يدرك أصحاب الأعمال التجارية أن امتلاك المهارات اللازمة لنجاح المفاوضات هو الحد الفاصل والطريق الأكثر وضوحًا لنجاح أعمالهم. لكنّ زيادة المنافسة، واتساع رقعة الأعمال، وضغط العمل قد تُفقد الفريق تركيزه.
بناءً على ما سبق، تساعد المهارات الشخصية القوية بما في ذلك “المفاوضات” في تميزك عن غيرك من الباحثين عن عمل. على سبيل المثال: يتطلب مندوب المبيعات ومدير الحسابات، ووكيل العقارات والمحامي مهارات تفاوض ممتازة.
نحاول في هذا المقال إعادة توجيه البوصلة نحو أفضل المهارات اللازمة لنجاح المفاوضات التجارية. تابع معنا هذا الدليل الشامل للتعرف على واحدة من أفضل مهارات العمل وكيفية استخدامها.
مهارة التفاوض: إحدى أهم مهارات العمل
قبل الحديث عن المهارات اللازمة لنجاح المفاوضات التجارية، لا بد من ترسيخ المفاهيم التالية:
- تتضمن المفاوضات دخول طرفين أو أكثر في حوار للوصول إلى حلٍ مقبول. إنه عملية أخذ ورد تتطلب عادةً التنازل من كل طرف.
- غالبًا ما تسفر المفاوضات عن توقيع عقد أو اتفاق شفوي أو أشكال أخرى من التفاهمات.
على نحوٍ مشابه، تشير مهارات التفاوض إلى مجموعة من الأدوات والأساليب التي يستخدمها الفرد في إقناع غيره بفكرة معينة أو مشروع جديد. بما في ذلك:
- التواصل العميق.
- الاستماع النشط.
- الإقناع.
- الذكاء العاطفي.
- التخطيط.
- اتخاذ القرارات.
- حل المشكلات.
يمكن أن تحدث المفاوضات على مستوى الإدارات مع بعضها البعض، وبين المدراء والزملاء في مكان العمل، أو بين ممثلي الشركة والعملاء. على سبيل المثال:
- قد يتفاوض مدراء المشاريع على مواصفات المشروع والمنتجات النهائية مع أصحاب المصلحة في الشركات الموجودة في المناطق.
- قد يطلب الموظفون ترتيبات عمل مرنة لموازنة متطلبات العمل والحياة في مدينة معروفة بأسلوب حياتها السريع.
- حتى قبل أن تبدأ العمل في شركة، قد تتفاوض على نطاق عملك أو راتبك مع مدير التوظيف.
يمكن أن تساعدك مهارات التفاوض العملية في تحقيق نتائج تعود عليك بالنفع، وتتوافق مع توقعات الشركة التي تعمل بها.
اقرأ المزيد عن: منصة Toptal لتسهيل التواصل بين العملاء والمستقلين
أفضل المهارات اللازمة لنجاح المفاوضات التجارية
يدرك المفاوضون التجاريون أن أكثر المفاوضين فعاليةً هم الماهرون في خلق القيمة والمطالبة بها (يأخذون ويعطون في الوقت نفسه). إلا أن الوصول إلى منزلة جيدة في إتقان التفاوض يحتاج إلى التعرف على المهارات التفاوضية المرتبطة بنجاح المفاوضات:
1. تحديد البدائل وتقييمها
إنّ أفضل مصدر للقوة لدی المفاوض الذكي هو قدرته على تحديد أفضل البدائل بسرعة واستعداده للانسحاب والموافقة على الصفقات الأخرى. لذلك وقبل الوصول إلى طاولة المفاوضات، يقضي المفاوضون الأذكياء وقتًا طويلًا في تحديد أفضل بديل لاتفاقية معينة، وكيف يستخدمون هذا البديل لمصلحتهم. إليك مجموعة من الخطوات العملية اللازمة لاكتساب هذه المهارة:
- قبل الذهاب إلى جلسة المفاوضات، ضع قائمة تتضمن أبرز البدائل الممكنة للعرض الذي ستقدمه. يمكنك استخدام العصف الذهني أو الخرائط الذهنية للوصول إلى أفضل قائمة ممكنة.
- قم بتحديد أبرز الاعتراضات التي قد تواجهها عند عرض أفكارك، واحرص على أن تجد مبررًا لكل شيء.
- حاول أن تأخذ بعين الاعتبار جميع الأطراف المرتبطة بالمفاوضات وضع خطة للتعامل مع احتياجات كل جهة.
2. التفاوض على تفاصيل الاجتماع مسبقًا
إن مناقشة تفاصيل عملية التفاوض من شأنها أن تمهد الطريق لمحادثات أكثر تركيزًا. لذلك لا تدع هذا الجانب يفوتك. بل كن يقظًا عند:
- تحديد موعد الاجتماع.
- من يجب أن يكون حاضرًا.
- تنسيق جدول الأعمال.
- تحديد مكان عقد الاجتماع.
تساهم العوامل السابقة جميعها في زيادة إحساسك بالراحة وامتلاك زمام الأمور مما يساعدك في الوصول إلى أهدافك بسرعة أكبر.
3. التعرف على الطرف المقابل
حاول بناء علاقة طيبة مع الطرف المقابل، وهذا لا يعني المبالغة في الدخول ضمن محادثات ليست ذات صلة. إنما إظهار الود والاحترام والتعاطف قدر الإمكان. يمكنك القيام بذلك عن طريق اتباع الخطوات التالية:
- الدخول في محادثات قصيرة في بداية المفاوضات (كإبداء الإعجاب بإحدى التطورات الجديدة التي أجراها الطرف المقابل، أو التهنئة على خطوة هامة قام بها).
- تظهر الأبحاث أن فرص التعاون الفعال بينك وبين الطرف الآخر أكثر احتمالاً في هذه الحالة، وقد تتوصلان إلى اتفاق إذا قضيتما بضع دقائق فقط في محاولة التعرف على بعضكما البعض.
- إذا كنت تتفاوض عن بعد عبر البريد الإلكتروني، فقد تحدث مكالمة هاتفية تمهيدية قصيرة فرقًا. وهذه واحدة من أكثر مهارات التفاوض القيمة التي يجب عليك إتقانها.
- يمكنك إعلام الطرف المقابل برغبتك في دعوته إلى الغداء بعد انتهاء الاجتماع.
تساعد الإجراءات السابقة في إظهار حسن نواياك ورغبتك في بناء علاقة مودة واحترام مع الطرف المقابل.
4. قراءة ما بين السطور
بمجرد أن تبدأ في مناقشة الموضوع، وبينما يتحدث الطرف الآخر. قاوم الرغبة الشائعة في التفكير فيما ستقوله. واستبدل ذلك بالسعي الحقيقي لفهم الطرف الآخر، وطلب التوضيح منه بخصوص القضايا المبهمة. من استراتيجيات الاستماع النشط التي تساعدك في قراءة ما بين السطور نذكر:
- استمع بعناية إلى حجج الطرف الآخر، ثم أعد صياغة ما تعتقد أنه قاله للتحقق من فهمك.
- استفسر عن النقاط الغامضة، واطلب التوضيح في حال وجدت بعض البنود الغامضة
- اعترف بأي مشاعر صعبة تشعر بها تجاه أي قرار تعتقد أنه غير مناسب، مثل الإحباط أو الدهشة وراء الرسالة التي قدمها الطرف المقابل.
- حاول استنتاج النقاط الهامة التي تعتقد بأن المتحدث يوليها أهمية كبيرة، ثم قم بصياغة عروضك مع توظيف هذه النقاط كجزء أساسي من العرض.
باتباع هذه الخطوات تكون قد وصلت إلى منتصف طريق امتلاك المهارات اللازمة لنجاح المفاوضات التجارية. أما النصف الآخر فيمكنك معرفته بمتابعة ما تبقى من هذا المقال.
5. اطرح الأسئلة
يمكنك زيادة فرص ربحك للمفاوضات من خلال طرح الكثير من الأسئلة الجوهرية والهامة، التي قد تساعدك في الحصول على المزيد من المعلومات، وتزيد فهمك للطرف المقابل لك وأبرز مخاوفه. إلا أنه يتوجب عليك أن تراعي ما يلي:
- تجنب طرح أسئلة “نعم أو لا” والأسئلة الموجهة، مثل “ألا تعتقد أن هذه فكرة رائعة؟”
- بدلاً من ذلك، قم بصياغة أسئلة محايدة تشجع على الاستجابات التفصيلية، مثل “هل يمكنك أن تخبرني عن التحديات التي تواجهها هذا الربع؟”
اقرأ المزيد عن: مراجعة منصة Creatio لإدارة علاقات العملاء
6. ابحث عن مقايضات ذكية
غالبًا ما تقف الأطراف المتفاوضة عند مسألة تقديم التنازلات المتعلقة بقضية محددة مثل السعر أو نسبة الربح. في المفاوضات التكاملية، يمكنك الاستفادة من وجود قضايا متعددة للحصول على توازن بين ما يريده كلا الجانبين.
- ضع قائمة بأبرز القضايا التي يهتم بها الطرف الآخر، والتي قد لا تعتبرها على درجة عالية من الأهمية.
- اقترح تقديم تنازل بشأن هذه القضية في مقابل تنازل منه بشأن قضية تقدرها كثيرًا.
- لذلك قم بإعداد قائمة بالقضايا التي تهمك بشكل كبير.
7. كن على دراية بالتحيزات التي قد تقع تحت تأثيرها
تُظهر الأبحاث الواسعة أن الرقم الأول المذكور في المفاوضات، مهما كان تعسفيًا، يمارس تأثيرًا قويًا على المفاوضات التالية. لذلك يمكنك تجنب أن تكون ضحية هذا التحيز من خلال:
- تقديم العرض الأول ومحاولة إرساء المحادثات في الاتجاه الذي تفضله.
- في حال بادر الطرف الآخر بالعرض الأول، فلا تكن متحيزًا له وحاول إعادة النظر بالعرض، ثم ضع رقمًا يناسب تطلعاتك.
8. قدم عروضًا متعددة في وقت واحد (MESOs)
بدلاً من تقديم عرض واحد في كل مرة، فكر في تقديم مجموعة متنوعة من العروض في وقتٍ واحد. وذلك باتباع الخطوات التالية:
- ضع قائمة بالعروض المتنوعة التي تنوي تقديمها قبل الاجتماع.
- احرص على المرور عليها جميعها ومناقشتها مع الطرف الآخر.
- إذا رفضها الطرف الآخر جميعها، فاطلب منه أن يخبرك بأيها أعجبه أكثر ولماذا.
- اعمل بمفردك لتحسين العرض، أو حاول تبادل الأفكار مع الطرف الآخر حول خيار يرضي الجميع.
تقلل هذه الاستراتيجية من احتمالات الوصول إلى طريق مسدود، وتعزز الحلول الأكثر إبداعًا.
9. قدّم عقدًا مشروطًا
غالبًا ما يتعثر المفاوضون لأنهم يختلفون حول كيفية تطور سيناريو معين بمرور الوقت. في مثل هذه الحالات، حاول اقتراح عقد مشروط، تحدد خلاله كيفية تطور الأحداث المستقبلية. كما تؤكد من خلاله التزامك ببنود العقد.
- على سبيل المثال: إذا كنتَ تشك في ادعاءات المقاول بأنه يستطيع إنهاء مشروع منزلك في غضون ثلاثة أشهر، فاقترح عقدًا مشروطًا يعاقبه على التأخير في الإنجاز ويكافئه على الإتمام في الوقت المناسب.
- إذا كان الطرف الآخر جادًا في ادعاءاته، فلا ينبغي أن يكون لديه أي مشكلة في قبول مثل هذه الشروط.
10. خطط لمرحلة التنفيذ
هناك طريقة أخرى لتحسين متانة عقدك على المدى الطويل، وهي وضع معالم ومواعيد نهائية خلال فترة المفاوضات لضمان الوفاء بالالتزامات. كما يمكنك أيضًا:
- الاجتماع على فترات منتظمة طوال مدة العقد للتحقق وإعادة التفاوض إذا لزم الأمر.
- إضافة بند حل النزاعات الذي يدعو إلى استخدام الوساطة أو التحكيم إذا نشأ نزاع بين الأطراف.
سيناريوهات عملية: كيفية استخدام مهارات التفاوض
يعلم أصحاب الأعمال الدور البارز لاستخدام المهارات اللازمة لنجاح المفاوضات التجارية في بعض المواقف. إليكم قائمة بأبرز المواقف التي يمكن أن نستخدم فيها هذه المهارات في مكان العمل أولًا ثم في العلاقات العائلية.
في مكان العمل
ابتع التعليمات التالية:
-
- التفاوض على شروط العقد مع أحد العملاء.
- التفاوض على الجدول الزمني المخصص لتسليم المشروع مع قائد فريقك أو مديرك.
- التفاوض على زيادة الراتب بعد الترقية.
- التفاوض مع فريقك على إتمام العمل في الوقت المناسب.
- التفاوض مع مديرك للحصول على بضعة أيام إجازة للتعامل مع الأمور العائلية.
في العلاقات العائلية
يمكنك اتباع ما يلي:
-
- إقناع أفراد العائلة باختصار النفقات لتلبية الاحتياجات المستقبلية.
- التفاوض مع أحد أفراد العائلة لإتمام بعض الواجبات المنزلية.
- التشاور وإجراء المفاوضات لوضع خطة مستقبلية للعائلة.
اقرأ المزيد عن: نصائح البحث عن عمل عبر الانترنت
أهمية مهارات التفاوض ودورها
يمكن أن تساعد مهارات التفاوض الشركات على تحقيق أهدافها التجارية، وزيادة أرباحها. دعونا نلقي نظرة على بعض الأسباب التي تجعل مهارات التفاوض مهمة في مكان العمل:
1- بناء العلاقات
من المتوقع جداً أن يكون لدى الأشخاص وجهات نظر مختلفة. لذلك تساعدك مهارات التفاوض في التوصّل إلى حل مقبول للطرفين.
- كما تساهم المهارات اللازمة لنجاح المفاوضات التجارية في خلق القيمة، وحسن النية، وبناء علاقات طويلة الأمد.
- تزيل التوتر والنقاشات الحادة بين الأطراف، لتحل محلها المودة، والمشاركة الفعالة في إبداء الآراء.
2- حل النزاعات
أثناء المفاوضات تقدّم الأطراف تنازلات للوصول إلى حل يحترم آرائهم ومصالحهم. وهذا يسمح لهم بتقليل التأثير السلبي للخلاف لتحقيق حل للنزاعات محتملة الحدوث، لذلك يعتبر هذا الأمر:
- ضرورة ملحة في بيئات الأعمال عالية المخاطر.
- أساس التواصل الفعال بين الشركات.
- ضرورة ملحة ومهارة أساسية من مهارات العمل.
3- تحقيق الأهداف
تسمح مهارات التفاوض الجيدة للشركات بأن تتغلب على المشكلات التي قد تمنعها من تحقيق أهدافها. كما أنها تساهم في وضعها ضمن بيئة مستقرة من النجاح التجاري، وتزيد من فرص المعاملات المستقبلية. تمتد أهمية التفاوض إلى ما هو أبعد من حدود مكان العمل. فهي:
- توفر مزايا عملية يمكن أن تؤثر بشكلٍ إيجابي على حياتك الشخصية.
- يمكنها مساعدتك في حل مشاكل العلاقات وإدارة الصراعات والحصول على زيادة في الراتب أو وظيفة أفضل.
التفاوض مقابل التأثير: ما الفرق؟
يستخدم الناس أحيانًا تعريف المهارات اللازمة لنجاح المفاوضات التجارية لشرح مهارات التأثير. لكن المصطلحين لا يعنيان نفس الشيء.
- تسعى المفاوضات إلى التوصل إلى حل وسط في الاتجاهين.
- أما التأثير فهو يعني إقناع شخص ما بفعل شيء ما.
على الرغم من إمكانية استخدام استراتيجيات التأثير في المفاوضات، إلا أن التفاوض لا يقتصر على التحكم في الطرف الآخر. دعونا نلقي نظرة على مثال لفهم الاختلافات بين مهارات التفاوض والتأثير.
“لنفترض أنك حصلت على تقييم جيد للأداء، نظرًا لأنك كنت تؤدي وظيفتك بشكلٍ جيد، يعرض عليك مديرك زيادة في الراتب، ثم تقدم عرضًا مضادًا وتصل إلى حل وسط”. هنا نقول أنك استخدمت مهارات التفاوض الخاصة بك للحصول على عرض أفضل.
“لنفترض أنك تلقيت مراجعة أداء سيئة بدلاً من ذلك، وأن مديرك لا يعتقد أنك تستحق راتبًا أعلى، لكنك تطلبه على أي حال”. لذا، فأنت بحاجة إلى التأثير عليه أو إقناعه بمنحك زيادة.
صفات المفاوض الفعال
فيما يلي العديد من المهارات الأساسية التي يمكن أن تجعلك مفاوضًا رائعًا:
1- التواصل
يعد التواصل الواضح والموجز أمرًا حيويًا في المفاوضات. فهو يمكّنك من القضاء على سوء الفهم والشكوك التي يمكن أن تمنعك من التوصل إلى حل مقبول للطرفين. لذا:
- تأكد من استخدام أسلوب التفاوض المناسب للموقف المحدد. وضع في الحسبان أن طرق التفاوض الرئيسية الخمس هي: التعاون والتسوية والتنافس والتكيف والتجنب.
- عليك أن تعلم أن التواصل الفعال في البيئات المتعددة الثقافات يتطلب فهم واحترام وجهات النظر الثقافية المختلفة. سواء كنت تتفاوض في شركة صغيرة ومتوسطة الحجم محلية أو شركة متعددة الجنسيات، فإن التواصل الواضح يساعد في سد الفجوات الثقافية.
2– الذكاء العاطفي والتخطيط السليم
الذكاء العاطفي هو التعرف على مشاعر شخص آخر والتحكم في مشاعرك. يساعدك فهم الديناميكيات العاطفية أثناء التفاوض على الحفاظ على رباطة جأشك، وبناء التفاهم، والتركيز على القضايا الأساسية. يعد الذكاء العاطفي أداة بالغة الأهمية لبناء الثقة وإدارة المحادثات الصعبة.
إضافةً لذلك، إذا كنت ترغب في تحسين مهارات التفاوض عليك إتقان مهارة التخطيط، وتحسين قدراتك على خلق القيمة، قد يساعدك اتباع نهج تعاوني بدلًا من العقلية الثابتة في تحسين موقفك التفاوضي.
- في المفاوضات، تعني الفطيرة الثابتة فوز أحد الطرفين وخسارة الطرف الآخر.
- تعلّم كيفية تحديد المصالح الأساسية لكلا الطرفين المعنيين وصياغة التنازلات للتحرك نحو نتيجة مقبولة لكافة الأطراف.
3- إدارة العواطف وبناء الثقة
يمكن للمفاوض الفعال تنظيم عواطفه والبقاء هادئًا تحت الضغط. مارس الوعي الذاتي للتعرف على مشاعرك ومحاولة السيطرة عليها. يعد تطوير التعاطف لمساعدتك على فهم عواطف الطرف الآخر والاستجابة بشكلٍ بناء أمرًا ضروريًا أيضًا.
إن التحضير الشامل يجعلك تشعر بالاستعداد والثقة. يمكنك الاستعداد للمفاوضات من خلال البحث وتحديد أهداف واضحة وتوقع التحديات المحتملة. كما أن الاحتفال بالانتصارات الصغيرة والكبيرة في المفاوضات يمكن أن يساعد أيضًا في تعزيز ثقتك بنفسك.
4– صقل مهاراتك
هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها لصقل مهاراتك في التفاوض. فكر في ممارسة التفاوض في المواقف اليومية ذات المخاطر المنخفضة مع عائلتك وأصدقائك أو المشاركة في المناقشات والمناظرات لتحسين مهارات الاتصال والإقناع.
- يمكنك أيضًا التعرف على التفاوض من المقالات والكتب والدورات التدريبية عبر الإنترنت والموارد التعليمية الأخرى. على سبيل المثال:
- كتاب “ Getting to Yes” ليوري ويليام.
- كتاب “ Never Split the Difference “
أما لتعزيز مهارات العمل لديك ننصحك بقراءة المقالات التالية:
- مهارة اتخاذ القرار descicion making.
- مهارة العمل ضمن فريق كإحدة أهم المهارات الجماعية.
- مهارة حل المشاكل problem solving.
خلاصة القول
عند الحديث عن التطور المهني وتحقيق أفضل النتائج في العمل والحياة الشخصية. لا يمكن إهمال أفضل المهارات اللازمة لنجاح المفاوضات التجارية. بل يجب إفساح المجال لتعلم هذه المهارات، وإعطائها الكثير من الوقت والاهتمام. كما يجب أن تأخذ بعين الاعتبار الاستراتيجيات المختلفة المتبعة في هذا السياق، وتعمل على تجربتها في مواقف منخفضة المخاطر، ثم في سيناريوهات عالية المخاطر.
