مفهوم التدوين التجاري: لماذا عليك ان تبدأ بالتدوين التجاري لعملك ؟

تلجأ الشركات والمؤسسات التجارية إلى مفهوم التدوين التجاري لحفظ السجلات المالية، وتنظيم وإدارة المستندات والمعلومات المالية الخاصة بالعملاء أو المؤسسة. يساعد هذا النوع من التدوين في تعزيز الإدارة المالية وتلافي الأخطاء الشائعة عن طريق تتبع الدخل والنفقات والديون والاستثمارات، وضمان الدقة والامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية. لذلك، نخصص مقال اليوم لتوضيح هذا المفهوم، ومناقشة كيفية تطبيقه بشكل احترافي يسمح بنمو الأعمال وازدهارها، فنتحدث عن كيفية الاستفادة من البرامج المحاسبية، ونولي نفس الأهمية لعملية حفظ السجلات يدويًا.

التعريف بمفهوم التدوين التجاري

يُعرّف خبراء الاقتصاد التدوين التجاري بأنه عملية تسجيل كامل المعاملات المالية التي تقوم بها الشركة في الداخل كالرواتب والحوافز وغيرها أو مع الأطراف الخارجية والعملاء والموردين والشركات الأخرى. تشمل العناصر الرئيسية للتدوين التجاري ما يلي:

• الفواتير والإيصالات: توثيق المبيعات والمشتريات والمدفوعات، كدليل على المعاملات.
• المستندات الضريبية: السجلات ذات الصلة بالإقرارات الضريبية، بما في ذلك الإقرارات السنوية والخصومات والائتمانات.
• الدفاتر والسجلات اليومية: سجلات تسجل المعاملات المالية وتأثيرها على أرصدة الحسابات.
• كشوف الحسابات المصرفية: ملخصات شهرية من المؤسسات المالية، توضح نشاط الحساب.
• سجلات الرواتب: معلومات تتعلق بتعويضات الموظفين، بما في ذلك: الأجور والاقتطاعات الضريبية والخصومات.

مقالات ذات صلة: شروط الدفع في المحاسبة وكيفية التعامل معها

لماذا عليك أن تبدأ بالتدوين التجاري لعملك؟

تنعكس فوائد التدوين التجاري على شريحة واسعة من العملاء، كما أنها تساعد الموظفين في متابعة وتنظيم عملهم، وبالتالي تؤثر على عمليات المؤسسة ككل. ومن بين الفوائد العديدة للتدوين التجاري. ها هي مجموعة تتضمن الأكثر أهمية:

• جمع البيانات الدقيقة والشاملة: يضمن التدوين التجاري القوي الاحتفاظ بجميع المعاملات المالية وتصنيفها بدقة، مما يوفر رؤية كاملة لوضع المؤسسة، ويساعد في التنبؤ بشأن مستقبلها.
• الأمان والامتثال لقوانين الضرائب: يسمح التدوين التجاري للشركات بمراقبة عملياتها ومتابعة النواحي القانونية المرتبطة بالقضايا التنظيمية، كما أنها توفر طريقة لتجميع البيانات بما يتيح حمايتها عند الضرورة من الوصول غير المصرح به والانتهاكات. فالسجلات المالية التي تتمتع بالدقة ضرورية لتقديم الضرائب والالتزام باللوائح. يمكن أن يؤدي وجود نظام سجلات منظم جيدًا إلى تبسيط عملية إعداد الضرائب وتقليل مخاطر الأخطاء أو العقوبات.
• تسهيل عمليات التكامل: عن طريق اعتماد التدوين التجاري يسهل على الشركات أن توفر التكامل اللازم مع الأنظمة وبرامج الأعمال الأخرى، مثل خدمات الرواتب والأنظمة المصرفية.
• الوصول في الوقت الفعلي: تحتاج الشركات إلى متابعة بياناتها بشكل مستمر، وكلما دعت الحاجة. تساعد برامج وأدوات التدوين التجاري في تحقيق هذه الميزة.
• إعداد التقارير: تتطلب عملية اتخاذ القرار في الكثير من الحالات توفر البيانات المالية، تتيح عملية التدوين التجاري إمكانية توليد التقارير اللازمة كلما دعت الحاجة.
• تدارك الاحتياجات الجديدة عند التوسع: يدرك أصحاب الأعمال أن عملهم سيصبح معقدًا ومعرضًا للأخطاء ما لم يتكيفوا مع الاحتياجات الجديدة والأنواع المختلفة من المعلومات المالية.
• تحسين التخطيط المالي: يتيح لك الاحتفاظ بسجلات مفصلة مراجعة دخلك ونفقاتك وصحتك المالية بشكلٍ عامّ. تعتبر هذه المعلومات هامة لإنشاء الميزانيات والتوقعات المالية الفعّالة.
• تسهيل اتخاذ القرارات التجارية: المعلومات المالية الدقيقة هي الاساس الذي تعتمده الشركات لاتخاذ القرارات الاستراتيجية. يساعد الاحتفاظ بالسجلات في فهم هوامش الربح وكيفية إدارة التكاليف والتخطيط للاستثمارات المستقبلية.
• تبسيط عمليات التدقيق: في حالة إجراء تدقيق، تقلل السجلات المحفوظة جيدًا من ضغوط تقديم معلومات دقيقة بسرعة وكفاءة.
• الحماية القانونية: يمكن أن تكون السجلات المالية بمثابة دليل في النزاعات القانونية أو عند معالجة المطالبات المتعلقة بالعقود أو المعاملات أو غيرها من الأمور المالية.

مقالات ذات صلة: ما هو الملف التجاري على Google أو كمايعرف ب Google Business Profile

أدوات التدوين التجاري: التدوين التجاري اليدوي مقابل الأنظمة الالكترونية

يمكن لمفهوم التدوين التجاري أن يأخذ شكلين أحدهما إلكتروني يعتمد على الوسائل التقنية الحديثة والآخر يدوي يعتمد على السجلات الورقية المكتوبة بخط اليد. إلا أن الشركات في وقتنا هذا تلجأ بشكل أكبر إلى استخدام نظام إلكتروني للاحتفاظ بالسجلات. تنطبق مبادئ الاحتفاظ بالسجلات نفسها على كل من السجلات الإلكترونية واليدوية. إلا أن استخدام الأدوات الالكترونية يضمن ما يلي:

• سهولة تسجيل المعاملات التجارية، بما في ذلك: الدخل والنفقات، والمدفوعات، والأصول والالتزامات، وتفاصيل المخزون.
• الاحتفاظ بالسجلات المالية بكفاءة وباستخدام مساحة تخزين أقل.
• يوفر إنشاء الطلبات والفواتير وتقارير المدينين والقوائم المالية وسجلات رواتب الموظفين وتقارير المخزون بسهولة.
• يحسب المبالغ تلقائيًا ويوفر وظائف إعداد التقارير مواكبًا أحدث معدلات الضرائب والقوانين والأحكام.
• يضمن إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني إلى العملاء، والطلبات إلى الموردين، أو إقرارات بيان النشاط التجاري (BAS).
• يقوم بعمل نسخة احتياطية للسجلات ويحتفظ بها في مكان آمن في حالة نشوب حريق أو سرقة.
• إن وجود برنامج أو أنظمة محاسبية جيدة أمر مهم للحفاظ على سير عملك بسلاسة.

كيفية اختيار برنامج المحاسبة والتدوين التجاري الملائم

لا تجعل عمق مفهوم التدوين التجاري يشغلك عن اختار برنامج مناسب يلائم احتياجات عملك. لذلك من المفيد جدًّا قبل أن تختار أحد البرامج أن تقرر أيها تشتري. على سبيل المثال من المعايير الهامة لشراء برنامج تدوين مناسب:

• يجب أن يضمن البرنامج حساب جميع متطلبات الرواتب على سبيل المثال: الاقتطاعات، والإجازات السنوية، والمكافآت، وإجازات الخدمة الطويلة.
• يُستحسن أن يتضمن برنامج المحاسبة تتبع المخزون، والعمل الجاري، والطلبات، والمبيعات، ومتطلبات إدارة المهام الأخرى.
• تشمل برامج المحاسبة الفعالة خيار إدارة الحسابات المصرفية المتعددة، وإدارة معاملات العملات الأجنبية. ومن أمثلتها نذكر: Zoho Book, Freshbook, AccountEdge.
• على البرنامج أن يسمح لك بتتبع السجلات المالية المنفصلة لكل شركة أو قسم داخل عملك.
• السماح بالتفاعل مع أنظمة تكنولوجيا المعلومات الأخرى بما في ذلك المدفوعات عبر الإنترنت، وحزم جداول البيانات وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM).
• الاحتفاظ بسجلات مبيعات مفصلة عن العملاء.

قبل أن تختار حزمة البرنامج المناسبة تحرى حول الاختلاف بين النسخ المدفوعة والمجانية. تقدم النسخ المجانية خيارات إضافية غالبًا ستكون بحاجة إليها عندما تتسع رقعة أعمالك. هناك العديد من أنظمة المحاسبة المشتراة الشائعة الاستخدام التي تستخدمها الشركات الصغيرة والتي يتم تحصيل رسومها شهريًا أو شراؤها بشكل مباشر. لمزيد من المعلومات يمكنك استشارت محاسبك أو مستشارك المالي أو اللجوء إلى الاستشارة الألية لتحديد حزمة البرامج الأكثر ملاءمة.

مقالات ذات صلة: أفضل الدروس في خدمة العملاء مقدمة من العلامات التجارية الفاخرة

حفظ السجلات يدويًا

يُفضل بعض أصحاب الأعمال الصغيرة الاستمرار في استخدام مفهوم التدوين التجاري اليدوي عبر استخدام نظام حفظ سجلات بسيط قائم على الورق. يتمتع هذا النظام بالميزات التالية:

• أقل تكلفة في الإعداد، قد يكون من الأسهل استخدامه لتصحيح الأخطاء، على عكس الأنظمة المحوسبة التي قد تترك مسارات تدقيق معقدة.
• انخفاض مخاطر الأمن السيبراني وما يسببه من احتمالات تلف البيانات وفقدانها، خاصة إذا تم تخزين السجلات في بيئة مقاومة للحريق.
• تجنب المشكلات المتعلقة بالنسخ المكررة من نفس السجلات، ومسيرة التعلم والتدريب التي قد تكون طويلة حتى الوصول إلى المعرفة الكافية لطرق حساب ومعالجة برامج المحاسبة لمعلوماتك.

خطوات عملية لتبسيط حفظ السجلات اليدوية

أما لتبسيط عملية حفظ السجلات يدويًّا يمكن لأصحاب الأعمال القيام بما يلي:

• فرز وتخزين جميع المستندات والإيصالات والمدفوعات حسب السنة المالية.
• الاحتفاظ بجميع المستندات الأصلية وتاريخ جميع المراسلات.
• تسجيل جميع تواريخ المعاملات ومبالغ الدفع.
• حفظ جميع المعاملات المالية عبر الإنترنت حسب الشهر والسنة المالية في صندوق الوارد الخاص بك وفي مجلد منفصل على القرص الصلب.
• الاحتفاظ بنسخة احتياطية من جميع السجلات الإلكترونية على محرك أقراص ثابت خارجي أو جهاز تخزين بخلاف القرص الصلب الداخلي لجهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• تخزين كامل دخلك ونفقاتك في كشوف حسابات من كل من حساباتك المصرفية وبطاقات الائتمان.
• إرسال جميع الكشوفات والفواتير شهريًا، مما يسمح لك بمطابقة جميع السجلات المالية كل شهر.

مقالات ذات صلة: ما هو بيان الربح والخسارة بالنسبة لمشروع تجاري

مدة الاحتفاظ بالسجلات التجارية

يرتبط مفهوم التدوين التجاري بمجموعة من القضايا الهامة التي تلي مرحلة التدوين، ومنها الاحتفاظ بالسجلات لفترة زمنية معينة. يجد العديد من أصحاب الأعمال أنفسهم في حيرة بشأن مدة الاحتفاظ بالسجلات. وهنا إجابة على السؤال: ما هي المدة المثلى للاحتفاظ بالسجلات المالية؟. نشير إلى أن الأمر معتمد على نوع السجل ونوع العمل. وبالرغم من هذا توجد العديد من المتطلبات القانونية المتعلقة بمدة الاحتفاظ ببعض السجلات. وتشمل:

• سجلات ضريبة الدخل وغيرها من السجلات المالية – 5 سنوات على الأقل
• سجلات الموظفين – 7 سنوات على الأقل
• مستندات الشركة الرسمية (مثل القرارات) – إلى أجل غير مسمى.

تسهل التقنيات الجديدة الوصول إلى بيانات المستخدمين ونقلها وإساءة استخدامها. لذلك ستحتاج إلى إيلاء اهتمام خاص لتأمين السجلات الإلكترونية عبر الإنترنت. كما يجب عليك تطوير سياسة خصوصية وتدريب الموظفين على تنفيذها.

أفضل النصائح لحفظ السجلات المالية وتحسين التدوين التجاري

إن اتباع أفضل النصائح لحفظ السجلات المالية يضمن لك أن يحقق مفهوم التدوين التجاري غايته الأساسية. لذلك لن نفوت الفرصة في أن نقدم إليكم مجموعة من التوصيات الرئيسية لتحسين نظام التوثيق المالي الخاص بكم:

• استخدام برامج المحاسبة: بالاستفادة من برامج المحاسبة تتمكن الشركات من أتمتة معظم عملياتها المالية بما يشمل: عملية تسجيل المعاملات المالية، والحفاظ على نسخ رقمية من السجلات المهمة. كما يقلل من خطر الخطأ البشري في الإدخالات اليدوية.
• إنشاء نظام واضح للملفات: ونعني بذلك عملية تنظيم المستندات المالية المادية والرقمية بطريقة واضحة ومنطقية. وذلك من خلال تصنيف المستندات إلى فئات مختلفة من المعاملات مثل: الأصول، والدخل، والنفقات، والضرائب. وهذا يحسن من سرعة وكفاءة عمليات الاسترجاع.
• التحديث الدوري للسجلات: خصص فترات منتظمة أسبوعيًا أو شهريًا لتحديث سجلاتك المالية. تضمن هذه العادة متابعة كل جديد دون تفويت أية معاملة (قد يهمك: أفضل برامج المحاسبة للشركات المتعددة في عام 2024).
• النسخ الاحتياطي للسجلات: يمكنك الاستفادة من النسخ الاحتياطي على السحابة أو محركات الأقراص الصلبة الخارجية لضمان الأمان والحماية من الضياع بسبب حدوث الأعطال أو السرقة أو الكوارث الطبيعية.
• الفصل بين الشؤون المالية الشخصية والتجارية: إذا كنت تدير عملاً تجاريًا، فمن الضروري الاحتفاظ بسجلات منفصلة للشؤون المالية الشخصية والتجارية. قد يؤدي خلطهما إلى حدوث ارتباك وأخطاء عند تتبع المعاملات.
• الامتثال للمتطلبات القانونية: احرص على مراعاة المتطلبات القانونية التي تتعلق بمدة الاحتفاظ بالسجلات المالية والمستندات التي يجب الاحتفاظ بها. تختلف هذه المدة باختلاف الولايات القضائية والصناعات. لذلك، ابحث عن الالتزامات الضريبية والقانونية المحلية لتجنب العقوبات.
• حماية المعلومات السرية: تحتوي السجلات المالية على معلومات شخصية أو تجارية هامة. وعليه يتوجب على الشركات حماية هذه البيانات عبر تقديم ما يلزم من تدابير الأمان، مثل: التشفير وحماية كلمات المرور، وعدم المساس بالبيانات.
• التكلفة: ضع في اعتبارك أن الاستثمار في برامج المحاسبة عالية الجودة أو توظيف خدمات المحاسبة المهنية يأتي بتكاليف. ومع ذلك، غالبًا ما تدفع هذه النفقات ثمنها من خلال تحسين الدقة وتوفير الوقت.

مقالات ذات صلة: اشهر منصات التجارة الالكترونية لعام 2024 والقيمة السوقية لكل منها

أمثلة على استخدام مفهوم التدوين التجاري عبر قطاعات مختلفة

يمكن استخدام التدوين التجاري في عدة قطاعات نذكر منها:

• الأعمال الصغيرة: يستخدم أصحاب الأعمال الصغيرة حفظ السجلات المالية لإدارة التدفق النقدي وتتبع نفقاتهم ومراجعة ميزانيتهم. من ناحية أخرى، يساعدهم هذا المفهوم في ضمان الامتثال للقرارات الضريبية. على سبيل المثال: قد يسجل صاحب وكالة ألبسة المبيعات والنفقات اليومية لمراقبة الربحية واتخاذ قرارات صائبة بشأن مشتريات المخزون.
• الشركات: تعتمد الشركات الصغيرة منها والكبيرة على مفهوم التدوين التجاري بهدف مراعاة الامتثال للمتطلبات التنظيمية وإدارة الشؤون المالية وتوفير الشفافية للمساهمين. على سبيل المثال: قد تستخدم شركة لتطوير الحلول البرمجية مجموعة من السجلات المالية لإعداد التقارير الفصلية وتتبع المبيعات العالمية.
• المنظمات غير الربحية: تستخدم المنظمات غير الربحية حفظ السجلات المالية لإدارة التبرعات وتخصيص الأموال. مثلًا قد تتبع المؤسسة الخيرية التبرعات ونفقات البرامج لضمان استخدام الأموال بشكل فعال وتوفير الشفافية المالية.
• الشركات الناشئة: تستخدم الشركات الناشئة حفظ السجلات المالية لإدارة مواردها المحدودة والتخطيط للنمو. قد تحتفظ شركة ناشئة في مجال التكنولوجيا بسجلات تفصيلية للنفقات والإيرادات لإدارة التدفق النقدي وجذب المستثمرين.
• مستثمرو العقارات: يحتفظ مستثمرو العقارات بسجلات مالية لتتبع مدفوعات الرهن العقاري ودخل الإيجار ونفقات العقارات. يستخدم أحد مالكي العقارات التدوين التجاري لتسجيل كامل العمليات المتعلقة بعقاراته لتقييم ربحية العقارات المؤجرة واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن إدارة العقارات.
• أصحاب الأعمال الحرة والمستقلين: يستخدم أصحاب الأعمال الحرة عملية حفظ السجلات المالية لتتبع الدخل من العملاء المختلفين وإدارة النفقات. على سبيل المثال: يحتفظ الكاتب المستقل بسجلات لمدفوعات العملاء واشتراكات البرامج لضمان إعداد تقارير ضريبية دقيقة وإدارة الشؤون المالية بكفاءة.

خلاصة القول:
إن مفهوم التدوين التجاري أكثر من مجرد التزام قانوني – فهو أداة أساسية للحفاظ على الصحة المالية وضمان الامتثال الضريبي واتخاذ القرارات السليمة. من خلال تنفيذ ممارسات فعالة مثل: استخدام برامج المحاسبة وتحديث السجلات وحماية البيانات، يمكن للشركات ضمان سلامة وأمان الوثائق المالية. إن الإدارة الفعالة للسجلات المالية تدعم الامتثال الضريبي، وتوفر رؤى قيمة يمكنها أن تساعد في التخطيط المالي واتخاذ القرارات في المستقبل. سواء كنت مالكًا لشركة صغيرة أو رائد أعمال أو تدير شؤونك المالية الشخصية، فإن إنشاء نظام قوي لحفظ السجلات هو الأساس للنجاح على المدى الطويل.