قراءة المستندات القانونية بعناية: سيما الميزات التي سيتم دفع الأموال مقابلها.
• إعادة تقييم الأداء: من خلال اختبار الأداء بانتظام بما يحسّن سير العمل، عن طريق إدخال وتخزين المستندات واختبار الأمان، وبمجرّد مواجهة أية مشاكل يمكن العودة لمزود البرنامج. وإن لم يتمكن من إيجاد الحلول يمكن ببساطة إنهاء العقد.

في الختام:

نأمل أن تكون قائمتنا عن أفضل برامج إدارة المستندات لعام 2025 مفيدة وقيمة ومساعدة، لأن اختيار البرنامج الأفضل لإدارة الملفات وتخزينها بأمان من الأمور الضرورية جدًا للشركات، وذلك دون القلق بشأن ضياع الملفات أو تلفها، أو صعوبة مشاركتها والبحث عنها.