شرح مفهوم نقاط البيع POS لتسجيل المبيعات

اعتمدت نقاط البيع التقليدية (POS) على استخدام سجل نقدي يومي لتسجيل المبيعات، وتنظيم حركة الأموال ضمن أقسام متعددة. إلّا أنّ انتشار التكنولوجيا الحديثة، والأجهزة المتعددة ساهم في تحديث مفهوم نقاط البيع POS، وإضافة العديد مع الأدوات والتقنيات الحديثة التي تساهم في تعزيز دور نقاط البيع في تحسين المعاملات المالية. لذا، دعونا نغطي في هذا الجزء بعض المفاهيم الأساسية اللازمة لفهم نظام نقاط البيع، بما في ذلك: ما هي أنظمة نقاط البيع POS؟ كيف يعمل نظام نقاط البيع؟ كيف تساهم التكنولوجيا الحديثة في تحسين عمل نقاط البيع؟ سيجيب هذا المقال على كافة الأسئلة السابقة والمزيد أيضًا.

 توضيح مفهوم نقاط البيع POS

تعمل أنظمة نقاط البيع على تبسيط المعاملات المالية، وإدارة المخزون، وتتبع المشتريات بمرور الوقت. تتضمن هذه الأنظمة مجموعة من المكونات المادية بما في ذلك: الأجهزة الطرفية، وقارئات البطاقات، والطابعات، وماسحات الباركود. تشمل معالجة المعاملات في نظام نقاط البيع عدة خطوات:

• بدء المعاملة.
• التعرف على العناصر.
•  التسعير.
• معالجة الدفع.
• إنشاء الإيصالات.
• إدارة المخزون.
• إعداد التقارير.

مقارنةً بسجلات النقد التقليدية، تتميز أنظمة نقاط البيع بتحقيق الكفاءة وتحسين رضا العملاء وتعزيز التكامل مع خيارات الدفع الالكتروني إضافة إلى زيادة الأمان.

مقالات ذات صلة: بوابات الدفع مقابل معالجات الدفع

مكونات أنظمة نقاط البيع POS

يعتمد مفهوم نقاط البيع POS في جوهره على مجموعة من المكونات الأساسية. تشمل الأنظمة الحديثة منها عادةً ما يلي:

واجهة المستخدمين

• • واجهة بسيطة تساعد أمناء الصناديق في التخطيط الواضح لاختيار العناصر ومعالجة الدفع والوظائف الأخرى
  • تتميز هذه الواجهة بسهولة التنقل والتشغيل من قبل أمناء الصناديق.

عناصر إدارة المخزون

• •  أدوات مستخدمة لتتبع مستويات المخزون وإرسال تنبيهات عند انخفاضه
  • تساعد هذه العناصر في تنظيم المخزون حسب الفئات أو السمات أو وحدات SKU لتحقيق الإدارة الفعالة له.

أدوات إعداد التقارير

توفر بعض أنظمة نقاط البيع أدوات متعددة لإعداد تقارير المبيعات والتحليلات الهامة لتحديد:

• •  اتجاهات العملاء.
  • العناصر الأكثر مبيعًا.
  • فترات الذروة في المبيعات.
  • تفضيلات العملاء.
  • اقتراحات للتسعير والعروض الترويجية.
  • إدارة المخزون.

معالجة المعاملات

توفر أنظمة POS الأدوات اللازمة للتعامل مع طرق الدفع المختلفة، بما في ذلك:

• • الائتمان/الخصم.
  • الهاتف المحمول.
  • بطاقات الهدايا.

أدوات الحساب

توفر أدوات الحساب الوقت على عملاء الصناديق من خلال:

• • حساب إجمالي المبيعات.
  • تطبيق الخصومات والضرائب.
  • معالجة المبالغ المستردة.

إدارة علاقات العملاء (CRM)

تشمل أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) المقدمة ضمن مفهوم نقاط البيع POS. ما يلي:

• • تجميع المعلومات المتعلقة بالعملاء.
  • وضع سجل الشراء الخاص بحملات التسويق المستهدفة.
  • التكامل مع برامج الولاء لمكافأة العملاء المتكررين وتشجيعهم.

خيارات التخصيص

هي مجموعة من المكونات المسؤولة عن تخصيص تجارب العملاء من خلال العروض الترويجية والعروض المصممة خصيصًا لتلائم تفضيلات العملاء. بما في ذلك:

• • إعدادات وقوائم سير عمل قابلة للتخصيص لتناسب احتياجات العمل المحددة
  • أسعار ضريبية قابلة للتكوين وخصومات وقواعد تسعير وفقًا للمتطلبات الإقليمية أو الاستراتيجيات الترويجية (قد يهمك: كيفية تسعير الخدمات وما هي معايير تقييم الخدمة)

مكونات التكامل

تساعد هذه المكونات في تكامل مفهوم أنظمة نقاط البيع POS مع أنظمة الأعمال الأخرى مثل: برامج المحاسبة والتجارة الإلكترونية، بهدف دعم تدفق البيانات بسلاسة بين الأنظمة المختلفة.

إعدادات الأمان

• • تحتاج أنظمة POS في عملها إلى توفير الأمان عبر مجموعة من الأدوات المخصصة لمصادقة المستخدمين ومنح الأذونات للتحكم في الوصول إلى الوظائف الحساسة. مثل: معلومات الدفع.
  • التحديثات والتصحيحات المنتظمة لمعالجة نقاط الضعف الأمنية وضمان الامتثال للوائح الصناعة.

المكونات المستندة إلى السحابة

مجموعة الأجهزة والتقنيات التي تسمح بالوصول عن بُعد إلى نظام نقاط البيع (من أي مكان يتوفر فيه الاتصال بالإنترنت).

• •  القدرة على التوسع لاستيعاب نمو الأعمال دون قيود الأجهزة.
  • النسخ الاحتياطي التلقائي.
  • مزامنة البيانات عبر الأجهزة لضمان سلامة البيانات واستردادها بعد الكوارث.

التكاليف المترتبة على استخدام أنظمة نقاط البيع POS

فيما يلي نظرة عامة على التكاليف النموذجية المترتبة على إضافة مفهوم نقاط البيع POS إلى أجهزة وبرامج الدفع:

تكاليف الأجهزة

تختلف هذه التكاليف اعتمادًا على اختلاف العلامات التجارية والميزات. يمكن أن تتراوح تكاليف أجهزة نقاط البيع من بضع مئات إلى عدة آلاف من الدولارات لكل محطة. يتضمن الاستثمار الأولي:

• تكاليف الأجهزة والمحطات.
• الأجهزة اللوحية.
• ماسحات الباركود.
• طابعات الإيصالات.
• صناديق النقود.

قد تشمل النفقات الإضافية أيضًا ملحقات مثل:

•  الحوامل.
• التركيبات.
• الكابلات.

تكلفة البرامج

تتراوح نماذج أنظمة POS القائمة على الاشتراك أو المعروفة ب(SaaS) عادةً من 50 دولارًا إلى 200 دولار شهريًا لكل محطة.

• تختلف التكلفة اعتمادًا على تعقيد الميزات والدعم المقدم، ويتم دفعها عادةً بشكل رسوم شهرية متكررة أو تراخيص لمرة واحدة.
• قد يكون للحلول القابلة للتخصيص أو الأنظمة المؤسسية تكاليف أولية أعلى أو هياكل تسعير مخصصة.

رسوم المعاملات

تشغل رسوم المعاملات مكونًا هامًا وجزءًا لا يتجزأ من التكلفة الكلية للبرامج:

• تتراوح عادةً الرسوم من 2% إلى 4% من قيمة كل معاملة.
• تفرض بعض المعالجات رسومًا ثابتة إضافية لكل معاملة أو رسوم شهرية.

تبسط أنظمة نقاط البيع العمليات وتحسن كفاءة أداء أمناء الصناديق، إلا أنه من الواجب أخذ هذه التكاليف في الاعتبار لتحديد القدرة على تحمل أعباء إضافة هذه الأنظمة ومدى ملاءمتها للأعمال.

مقالات ذات صلة: أفضل بوابات الدفع بالعملات المشفرة لعام 2024

نظام نقاط البيع مقابل آلة تسجيل المدفوعات النقدية

يشبه مفهوم نقاط البيع POS آلة تسجيل المدفوعات النقدية القديمة. ولكن هناك مجموعة من الاختلافات بينهما. دعنوا نقارن بينها لتسليط الضوء على الاختلافات المهمة وأوجه التشابه المحتملة.

	نظام نقاط البيع (POS)	ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية
التنوع	يوفر ميزات متقدمة مثل إدارة المخزون وإعداد التقارير عن المبيعات والتكامل مع أنظمة الأعمال الأخرى	تقوم بالوظائف الأساسية للمعاملات النقدية
الكفاءة	تتميز بالكفاءة العالية المرتبطة باستخدام أحدث التجهيزات بما في ذلك: مسح الباركود وواجهات شاشة اللمس والعمليات الآلية.	يفتقر إلى الميزات المتقدمة مثل: تتبع المخزون وإعداد التقارير التفصيلية، مما يحد من أداء العمليات التجارية.
الفعالية من حيث التكلفة	تكلفتها أعلى من الماكينات التقليدية	تكاليف الإعداد الأولية أقل من أنظمة نقاط البيع، مما يجعلها مناسبة للشركات الصغيرة ذات الميزانيات المحدودة.
رؤى العملاء	يلتقط بيانات الشراء والتفضيلات الخاصة بالعملاء، مما يتيح استراتيجيات تسويقية مستهدفة وتجربة عملاء مخصصة.	يعمل بشكل مستقل بدون إمكانيات تكامل مع أنظمة الأعمال الأخرى.
قابلية التوسع	قابل للتكيف مع احتياجات الشركات المتنامية، مع القدرة على إضافة محطات ومواقع ثانية أو دمج ميزات إضافية.	يعتمد على الإدخال اليدوي لتفاصيل المعاملات، مما يزيد من احتمالية حدوث أخطاء وانعدام الكفاءة.
الأمان	يستخدم تدابير التشفير والامتثال لحماية بيانات المعاملات الحساسة.	أقل أمانًا

مقارنة أنظمة نقاط البيع التقليدية بالأنظمة الحديثة المستندة إلى السحابة

يمكن لمتاجر التجزئة الاختيار بين مفهوم نقاط البيع POS التقليدي (المعروف أيضًا باسم النظام المحلي) أو استخدام الأنظمة الحديثة القائمة على السحابة. دعونا نلقي نظرة على الفرق بين أنظمة نقاط البيع التقليدية وتلك المستندة إلى السحابة:

	أنظمة نقاط البيع القديمة	خوادم مستندة إلى السحابة
المكونات	تحتوي على خوادم محلية تعالج وتخزن جميع معلومات المخزون والمبيعات داخليًا.	تعمل على تطبيقات تخزن المعلومات وتستعيدها من خلال الخوادم المستندة إلى السحابة
التكلفة الأولية	عادةً ما تكون أقل تكلفة في التنفيذ والتثبيت من أنظمة نقاط البيع القديمة. يأتي الجزء الأكبر من التكلفة من رسوم الاشتراك الشهرية.	تكلف أموالاً أكثر بكثير للشراء والتثبيت
الوصول عن بعد	لا تسمح بالوصول عن بعد	تتيح للشركات التي لديها مواقع متعددة استكشاف المشكلات ومعالجة وتخزين جميع بيانات المخزون والمبيعات وإدارة الموظفين من أي مكان.
الحاجة لخبراء تكنولوجيا المعلومات	لا تحتاج إلى خبير في مجال تكنولوجيا المعلومات	تتطلب هذه الأنظمة وجود موظف تكنولوجيا المعلومات (IT) في الموقع لتثبيت الأجهزة والبرامج اللازمة لتشغيل نظام نقاط البيع
البنية التحتية	بنية تحتية مرنة : يمكن استخدامها على جهاز كمبيوتر أو جهاز لوحي خاص بالمالك أو على أجهزة أقل تكلفة للشراء أو التأجير.	بنية تحتية ضخمة تتطلب أنظمة تثبيت وأجهزة منفصلة لكل موقع بيع بالتجزئة.
التحديثات	التحديثات يدوية معتمدة على بائع التجزئة لتحديث البرنامج يدويًا وليس تلقائيًا	تحدث تحديثات البرامج تلقائيًا دون الحاجة إلى مراقبتها من قبل الشركات

فوائد نظام نقاط البيع (POS) الحديث

يوفر تنفيذ مفهوم نقاط البيع POS بشكله الجديد العديد من الفوائد للشركات من مختلف الأحجام. فيما يلي بعض الميزات الرئيسية لأنظمة نقاط البيع الحديثة:

مراقبة المبيعات

تساعد مؤشرات الأداء المدمجة في أنظمة POS بدراسة معدلات التحويل، وتقارير المنتجات، واتجاهات المبيعات. بحيث توفر هذه البيانات معلومات متنوعة، بما في ذلك:

• تحديد المنتجات المتعثرة.
• قياس الأداء بين مواقع المتاجر المختلفة.

تساعد هذه المعلومات أصحاب الأعمال في دراسة الاتجاهات الموسمية. كما يمكنها أن تساعدك على تحليل الماضي والتنبؤ بالمستقبل.

إدارة علاقات العملاء وتنظيم برامج الولاء

بينما تسهل برامج نقاط البيع المبيعات، يمكنها في الوقت نفسه:

•  تتبع من يشتري أي سلعة ومدى تكرار شرائها.
• بناء برامج المكافآت واستهداف عملاء محددين من خلال دمج الأنظمة المستندة إلى السحابة مثل: KORONA POS مع قواعد بيانات إدارة علاقات العملاء (CRM) مثل bLoyal.
• الوصول إلى العملاء المنقطعين عن الشراء لإعادتهم إلى المتجر.

إدارة المخزون

يمكن لنظام نقاط البيع المستند إلى السحابة أن يحصي تلقائيًا جميع عناصر المخزون الموجودة في أفرع متعددة من المتاجر التقليدية ومبيعات التجارة الإلكترونية. من ناحية أخرى، تسمح أنظمة POS بتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI)، وإجراء تحليل ABC للشركات بهدف تحسين كفاءتها وفهم كيفية إدارة مخزونها. (تعرف على: شروط الدفع في المحاسبة)

نصائح هامة لاختيار أنظمة POS مناسبة لأعمالك

إن استخدام مفهوم نقاط البيع POS في أعمال الشركات والمؤسسات الصغيرة يمثل استثمارًا ضخمًا يؤدي إلى فرض نفقات كبيرة. وبالتالي، يجب عليك إجراء بحث شامل قبل اتخاذ قرار الشراء. فيما يلي بعض المؤشرات التي يجب وضعها في الاعتبار:

جمع كافة المعلومات المتعلقة بنقاط البيع

قبل اتخاذ أي قرار بشأن نظام نقاط البيع الخاص بك، تأكد من جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات حول:

• • • •  الميزات التي يقدمها النظام.
      • التكاليف السنوية والمستقبلية المترتبة على تثبيت هذه الأنظمة.
      •  العقود والرسوم الإضافية.
      • كيفية عمل أنظمة دعم العملاء الخاص بالشركة المقدمة للنظام.
      • آلية الدفع المتاحة: تعتمد بعض الأنظمة رسوم بدء وتثبيت أولية عالية، بينما تعمل أنظمة أخرى على الاشتراك الشهري كإعداد للخدمة.

رسوم معالجة بطاقات الائتمان في نقاط البيع

تأكد من مقارنة رسوم المعالجة عند البحث عن مزود نقاط البيع. تعد معالجة بطاقات الائتمان واحدة من أكبر وأهم النفقات للشركات الصغيرة. يمكن أن يصل الفرق بين رسوم المعالجة 2.25% و2.75% إلى عشرات الآلاف من الدولارات في المبيعات على مدار العام. كن حذرًا مع حلول نقاط البيع التي تجمع معالجة بطاقات الائتمان، حيث إنها عادةً ما تكون ذات أسعار أعلى. لذلك يفضل استخدام نظام نقاط البيع بشكل مستقل عن بطاقة الائتمان.

دعم العملاء لنظام نقاط البيع الخاص بك

قبل شرائك لأنظمة POS تأكد مما يلي:

• • • • ما نوع دعم العملاء الذي يقدمه نظام نقاط البيع؟
      •  هل يمكنك الاتصال بأحد خبراء دعم العملاء إذا واجهت مشكلات في البرامج؟
      • هل يقدمون المساعدة أثناء ساعات عملك؟

 الاستفادة من العروض التجريبية

تقدم العديد من شركات نقاط البيع فترات تجريبية تسمح فيها الشركة للمستخدمين بتجربة منتجاتها على أرض الواقع. تسمح لك هذه الميزات بتدارك المشكلات المترتبة على عدم ملائمة نظام POS لاحتياجات شركتك.

مقالات ذات صلة: أهم الفروقات بين Paypal وStripe

5 نصائح لدمج أنظمة نقاط البيع في عملك

يتيح تشغيل نظام نقاط البيع بشكل صحيح إجراء معاملات سلسة، وحفظ سجلات دقيقة، وتعزيز رضا العملاء. ستساعدك النصائح التالية على تحقيق أقصى استفادة من نظام نقاط البيع الخاص بك:

تدريب الموظفين

استثمر الوقت في تدريب الموظفين على استخدام هذه الأنظمة والبقاء على اطلاع دائم بتحديثات النظام. تأكد من:

•  فهم جميع الموظفين لوظائف نقاط البيع والاختصارات.
• إدراك الموظفين لتقنيات استكشاف الأخطاء وإصلاحها.

يساهم التدريب المنظم في:

• تقليل الأخطاء.
• زيادة سرعة المعاملات.
• مساعدة الموظفين على التنقل بين ميزات النظام بثقة.

 تحديث البرنامج بانتظام

احرص على تحديث برنامج نقاط البيع الخاص بك لضمان الوصول إلى أحدث الميزات وإعدادات الأمان وتحسينات التوافق. تعمل التحديثات المنتظمة على الحماية من الثغرات الأمنية، وتساعد نظامك على العمل بشكل أسرع. قم بجدولة التحديثات خلال ساعات ما بعد العمل لتجنب تعطيل العمليات.

 الاستفادة من ميزات إدارة المخزون

استخدم أدوات إدارة المخزون في نظام نقاط البيع الخاص بك لتتبع مستويات المخزون في الوقت الفعلي. يساعد هذا في:

• معالجة الإفراط في التخزين.
• منع نفاد المخزون.
• تحسين التدفق النقدي.
• زيادة رضا العملاء.

يتم ذلك عن طريق:

• إعداد تنبيهات خاصة عند انخفاض المخزون.
• استخدم تقارير المبيعات لتحديد المنتجات الأكثر مبيعًا.
• اتخاذ قرارات شراء في الوقت المناسب.

 الصيانة الدورية للأجهزة

تضمن الصيانة الدورية للأجهزة أن جميع مكونات الأجهزة، مثل الماسحات الضوئية والطابعات وقارئات البطاقات، تعمل بشكل صحيح. لذلك ننصح بما يلي:

•  تنظيف الأجهزة بانتظام.
• فحص الأجهزة بحثًا عن التآكل أو التلف.
• معالجة المشكلات بشكل فوري عن طريق التواصل مع فريق الصيانة.
•  تقلل الصيانة الاستباقية من وقت التوقف عن العمل، مما يساعدك في تجنب تأخير المعاملات والحفاظ على العمليات.

مقالات ذات صلة: الدفع الاجتماعي Social Payment

 تخصيص النظام ليناسب عملك

قم بتخصيص نظام نقاط البيع الخاص بك ليلائم احتياجات عملك المختلفة وذلك من خلال:

•  تكوين القوائم.
• إعداد أذونات المستخدمين.
•  دمج أدوات الطرف الثالث.
•  يعمل التخصيص على جعل العمليات اليومية أسرع وأكثر سهولة بالنسبة للموظفين.

خلاصة القول

تسمح لك إضافة مفهوم نقاط البيع POS إلى شركتك بتحسين أداء أعمالك وتقليل الأعباء المترتبة على متابعة المبيعات، وإدارة المخزون، وأداء الموظفين. لذلك يفضل اعتماد هذه الأنظمة على أن تلائم احتياجات شركتك، وألا تتعدى حدود الميزانية المتاحة لديك. احرص على الاستفادة من النصائح السابفة للحصول على أفضل النتائج.