يساعد الاختيار المدروس والجيد لنظام نقاط البيع للشركات الصغيرة أو POS اليوم أصحاب الأعمال والتجار في تيسير أعمالهم ومدفوعاتهم، وإكمال عمليات الشراء بما يؤثر بشكلٍ كبير على نجاحهم.
حيث تعبر نقطة البيع عن جهاز أو برنامج يعالج المعاملات المالية للعميل، سواءً كان ذلك بشكلٍ شخصي أو حتى عبر شبكة الانترنت. ومع تقدم التكنولوجيا اليوم وتسارع وتيرة الاتصالات، تطورت نقاط البيع بشكلٍ كبير لتكون أكثر تعقيدًا، مع ميزات إضافية تنعكس إيجابًا على كل من التجار والعملاء على حدٍ سواء. تابع معنا قراءة مقالنا لتدخل أكثر في مفهوم نقاط البيع وميزاتها وسلبياتها.
نظام نقاط البيع للشركات الصغيرة
يمكن تعريف نظام نقاط البيع أو ما يُعرف بـ Point Of Sale System بأنه أداة مهمة وأساسية تتكون من قسمين رئيسيين هما: الأجهزة والبرامج، وتعمل على تبسيط العمليات المالية، وزيادة النمو. كما تستخدم في كل من متاجر التجزئة والمطاعم والشركات القائمة على الخدمات، ما يجعلها مثالية لأصحاب الشركات الصغيرة والناشئة (قد يهمك أيضًا: الشركات الصغيرة وتحليل المنافسة قوى بورتر الخمسة).
حيث تقدم أنظمة نقاط البيع مجموعة من الميزات من بينها برامج إدارة علاقات العملاء أو ما يعرف ب CRM، فضلًا عن التحليلات وإعداد التقارير وغيرها من أدوات التسويق وإدارة المخزون (اقرأ أيضًا: تقييم المخزون باستخدام Fifo مقابل Lifo) والميزانية.
هذا مع قدرتها على الاتصال بتطبيقات أخرى قد تستخدمها الشركة، الأمر الذي يوفر الوقت عبر مزامنة البيانات بشكلٍ تلقائي أثناء حدوث المبيعات في الوقت الفعلي.
لربما تتساءل ما هو أول نظام نقاط بيع في التاريخ؟
كان السجل النقدي هو أول نظام نقاط بيع تم اختراعه من قبل “جيمس ريتي” الذي كان يملك صالون في أوهايو في عام 1879. حيث كان يسمح للمستخدمين تسجيل معاملاتهم على سجل من أجل إدارة المحاسبة بأنواعها ورأس المال بشكلٍ أفضل. علمًا أن ريتي كان قد باع اختراعه هذا بعد 5 سنوات لشركة National Cash Register Corporation (NCR).
كيفية عمل نظام نقاط البيع
كما أشرنا في الفقرة السابقة، فإنّ الهدف الأساسي لنظام نقاط البيع هو حساب التكلفة الإجمالية وأخذ الدفع، ليتم بعد ذلك تسجيل المعاملة. والمثال التالي يوضّح آلية عمل النظام:
لنفترض أنك في سوبر ماركت وقمت بشراء غرض ما، سيقوم نظام نقاط البيع بإدخال العناصر عبر ماسح الباركود، ليقوم البرنامج بدوره بتسجيل كل البيانات من اسم وكمية. وعند الانتهاء من إدخال الأغراض التي قمت بشرائها سيحين وقت الدفع، والذي سيكون إما نقدًا عبر تمرير الأوراق النقدية في جهاز أو مباشرةً لأمين الصندوق، أو من خلال بطاقة ائتمان تمرّر أو تدخل على قارئ البطاقات.
وحينها يتصل الجهاز بالبنك الذي تتعامل معه، ومن الممكن طلب رمز PIN والتحقق من وجود ما يكفي من الأموال لإتمام المعاملة. ليتم بعد ذلك تأكيد إكمال المعاملة أو رفضها، مع إنشاء إيصال يؤكد إتمام العملية.
وفي حال كانت معاملة الدفع عبر الانترنت، فالعملية مختلفة قليلًا. يكفي النقر على خيار الدفع ومن ثم إدخال ما يلزم من تفاصيل دفع خاصة بك، مثل معلومات البطاقة والرقم والعنوان.
مزايا نظام نقاط البيع
يمتلك نظام نقاط البيع للشركات الصغيرة مجموعة من المزايا من أهمها:
- إدارة المخزون بشكلٍ أفضل.
- تحسين الأمن.
- القدرة على الوصول للبيانات على مدار الساعة وطيلة أيام الأسبوع.
- تخفيض التكاليف.
عيوب نظام نقاط البيع
على الرغم من الإيجابيات السابق ذكرها لنظام نقاط البيع للشركات الصغيرة، إلا أن هنالك بعض السلبيات المتمثلة في:
- نفقات وتكاليف الاستثمار والبرمجيات وتكاليف الترقية.
- ضرورة الاتصال بالانترنت.
- وجود بعض البرامج الضارة، فضلًا عن المخاطر الأمنية.
أجهزة أنظمة نقاط البيع للشركات الصغيرة
يوجد نوعان من أجهزة نقاط البيع التي يمكنك استخدامها في حال امتلاكك لشركة صغيرة وهي:
نقاط البيع العامة، ونقاط البيع المتقدمة وسندخل بالتفصيل في كل نوع منها:
أجهزة نقاط البيع العامة
يشتمل هذا النوع من نظام نقاط البيع للشركات الصغيرة على مكونين فقط هما: جهاز يتصل بالانترنت وقارئ البطاقات. بالنسبة للجهاز المتصل بالانترنت، فهو غالبًا جهاز لوحي من النوع iPad أو حتى هاتف ذكي. في حين يتصل قارئ البطاقات عبر البلوتوث أو من خلال الجهاز اللوحي أو الهاتف الذكي، ليقوم بقراءة بطاقات الائتمان أو الخصم.
يمكنك أن تستخدم أجهزة مجانية لقراءة بطاقات الشريط المغناطيسي، لكن ننصحك بترقية القارئ إلى طراز يتضمن تقنية EMV ليصبح بإمكانك قبول بطاقات الشريحة، فضلًا عن ضرورة احتواء القارئ على تقنية NFC التي تسمح ببطاقات الائتمان غير التلامسية، أو الدفع عبر الهاتف المحمول. مثل المحافظ المحمولة أو Apple Pay.
أجهزة نقاط البيع المتقدمة
يتضمن هذا النوع من نظام نقاط البيع للشركات الصغيرة إعدادات معقدة أكثر مثل التالي:
- شاشة العرض: لتتمكن من رؤية جميع التفاصيل المتعلقة بالمبيعات، والتي تتم معالجتها مع عرض الخطوات الضرورية لإكمال معاملة البيع.
- لوحة مفاتيح: وهي موجودة في بعض أنظمة نقاط البيع من أجل إدخال المبالغ بشكلٍ يدوي، أو حتى كتابة بعض الأرقام مثل أرقام هواتف العملاء أو حتى عناوين البريد الالكتروني الخاص بهم.
- درج النقود: وهو عبارة عن درج لتخزين المال إلى جانب كل من الإيصالات وغيرها من مستندات أخرى. ومن الضروري أن يتلقى الدرج إشارات الفتح والإغلاق من خلال واجهة نقاط البيع الرقمية.
- ماسح الباركود: وهو جهاز مهمّته قراءة الباركود الموجود على العنصر المباع، من أجل تحويل المعلومات ضمنه إلى أسماء وأسعار المنتجات التي بدورها ستظهر على شاشة نقاط البيع، ما يسهّل من عملية البيع ويسمح بأتمتة تتبع المخزون.
- جهاز لالتقاط التوقيع: قد لا يكون ضروريًا وذلك حسب نوع شركتك، لكن بشكلٍ عام يقوم هذا الجهاز بالتقاط توقيع العميل رقميًا. علمًا أن غالبية شبكات البطاقات لم تعد تطلب عملية التحقق من التوقيع.
- طابعة الإيصالات: وهي آلة مهمّتها طباعة ملخص المشتريات. ويقوم أمين الصندوق بسؤال المشتري إن كان يرغب بالحصول على إيصال مع إمكانية الاحتفاظ بنسخة منه لصاحب العمل.
- كشك الخدمة الذاتية: وهو كشك يعمل باللمس يمكن للعميل من خلاله أن يقدم طلبه مثلًا في سلسلة مطاعم وجبات سريعة. يمكن لهذه الأجهزة أن تخفف من الازدحام والضوضاء وسوء التواصل بشأن الطلبات، فضلًا عن تبسيط وتسهيل استرجاع الطلبات.
- الميزان الرقمي: وهو مفيد في حالة تحصيل ثمن سلعة ما حسب الوزن. خاصّةً مع إمكانيته في حساب السعر بسرعة مقابل الوزن. وينبغي هنا ربط الميزان الرقمي بنظام نقاط البيع الخاص بالشركة من أجل إجراء ما يلزم من تغييرات على المخزون.
- أجهزة التوجيه أو الرواتر: لا تُعتبر عمليًا نقطة بيع إلا أنها حاجة ضرورية وأساسية لتشغيل نظام نقاط البيع للشركات الصغيرة وربطها بالانترنت. حيث تقوم أغلب شركات نقاط البيع ببيع هذه الأنواع من الأجهزة، وهو أوفر لك كونك ستدفع مرة واحدة.
- لوحات القوائم الرقمية بالإضافة لأنظمة عرض المطبخ: وهي أجهزة نقاط بيع هامّة بشكلٍ خاص للمطاعم، تساعد العميل على رؤية قائمة ليطّلع على الأنواع المتاحة، في حين تسمح أنواع منها في عملية تقديم الطلب أيضًا.
برامج أنظمة نقاط البيع للشركات الصغيرة
حتى يعمل نظام نقاط البيع للشركات الصغيرة، لا بدّ من وجود برنامج يقوم بتشغيله. حيث ينبغي أن يتضمن البرنامج مجموعة من الميزات والقدرات ومن أهمها:
- تطبيق هاتف محمول أو برامج قائمة على السحابة أو الويب: ويعد أفضل خيار لشركتك في حال كنت تريد أن تدير نظام نقاط البيع من خلال هاتفك المحمول، لقدرة هذا البرنامج على إجراء المعاملات من أي مكان شريطة أن تحمل جهازك المحمول وقارئ بطاقات.
- برامج محطات طرفية محلية: وهي برامج يمكن الوصول إليها حصرًا من مكان العمل، أي عند أمين الصندوق أو نقطة بيع أخرى.
- ميزة التوافق مع برامج المحاسبة: وهي ميزة ضرورية لتحقيق التكامل مع برنامج المحاسبة الذي تعتمده في شركتك، يساعدك في التخطيط بشكل مدروس لميزانية عملك.
- ميزة تعقب المخزون: وتعتبر سمة ضرورية من أجل تحديث عدد المخزون بشكلٍ تلقائي عند مسح الباركود.
- معالجة بطاقات الهدايا: وهي ميزة غير متوفرة في جميع أنظمة نقاط البيع، لكن إهمال هذه الميزة قد يسبب معالجة معقدة وصعبة لبطاقات الهدايا.
- إنشاء طلبات الشراء للبائعين: تُعتبر هذه الوظيفة بمثابة امتداد لإمكانيات تتبع المخزون، حيث تتيح بعض الأنظمة إمكانية إعادة الترتيب التلقائي للمنتجات في حال انخفاض المخزون ووصوله لحد معين، ما يوفّر ميزة إعادة ترتيب المنتجات الأمر الذي يعكس لك توفر عناصر عديدة تعتبر أكثر شعبية من غيرها.
- إدارة معلومات البائعين والعملاء: يمكن لنظام نقاط البيع للشركات الصغيرة أن يدير معلومات العملاء من خلال التقاط هذه المعلومات عند كل عملية بيع، في حين قد تسمح أنظمة أخرى باستخدام الإيصالات الرقمية لطلب تعليقات عملائك، إما على شكل استطلاعات رأي أو على شكل مراجعات.
- إمكانية تتبع أداء العاملين: تفيد بعض أنظمة نقاط البيع للشركات الصغيرة في تتبع مقاييس الموظفين مثل ساعات عملهم وحجم مبيعاتهم.
ما هي تكلفة أجهزة وبرامج نظام نقاط البيع للشركات الصغيرة؟
بشكلٍ عام تتراوح تكلفة أجهزة وبرامج أنظمة نقاط البيع التي تحتاجها شركتك بين عدة مئات من الدولارات إلى آلاف الدولارات، في حال كانت الحزم متقدمة ومتطورة .
لكن وفي حال كانت شركتك الناشئة لا تتحمل تكاليف كبيرة، يمكنك الاستغناء عن الحزم واستخدام مكونات رئيسية فردية تحتاجها في نظام نقاط البيع الخاص بك. وهنا عليك أن تأخذ بعين الاعتبار مدى حاجتك لنظام ثابت أم متنقل، وميزات البرامج التي تريدها، ومدى توفّر دعم جيد للعملاء.
أهم برامج نظام نقاط البيع لعام 2024
تتضمن القائمة التالية أكثر برامج نقاط البيع للشركات الصغيرة شيوعًا في عام 2024 وهي:
- نظام Square Pos: وهو نظام فعال جدًا للشركات الناشئة ذات الميزانية المحدودة.
- نظام Clover: نظام نقاط بيع متطور ومتقدم يقدم ميزات متطورة.
- نظام Shopify POS: يعتبر نظام نقاط بيع جيد جدًا سيما لشركات البيع بالتجزئة (ننصحك بقراءة: أفضل برامج التسويق بالعمولة للبيع بالتجزئة).
- نظام Lightspeed POS: من أنظمة نقاط البيع الممتازة في مجال ولاء العملاء.
- نظام Aloha Clouds: من أفضل أنظمة نقاط البيع المخصّصة للمطاعم.
- نظام Erply: وهو أفضل نظام نقاط بيع مختص بإدارة المخزون.
- نظام PayPal POS: نظام نقاط بيع ممتاز لأصحاب المشاريع الفردية.
في الختام:
يقوم نظام نقاط البيع للشركات الصغيرة بتبسيط عمليات البيع بالتجزئة من خلال أتمتة المعاملات، فضلًا عن تتبع المبيعات الهامة. ومع الميزات المختلفة التي تتوفر في الأنظمة الحالية والتكولوجيا المتقدمة، أصبح بإمكان الشركات الصغيرة تحقيق نمو أوسع وتجنب المشاكل مع العملاء.
