نالت الشركات الصغيرة حصة كبيرة من مقالاتنا، فأشرنا فيما مضى لنظام نقاط البيع وأهم منصات CRM المناسبة لها إضافةً لـ كيفية حساب الفائدة المركبة للشركات الصغيرة، واليوم سنتابع ضمن نفس السلسلة لنتعرف على أفضل أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة لعام 2024.
فالبقاء على اتصال مع عملائك أو حتى موظفيك أصبح أمرًا بغاية الأهمية لما يحققه من إنجاز للعمل مع تعدد أشكال أنظمة الاتصال، سواء عبر الهاتف أو الفيديو أو حتى النصوص وذلك بسلاسة ومرونة وسهولة في المتابعة. لذا تابع معنا قراءة المقال حتى النهاية لتعرف أكثر حول هذه الأنظمة وميزاتها كي تختار ما يناسبك من بينها.
حول أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة
يمكن الإشارة إلى أنظمة الهاتف للشركات على أنها منصات اتصالات تستخدمها الشركات على اختلاف أحجامها من أجل التواصل مع الأشخاص داخل وخارج الشركة، أي من عملاء وحتى موظفين. وغالبًا ما تستخدم غالبية أنظمة الهاتف أحد الخيارات:
- بروتوكول الصوت عبر الانترنت أو ما يعرف بـ VoIP.
- مركز اتصال فرعي خاص أو PBX.
- مزيج من VoIP وPBX.
وعلى الرغم من اعتماد عدد كبير من الشركات على تقنية البريد الالكتروني (يمكنك أن تقرأ أيضًا: مفهوم التسويق عبر البريد الالكتروني) إلا أن كل هذه الشركات بحاجة لأدوات تتيح لها التحدث مع عملائها أو حتى أعضاء الفريق الداخليين.
وهو الأمر الذي توفره أنظمة الهاتف، إضافةً للاتصال غير المحدود ومجموعات الرنين للاتصال بعدة موظفين في نفس الوقت، وتسجيل المكالمات بالإضافة إلى القوائم الآلية. وفيما بعد تحولت أغلب أنظمة الهواتف لمنصات اتصالات موحدة تشتمل على المراسلات الداخلية والرسائل النصية، إضافةً لمكالمات الفيديو.
وقبل أن نرشدك لقائمتنا بأفضل أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة لهام 2024، دعنا نوضح لك فوائد استخدام هذه الأنظمة في شركتك:
فوائد استخدام أنظمة الهاتف في الشركات الصغيرة
عند المقارنة مع أنظمة الهواتف الأرضية القديمة، يمكن القول أن أنظمة الهاتف الحديثة للشركات تتضمن كل المزايا المناسبة للعمل، من تكلفة شهرية قليلة وقائمة أدوات إدارة المكالمات. وفيما يلي أبرز المزايا لهذه الأنظمة:
مؤتمرات الفيديو والمراسلة الجماعية
لا يقتصر عمل أفضل أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة اليوم على إجراء المكالمات فحسب، بل إن أنظمة الهاتف التي تستند للسحابة تقدم ميزات مثل مؤتمرات الفيديو والرسائل القصيرة، إضافةً للمراسلة الجماعية، والفاكس عبر الانترنت. هذا فضلًا عن التكامل مع أشهر برامج الأعمال، وأفضل منصات إدارة علاقات العملاء CRM، كل ذلك لتحقيق الإدارة الصحيحة لبيانات العملاء والاتصالات عبر الشركة برمتها.
اقرأ أيضًا: أهم منصات CRM للشركات الصغيرة وميزات كل منها.
مرونة الاتصالات وضمان الجودة
توفر أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة ميزات تلقي واستقبال المكالمات باستخدام أية أجهزة متصلة بالانترنت. مثل أجهزة الكمبيوتر والأجهزة اللوحية والهاتف المحمول، وحتى الأجهزة التي تعمل بتقنية الـ IP.
مع القدرة على إرسال المكالمات الواردة بنفس الوقت لجميع الأجهزة، أو حتى إعداد مجموعات رنين يمكن أن تتصل بمجموعة محددة من الموظفين عبر استخدام الرنين المتزامن أو المتسلسل، من أجل ضمان توجيه واستلام جميع المكالمات بشكلٍ صحيح.
ومن جهة أخرى، لا داعي للقلق من ناحية جودة الاتصال الناتج عن التخوف من رداءة الاتصال بالانترنت، وذلك لأن أنظمة الهواتف هذه تستند للسحابة وبالتالي يمكن الوثوق بها من حيث جودة الصوت.
أفضل أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة لعام 2024
سنقدم لك فيما يلي قائمة تتضمن أنظمة الهاتف الأفضل للشركات الصغيرة لعام 2024 وهي:
منصة Zoom
وهي إحدى أفضل أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة VoIP، حيث توفر Zoom دردشة جماعية وقوائم انتظار ومراقبة المكالمات أيضًا، إضافةً للرد الصوتي التفاعلي مع تحليل للمكالمة في كل خطة.
يمكن للمستخدم التنقل بسهولة بين تطبيق سطح المكتب والهاتف المحمول، مع دعم محادثات الدردشة الجماعية لمشاركة الملفات والملصقات التعبيرية. ومن أبرز ميزات المنصة أيضًا خيار الدفع بالدقيقة، إضافةً لخيار الاتصال المحلي غير المحدود. كما تستخدم Zoom أيضًا برنامج Opus الأمر الذي يجعل جودة الصوت ممتازة.
منصة Ooma
وهي منصة من النوع UCaaS وتصنف Ooma من بين أفضل أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة، حيث تدعم الاتصال عبر بروتوكول VoIP، إضافةً لتوفير ميزة الرسائل النصية القصيرة فضلًا عن اجتماعات ومؤتمرات الفيديو لحدود الـ 25 شخص.
ومع كل تسجيل حساب تقدم منصة Ooma رقمًا مجانيًا إضافةً لـ 500 دقيقة مجانية. كما تتضمن مؤتمرات الفيديو في منصة Ooma مشاركة الشاشة والدردشة أيضًا، ويبدأ السعر الشهري فيها من 19.95 إلى 24.94 دولار أمريكي.
منصة Nextiva
تعتبر منصة Nextiva من أبرز تطبيقات أنظمة الهواتف للشركات الصغيرة، وتأتي على شكل تطبيق سطح مكتب يقدم ميزات الرسائل النصية والدردشة الجماعية، فضلًا عن معرف المتصل والتوجيه وأدوات تجربة العملاء.
كما تحتوي المنصة على نظام مُدمج مهمته إدارة قائمة جهات الاتصال والتقويم والمراسلة الجماعية، مع ميزة الرسائل النصية القصيرة ومؤتمرات الفيديو. كما يبدأ السعر الشهري للخدمات من 18.5 دولار أمريكي شهريًا.
منصة Go To Connection
تعد منصة Go To Connection من أبرز منصات المراسلة الصوتية والدردشة والفيديو، وهي منصة تعتمد على السحابة. حيث توفر المنصة سهولة في إعداد توزيع المكالمات عبر محرر خطة الاتصال، مع واجهة سهلة الاستخدام تقدم ميزة السحب والإفلات من أجل بناء نظام توجيه معقد.
إضافةً لميزة تسجيل الصوت حسب الطلب، وقوائم الانتظار والبريد الصوتي والإعلانات، كل تلك الخيارات والميزات يمكن الوصول إليها بشكلٍ محدود، وهو الأمر الذي يجعل المنصة مناسبة وبشدة للشركات الصغيرة.
منصة 8×8
يقدم نظام 8×8 مكالمات غير محدودة محلية وعالمية عبر 48 دولة، مع ميزة الرسائل القصيرة ومؤتمرات الفيديو والدردشة الجماعية. كما يُعتبر هذا النظام خيارًا ممتازًا للفرق التي تسعى لتوسيع نطاق خدمة العملاء.
حيث تمتلك المنصة خيار انتقال خطط UCaaS الخاصة بالنظام بشكلٍ سلس إلى خطط مركز الاتصال ذات المستوى الأعلى. فضلًا عن ذلك، يتضمن النظام كل أدوات التوجيه الرئيسية التي تحتاجها الشركات الصغيرة، مثل قوائم انتظار المكالمات، ونسخ البريد الصوتي إضافةً إلى النظام متعدد المستويات للاستجابة الصوتية التفاعلية.
منصة dialPad
DialPad هو تطبيق تعاون اجتماعي داعم للاتصال بالذكاء الاصطناعي، يتضمن ميزات متعددة منها الاتصال الصوتي والمرئي، والفاكس الافتراضي والدردشة الجماعية والرسائل النصية القصيرة.
فضلًا عن ذلك، يتضمن تطبيق سطح المكتب لوحة معلومات سهلة الاستخدام مقارنةً بأي منصة UCaaS مع ميزة تسجيل المكالمات وتحليلات في الوقت الفعلي، وذلك كله مقابل 15 دولار شهريًا.
يقدم التطبيق أيضًا أرقام هواتف افتراضية حول العالم، مع نظام متعدد المستويات للاستجابة الصوتية التفاعلية ومجموعات الرنين، كل ذلك إلى جانب إمكانية مشاركة الملفات في الدردشة الجماعية.
ومن بين منصات وأنظمة الهاتف للشركات الصغيرة أيضًا نذكر لك: منصة RingEX ،Aircall وGrasshopper وVonage.
وسنوضح في الجدول التالي لمحة سريعة عن استخدام كل نوع من هذه الأنظمة وخدمة العملاء فيها، والسعر الشهري والتجارب المجانية كما يلي:
| عامل المقارنة | Zoom | Nextiva | Ooma | Go To Connection | 8×8 | dialPad |
| أفضل حالة للاستخدام | مؤتمرات الفيديو | الأفضل للبيع بالتجزئة والرعاية الصحية | الأفضل للشركات الصغيرة | الأفضل للعمل عن بعد | الأفضل لتوسيع نطاق الأعمال | الأفضل من ناحية ذكاء الصوت |
| خدمة العملاء | الدردشة وشبكة الانترنت طوال أيام الأسبوع على مدار 24 ساعة | الهاتف والدردشة والبريد الالكتروني طوال أيام الأسبوع على مدار 24 ساعة | الهاتف والدردشة طوال الأسبوع وعلى مدار 24 ساعة | هاتف ودردشة
طوال الأسبوع وعلى مدار 24 ساعة |
الهاتف ودردشة الويب طوال الأسبوع وعلى مدار 24 ساعة | الويب والدردشة طوال الأسبوع وعلى مدار 24 ساعة |
| السعر الشهري | يبدأ من 10 إلى 20 دولار | يبدأ من 18.5 دولار شهريًا | يبدأ من 19.95 إلى 24.94 دولار | يبدأ من 15 إلى 25 دولار | ||
| مدة التجربة المجانية | لا يتيح تجربة مجانية | 7 أيام | 30 يوم | 30 يوم |
14 يوم |
|
| الخطط المتاحة | 3 | 3 | 3 | 3 | 2 | 3 |
| بيع هواتف VoIP | نعم | نعم | نعم | نعم | نعم | نعم |
الميزات الضرورية لاختيار أنظمة الهاتف للشركات
حتى تتمكن من اختيار أفضل أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة، هناك مجموعة من المعايير التي يجب أخذها بعين الاعتبار خاصةً مع ما توفره أنظمة الهاتف القائمة على السحابة من ميزات متقدمة لا تتطلب أموالًا طائلة كما كان يحدث مسبقًا، حيث كانت هذه الميزات حكرًا على الشركات الكبيرة القادرة على تحمل تكاليف باهظة. ومن بين هذه المعايير الهامة للاختيار نذكر لك:
- المكالمات غير المحدودة: باتت غالبية أنظمة الهاتف VoIP القائمة على السحابة توفر إمكانية إجراء مكالمات محلية دون تكاليف إضافية، ما يجعل التكلفة الشهرية ثابتة.
- توفر موظفي الاستقبال الآليين: حيث تكون مهمة الموظف الآلي هي الإجابة على المكالمات الواردة للعمل وتوجيهها إلى الأقسام اللازمة أو الموظفين المعنيين.
- توفر جسر المؤتمرات: وهي ميزة باتت متوفرة في أنظمة الاتصالات الموحدة، والتي تسمح باستضافة المكالمات الجماعية، وحسب مقدم الخدمة يتغير عدد الأشخاص الذين يمكنهم المشاركة في المكالمة الواحدة وفي الوقت نفسه. حيث تسمح بعض الأنظمة بعدد من 5 إلى 10 أشخاص، في وقت قد تسمح فيه أنظمة أخرى بحوالي الـ 100 شخص بنفس الوقت.
- مؤتمرات الفيديو والويب: كل ما تحتاجه لعقد هذه المؤتمرات هو جهاز كمبيوتر مزود بكاميرا وميكروفون أو أجهزة مؤتمرات فيديو متخصصة. حيث تسمح غالبية خدمات مؤتمرات الفيديو بخيار مشاركة الشاشة، ما يمكّن المشاركين من عرض المستندات أو حتى مشاركة العروض التقديمية. علمًا أنه قد يختلف عدد الأشخاص المشاركين في المؤتمر تبعًا لمقدم الخدمة. قد يهمك أيضًا: أفضل برامج الاجتماعات والمؤتمرات أونلاين 2024.
- الرسائل الفورية: وهي ميزة تقدمها غالبية الأنظمة التي رشحناها لك كأفضل أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة، حيث تسمح بالمراسلة الفورية لضمان طرح الأسئلة بين الفريق والتعاون في المشاريع.
- الرسائل النصية: والسبب في ذلك أن هذه الميزة باتت شائعة جدًا، حيث تسمح هذه الميزة بإرسال الرسائل النصية للعملاء دون الكشف عن الأرقام الشخصية.
- تسجيل المكالمات: ما يمكّن الشركة من تسجيل المكالمات وتخزينها في السحابة أو على أجهزة الكمبيوتر بغية تشغيلها لاحقًا.
- الفاكس الافتراضي: وهي ميزة تسمح بإرسال الفاكس عبر الانترنت عوضًا عن استخدام جهاز فاكس متخصص. حيث تتيح منصة الاتصالات إرسال فاكس لبريد الكتروني أو لجهاز فاكس عند المستلم بشكل مباشر.
- مجموعات الحلقات: وهي ميزة مهمة لتجميع الموظفين وتعني أنه في حال اتصال شخص ما بشخص ضمن مجموعة محددة كفريق خدمة العملاء، سترن كل هواتف الموظفين، وصاحب العمل هو من يختار رنين الهواتف إن كانت سترن بترتيب محدد أو سترن كلها بنفس الوقت.
- الذكاء الاصطناعي: اتجهت العديد من الشركات اليوم للذكاء الاصطناعي التوليدي وسخرته لخدمة مصالحها، كما تعز مفهوم التسويق الرقمي باستخدام الذكاء الاصطناعي وإضافةً لذلك، تقدم أفضل أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة ميزات نصوص المؤتمرات عبر الويب، مع إرسال ملخصات بعد الاجتماعات مرفقة بمهام المتابعة كل ذلك باستخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي، هذا بالإضافة إلى تقديم المساعدة في تحديد وتوصيف مشاعر العملاء أثناء إجراء المكالمات.
- التكامل مع التطبيقات والبرامج الأخرى: تتمتع اليوم غالبية أنظمة الـ VoIP بقدرتها على التكامل مع عدد هائل من التطبيقات وبرامج الأعمال المتنوعة، مثل منصات إدارة علاقات العملاء إضافةً للمكاتب الأخرى وما تبقى من أقسام النظام البيئي التابع للشركة.
- التكلفة: ننصحك أن تختار منصة تقدم خدماتها باحترافية وتلبي الميزات التي تطلبها أنت دون تكلفة إضافية. لذا لا تختر المنصات الأرخص فقط. لأنه وفي بعض الأحيان قد تقدم لك المنصة رسومًا شهرية قليلة، إلا أنها قد تفرض أموالًا إضافية ورسوم لأي ميزات أخرى. اختر منصة تحقق التوازن بين السعر الشهري والميزات الحيوية المقدمة.
- قابلية الاستخدام: ننصحك بالابتعاد عن المنصات التي تحتاج لتدريب مكثف من أجل الفهم، نظرًا لكونها قد تسبب إحباطًا لك ولموظفيك وقد تعطل إنتاجية الشركة. احتر أفضل أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة بحيث تكون بديهية ولا تحتاج لوقت طويل للتنقل.
- المصداقية: من الضروري أن تتمتع منصة نظام الهاتف المختارة بموثوقية ووقت تشغيل لا يقل عن 99.999%، وهو ما يُعتبر المعيار القياسي في الصناعة. أي أن المنصة قد تتوقف لمدة 5 دقائق بالسنة، من أجل التخفيف من مشاكل زمن الوصول وتأخير المكالمات.
- إمكانيات الهاتف المحمول: أي من خلال وجود تطبيقات محمولة على الهواتف النقالة للموظفين، الأمر الذي يشكل فارقًا كبيرًا في حال عدم تواجد الموظف في موقع العمل بشكل دائم، أو الانتقال من منطقة لأخرى. ومن بين افضل أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة التي توفر هذه الميزة منصة DialPad، حيث تسمح المنصة بتحويل المكالمات من سطح المكتب للكمبيوتر إلى الهاتف المحمول دون أي انقطاع.
تكلفة أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة
تختلف تكلفة أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة حسب الميزات المقدمة ومستوى الخدمة المختارة، إلا أنها عادةً ما تكون بين 15 إلى 50 دولار أمريكي لكل مستخدم شهريًا. كما يتم أحيانًا إدراج الأسعار المعلن عنها عبر خطة دفع افتراضية سنوية لعدد كبير من المستخدمين. وفي حالة الشركات الكبيرة التي تقوم بشراء عدد هائل من الحسابات وتكون ملتزمة بعقد سنوي، فيتم تخفيض الأسعار لكل مستخدم حتى نسبة تصل لـ 25%.
لذا ننصح الشركات الصغيرة التي تشتمل على عدد من الموظفين أقل من 10 أشخاص، أن تولي موضوع الأسعار المعلن عنها على مواقع الويب اهتمامًا خاصًا، كون هذه الخطط تختار بشكل مسبق خطة تتضمن أكثر من 20 مستخدم مع تسعير دفع سنوي. كما ينبغي أيضًا النظر للمتطلبات المتعلقة بالحد الأدنى للمقاعد عند مقارنة الأسعار للشركات والفرق الصغيرة.
من جهةٍ أخرى، تميل غالبية الشركات لتخفيض الأسعار الشهرية عبر استبدال الميزات القياسية المقدمة بإضافات جزئية، وهو ما يعتبر طريقة جيدة لتخفيف التكاليف أي أنه بإمكانك أن تتخطى بعض الميزات مثل تسجيل المكالمات.
وإلى جانب ذلك هناك شركات تقدم مرونة أكثر من خلال السماح بمزج الخطط المقدمة ومطابقتها من أجل دعم الموظفين بشكل فعال.
لكن دعونا نتساءل: هل هناك فرق بين خدمة الهاتف للأعمال ونظام الهاتف للأعمال؟
نعم، هناك فرق واختلافات بين خدمة الهاتف التجارية ونظام الهاتف للشركات الصغيرة. على الرغم من أن كل منهما يوفر كل الأدوات اللازمة للتواصل الفعال مع الموظفين والعملاء داخل وخارج الشركة، إلا أن خدمة الهاتف للأعمال هي جزء من نظام الهاتف للشركات الصغيرة.
في الختام:
من الضروري عند التفكير بين أفضل أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة مراعاة بعض النقاط والمعايير الهامة والتي أشرنا إليها في مقالنا، مثل التكلفة والميزات المُقدمة والتكامل مع التطبيقات والبرامج الأخرى.
وذلك لتقديم أفضل خدمة للعملاء عبر التواصل الفعال معهم إلى جانب الموظفين في الشركة أيضًا. وكل ذلك يصب في مصلحة العمل وتحسينه ونموه على حدٍ سواء.
