أهمية أداة Basecamp لإدارة الفرق الصغيرة اونلاين

تُستخدم أداة Basecamp لإدارة الفرق الصغيرة عبر المنصات السحابية، وتعد إحدى أهم أدوات إدارة المشاريع والتعاون عن بعد. تم تطويرها من قبل شركة 37signals الأمريكية كنتيجة “للحاجة الملحة” بحسب تعبير “جيسون فريد” مؤسس هذه الشركة. تستهدف أداة Basecamp في المقام الأول الشركات الصغيرة، فتقدم هذه الأداة العديد من الخدمات الهامة في مجال إدارة المشاريع. تتميز هذه المنصة عن البرامج الأخرى بالسهولة والبساطة والتكامل مع العديد من التطبيقات الأخرى. ننتقل في هذا الدليل الشامل عبر ميزات أداة Basecamp، وكيفية استخدامها، وطرق الاستفادة منها لزيادة فرص النمو والتوسع.

أهمية أداة Basecamp لإدارة الفرق الصغيرة

في عالم الأعمال اليوم، ومع زيادة الشركات الراغبة بالتوسع الدولي، تتحول إدارة فرق العمل إلى مهمة معقدة وصعبة المتابعة والتنسيق. شكلت العوامل سابقة الذكر دافعا لاهتمام الشركات بتطوير واستخدام أدوات إدارة الفرق. وهو ما كان عاملا محفزا لانطلاق أداة Basecamp التي تعد من الأدوات ذات الأهمية الكبيرة فهي:

• تقلل الوقت والجهد اللازم للتنسيق بين أعضاء الفرق.
• تساعد في تقليل التكاليف المرتبطة باستئجار المواقع والعمل ضمن المكاتب.
• تحسن العلاقات العامة بين الإدارة وطاقم العمل، عبر خلق بيئة عمل تسمح بتبادل الآراء ووجهات النظر.
• تؤمن السرعة اللازمة للتعامل مع الحالات الطارئة.

جدول تقييم أداة Basecamp

بعد دراسة مجموعة واسعة من خصائص أداة Basecamp ومقارنتها مع أفضل تطبيقات إدارة الفرق. وضعنا التقييم التالي لهذه الأداة:

الاتصال والتكامل مع التطبيقات الأخرى	9.4
التوثيق والدعم	9.4
الإعداد والاستخدام	8.0
تنظيم المهام والتخطيط	4.0
الميزات المتقدمة	4.0

لمناقشة المزيد حول أدوات العمل المخصصة للشركات الصغيرة راجع المقالات التالية: التواصل مع العملاء أفضل أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة، تقنيات إدارة الوقت لأصحاب المشاريع المتوسطة والصغيرة

التعريف بمميزات أداة Basecamp لإدارة الفرق الصغيرة

تتميز أداة Basecamp بكونها إحدى الأدوات الجيدة في مجال إدارة الفرق الصغيرة، تتلاءم مع محدودية الموارد التي قد تكون عائقا أمام الشركات الصغيرة الحجم. أعددنا لكم قائمة شاملة لأفضل ميزات تطبيق Basecamp

• واجهة سهلة الاستخدام: تعد بساطة أداة Basecamp إحدى أبرز ميزاتها. فهي تعتمد على مجموعة من الإعدادات البسيطة التي تجعل استخدامها أسهل وأكثر إتقانا مقارنة بحلول إدارة المشاريع الأخرى الأكثر تعقيدًا.
• ميزات التعاون القوية: من الدردشات الجماعية والتعليقات إلى المنتديات والمجموعات المخصصة لإرسال المستندات، يدعم Basecamp العمل الجماعي عن طريق مجموعة واسعة من أدوات التعاون القوية.
• فريق دعم العملاء المتمكن: يقدم فريق دعم Basecamp العديد من الميزات والخدمات الهامة عبر البريد الإلكتروني.
• فعال من حيث التكلفة للفرق الكبيرة: يقدم Basecamp سعرًا ثابتًا مع تراخيص غير محدودة للفرق الأكبر حجمًا، مما يعني أنه لا يتعين عليك الدفع مقابل كل مستخدم.
• خيارات التخصيص وإعادة التصميم: يقدم Basecamp للمستخدمين الحرية اللازمة لتصميم الواجهة الرئيسية، وتضمين المعلومات الهامة والخيارات الإضافية ضمن هذه الواجهة.
• التفقد التلقائي (Automatic Check-ins): يسمح لك هذا الخيار بإرسال رسائل تلقائية دورية لأعضاء الفريق للتحقق من إنجازهم. على سبيل المثال: تستطيع جدولة رسالة تلقائية يتم إرسالها إلى فريق التسويق للتحقق من الحملة التسويقية التي يجري العمل عليها.
• يساعدك Basecamp أيضًا على توحيد الفواتير وخفض التكاليف وتبسيط العمليات. عندما تستخدم Basecamp، لن تحتاج إلى تطبيقات منفصلة للدردشة أو مشاركة الملفات أو المهام أو الجدولة الأساسية. لن تحتاج إلى التنقل بين التطبيقات أو فقدان الأشياء أو التساؤل عن مكان وضع شخص ما لشيء ما أو دفع فواتير متعددة.

إلى جانب ميزاته العديدة يدعم Basecamp عددً غير محدود من المشاريع، ومجموعة واسعة من التنبيهات الخاصة للمحادثات، وتقارير لتلخيص الأساسيات، وميزة حجب للإشعارات حتى لا تشتت انتباهك باستمرار، وجدول زمني يوضح لك كل ما يحدث، وخدمة عملاء استثنائية، والكثير غير ذلك.

أبرز عيوب أداة Basecamp

إن النقاط الإيجابية التي تميز أداة Basecamp لإدارة الفرق الصغيرة لا تلغي وجود بعض نقاط الضعف التي لا نستطيع إهمالها، ومنها:

• تكلفة عالية لكل مستخدم في حالة الفرق القليلة العدد: تكاليف الترخيص لكل مستخدم مرتفعة نسبيًا مقارنة بالبرامج الأخرى، ولا توجد خيارات أرخص أو مجانية.
• تفتقر إلى الميزات وخيارات التخصيص: إن Basecamp أقل تنوعًا من منصات إدارة المشاريع الأخرى. لا يمكنك تخصيص مهامك باستخدام حقول مخصصة أو إعداد التبعيات أو إنشاء أتمتة موفرة للوقت.
• غير مناسب للمشاريع المعقدة: في حين أن Basecamp قد يكون كافيًا للفرق الصغيرة والمشاريع البسيطة، قد تجد الشركات الكبيرة والفرق ذات المتطلبات المعقدة أن Basecamp غير مناسب لعملها.
• لا يدعم Basecamp الطرق المتقدمة في عرض المشاريع، مثل: الجداول أو مخططات جانت أو الخرائط الذهنية أو المعالم. (ملاحظة: هناك طريقة عرض للمحطط الزمني، ولكن فقط للمشروع بأكمله وليس للمهام الفردية).

مقالات ذات صلة: مراجعة تطبيق Pumble للتواصل بين أعضاء الفريق

الدليل الشامل لفهم واستخدام أداة Basecamp

نستعرض في هذا الدليل الشامل كل ما يلزم لإتقان إعداد واستخدام أداة Basecamp لإدارة الفرق الصغيرة:

إعداد وتشغيل حساب Basecamp

حالما تذهب إلى الموقع الرسمي لأداة Basecamp ستحتاج إلى إنشاء حساب. عندها يمكنك ملاحظة النقاط التالية:

• لا يقدم التطبيق أي خدمات مجانية، يمكنك التسجيل بداية دون الحاجة إلى تقديم تفاصيل الدفع.
• بعد إتمام التسجيل الذي يشمل مجموعة من الخطوات الروتينية، بما في ذلك: إدخال المعلومات الشخصية والبريد الإلكتروني وغيرها، تبدأ فترة تجريبية لمدة شهر واحد يمكنك ترقيتها إلى إصدار مدفوع في أي وقت.
• بعد الانتهاء من عملية التسجيل، ستنتقل إلى المنطقة الرئيسية للوحة معلومات Basecamp، حيث يتم الترحيب بك من خلال برنامج تعليمي قصير يشرح أساسيات Basecamp بقائمة تحقق تفاعلية.
• ما يميز البرنامج التعليمي هو أنه تم إعداده كمشروع Basecamp في حد ذاته مما يعني أنه لا يشرح فقط، بل يوضح ميزات النظام الأساسية كما ترون في الصورة أدناه.

شرح الواجهة الرئيسية في أداة Basecamp لإدارة الفرق الصغيرة

عند تسجل الدخول إلى حساب Basecamp، ستنتقل أولاً إلى الواجهة الرئيسية المؤلفة من:

• شريط علوي يحوي مجموعة من التبويبات الأساسية الخاصة بالأدات مثل: Home, Lineup, Activity وغيرها.
• المنطقة العلوية: ستجد في المنطقة العلوية أسفل القائمة خيارين أساسيين: يسمح لك خيار (Make a new Project) ببدء مشروع جديد، أما خيار (Invite People) فيمكنك استخدامه لدعوة الأصدقاء إلى استخدام التطبيق.
• الجزء السفلي: يوفر لك هذا الجزء نظرة عامة على المشاريع المخصصة لك ضمن التبويب المشار إليها باسم (PM Reviews). في هذا المكان يتم عرض المشاريع التي قمت بتثبيتها فقط. (ملاحظة: يمكنك إزالة المشاريع من هذه المنطقة بإعادة النقر فوق رمز التثبيت). عندها ستنتقل هذه المشاريع من القائمة العلوية إلى قائمة المشاريع، والتي يمكنك الوصول إليها بالنقر فوق “عرض الكل في القائمة”.
• في الجزء السفلي أيضًا ستجد تبويب (Getting Started) الذي يسمح للمبتدئين بالمرور عبر مجموعة من الخطوات التعريفية بالتطبيق.

مقالات ذات صلة:  مهارة العمل ضمن فريق كإحدة أهم المهارات الجماعية

أساسيات عمل أداة Basecamp: المشاريع

تعد المشاريع اللبنات الأساسية المكونة لبرنامج Basecamp. يعمل كل مشروع كمكون مركزي يتضمن جميع المهام والمعلومات والرسائل والإعلانات المرتبطة بهذا المشروع.

• إن تحديد المشاريع وإدارتها أمر متروك لك، يمكنك إنشاء مشروع على مستوى الشركة حيث تشارك الإعلانات ذات الصلة بجميع الموظفين. أو يمكنك إنشاء مشاريع مخصصة لأقسامك، مثل: مشروع لفرق التسويق أو المبيعات.
• تسمح لك أداة Basecamp لإدارة الفرق الصغيرة بتصنيف مشاريعك أبجديًا، وتبويبها ضم 4 مجموعات أساسية هي:
  • • 1. المثبتة (Pinned).
      2. المشتركة مع الزبائن (With Clients).
      3. التي يستطيع الجميع الوصول إليها (All Acess).
      4. المؤرشفة والمهملة (Archived & Trashed).

أدوات المشروع في Basecamp

يتكون كل مشروع في Basecamp من مجموعة من الأدوات مختلفة. تمثل هذه الأدوات مجموعة من الميزات التي يمكنك الاستفادة منها لإدارة المشروع. تصنف هذه الأدوات في أربع مجموعات أساسية:

1. 1. 1. أدوات تنظيم المشاريع.
      2. تقنيات جدولة المهام وترتيبها حسب الأولوية.
      3. أدوات تبادل الملفات الهامة مع فريق العمل.
      4. وسائل التعاون مع زملائك في الفريق.

عند إعداد مشروع جديد، يمكنك اختيار الأدوات التي ترغب في عرضها ضمن المشروع.

لفهم آلية عمل هذه الأدوات سنقوم بشرحها واحدة تلو الأخرى:

• لوحة الرسائل: مكان لنشر الإعلانات، وطرح الأفكار، ومشاركة تحديثات تقدم المشروع، وما إلى ذلك.
• المهام المطلوب إنجازها (To-dos): للوصول إلى قائمة المهام عليك اختيار PM Reviews أولًا ثم (To-dos) من خلال هذا التبويب تستطيع إضافة المهام، كما يمكنك تقييم المهام باستخدام قوائم المراجعة (Reviews)، وتحديد المواعيد النهائية،
• تسمح لك أداة Basecamp لإدارة الفرق الصغيرة بإضافة التعليقات الهامة إلى المهام، كما تتيح التكامل مع مجموعة واسعة من أدوات تنظيم الوقت الهامة مثل: تطبيق Monday, Asana.

مقالات ذات صلة: أفضل تطبيقات تنظيم الأعمال الصغيرة

• المستندات والملفات: هو القسم المخصص لمشاركة المستندات والملفات والصور. يسمح للمستخدمين بتنظيم المحتوى في مجلدات.
• الجدول الزمني (Schedule): هو عبارة عن تقويم مشترك بين جميع أعضاء الفريق يسمح لهم بمزامنة الأحداث الهامة من تقويم Google أو iCal أو Outlook. باستخدام هذه الواجهة تستطيع رؤية المهام الواجب إنجازها بسرعة (اقرأ أيضًا: أهم استراتيجيات تنظيم الوقت لإنجاز الأعمال).
• غرف الدردشة: تسمح غرف الدردشة للموظفين بالتواصل بشكل غير رسمي مع بعضهم وتبادل الأفكار.
• جداول البطاقات (Card Table): تتألف هذه الواجهة من مجموعة من البطاقات (Cards) التي يمكنك تصنيفها في ثلاث أقسام رئيسية. تحاكي المراحل الأساسية التي تمر بها عملية إنجاز المهام بما يشمل: (المهام الواجب إنجازها (To do)، المهام قيد الإنجاز (In Progress)، المهام المنجزة (Done)). بهذه الطريقة يمكنك تقسيم المهام إلى مراحل مختلفة كما يمكنك تنظيمها بعدة طرق أخرى.

تنويه:

يمكنك بسهولة إنشاء أعمدة جديدة وتنظيم بطاقاتك وفق هذه الأعمدة. إلّا أنه و لسوء الحظ، ليس من الممكن مزامنة البطاقات مع المهام  أي أن جداول البطاقات تمثل لوحات Kanban مستقلة تمامًا عن باقي التطبيق. ولأنك لا تستطيع مزامنة المهام وبطاقات Kanban، فسوف ينتهي بك الأمر بإدخالات مكررة في التقويم الخاص بك إذا كنت تريد تسجيل نفس المهمة في كلا الطريقتين.

مقالات ذات صلة: استراتيجيات التجارة الالكترونية التي يمكنك اتباعها لنمو اعمالك

مقارنة أداة Basecamp مع غيرها من أدوات إدارة الفرق

عند مقارنة أداة Basecamp لإدارة الفرق الصغيرة بغيرها من أدوات إدارة الفرق وتنظيم الأعمال الهامة مثل: ClickUp, Teamwork, Monday, Asana, Airtable. تبين لنا أن أداة Basecamp أكثر بساطة من باقي الأدوات وأقل تعقيدًا، إلّا أنها تفتقر إلى العديد من الميزات التي قد يبحث عنها أصحاب المشاريع الكبيرة. شملت بنود المقارنة:

• • القوائم (List).
  • الجداول (Table).
  • بطاقات المشاريع (Kanban).
  • معرض الأعمال (Calendar).
  • الخطوط الزمنية (Timeline).
  • مخططات غانت (Gantt).
  • الخرائط الذهنية (MindMap).

مراجعات العملاء لأداة Basecamp

تمتلك أداة Basecamp شريحة واسعة من العملاء، يتمتع هؤلاء العملاء باحتياجات مختلفة. نلقي الضوء في هذه الفقرة على تقييم العملاء لأداة إدارة الفرق:

• “لقد استخدمت Basecamp لمليون مشروع على مدار العقد ونصف العقد الماضيين. إنه برنامج جميل قاوم كل الاتجاهات الخاطئة وظل صادقًا مع الأشياء الأكثر أهمية. موصى به للغاية. —توبي لوتكي، الرئيس التنفيذي لشركة Shopify.
• “لأول مرة منذ فترة طويلة، يتعاون فريقنا حقًا، والجميع يتحرك في نفس الاتجاه، وبنفس الأهداف. من اللافت للنظر حقًا مدى سرعة تغير الأمور في أسبوع واحد فقط. ريان سوليفان, موقع WP Site.
• “هذه المرة الأولى التي يستخدم فيها الأشخاص في المؤسسة تطبيق إدارة المشاريع فعليًا دون النظر إليها كأنها مصدر إزعاج. إنها أداة جيدة”. يفجيني فينر, شركة ليدوكس.
• “نحن نلتزم بالمواعيد النهائية باستمرار لأن جميع الحقائق والملفات والتعليقات موجودة في مكان واحد. والجميع مسؤول عن مساهمته في المشروع. سهل الاستخدام للغاية. كيم كاري, مالك موقع Kim Curry Design.

خلاصة المقال:

تفتقر أداة Basecamp لإدارة الفرق الصغيرة إلى التنوع الذي يقدمه معظم منافسيها، فهي وإن كانت أداة مناسبة لأصحاب الشركات الصغيرة بسبب بساطتها وسهولة استخدامها. إلا أنها لا تلائم جميع المستخدمين سيما من يحتاج منهم إلى قدر كبير من الحرية وخيارات التخصيص. للاستفادة القصوى من هذه الأداة ننصح المستخدمين بمراجعة التوثيق الخاص بهذه الأداة، والدليل المرجعي التفصيلي. كما نؤكد على أهمية تقنية “التحقق التلقائي” لمتابعة الأعمال بشكل دوري.