إن كنت مالك شركة أو رجل أعمال، فإن الحصول على الأموال في الوقت المحدد يعتبر أولوية قصوى بالنسبة لك ولعملائك. يبقى هذا الأمر رهنًا بالمصادفات ما لم تقم بإعداد شروط الدفع في المحاسبة الصحيحة وتوضيحها مع عملائك. ينتج عن حالة الفوضى هذه تأخر في تسليم الدفعات، وضعف في التدفق النقدي، وضغوطات هائلة على فريق العمل.
لحسن الحظ، هناك خطوات بسيطة يمكنك اتخاذها لتحسين طرق الفوترة الخاصة بك، وتعزيز أدائك قدر الإمكان. تعتمد هذه الطرق على إيجاد منظومة ومجموعة من الشروط المنظّمة للدفعات النقدية. نلقي في مقالنا هذا نظرة على 15 شرطًا قياسيًا للدفع المحاسبي، وندرس كيفية استخدامها في عملك لتبسيط مدفوعات العملاء، وتحقيق استقرار التدفق النقدي.
ما هي شروط الدفع في المحاسبة
قبل الحديث عن شروط الدفع القياسية، نبدأ بتوضيح مفهوم شروط الدفع بشكل عام. تشير شروط الدفع إلى مجموعة من القواعد والشروط المتفق عليها بينك وبين عملائك بهدف إزالة الالتباس وضمان الشفافية مع العملاء.
يمكن ملاحظة هذه الشروط عند إنشاء فاتورة لعميل معين. توضح شروط الدفع عدة نقاط أساسية بما يشمل:
- موعد وآلية الدفع التي سيتم الاتفاق عليها بينك وبين العميل.
- تحديد توقعات واضحة حول الدفعات المستقبلية، بما في ذلك كيف ومتى تفضل أن يتم الدفع لك.
- العقوبات المفروضة على الدفعات الفائتة أو المتأخرة.
- يعد إعداد شروط دفع شفافة أمرًا ضروريًا لنجاح أعمالك، وسهولة الدفع من قبل العملاء. كما أنها مهمة جدًا لأن التدفق النقدي لشركتك الصغيرة يعتمد على مدى سرعة قيام عملائك بالدفع لك (إن كنت من أصحاب الشركات الصغيرة اقرأ مقالنا: أهم منصات CRM للشركات الصغيرة).
- تسهل شروط الدفع التنبؤ بالتدفق النقدي وقبول المشاريع الجديدة والاستثمار في الفرص الجديدة.
ما هي شروط الدفع المحاسبية القياسية
شروط الدفع المحاسبية القياسية هي مجموعة من الاختصارات الهامة المساعدة في تحديد كيفية تسليم الدفعات. اشتهر من هذه الشروط 15 شرطًا متفق عليها عالميًا نذكر منها:
| الشرط | التوضيح |
| 1MD | يشير 1MD إلى عملية دفع رصيد الإمدادات الخاص بشهر كامل. |
| PIA | تعتبر اختصارًا ل “payment in advance” أي “الدفع مقدمًا”. يشير هذا المصطلح إلى أنه يجب أن يتم الدفع بالكامل قبل تسليم البضائع أو الخدمات. |
| CIA | هي اختصار لعبارة “cash in advance” أي “النقد مقدمًا”. تعني إضافة هذا المصطلح أنه يجب سداد المبلغ بالكامل نقدًا قبل تسليم البضائع أو الخدمات. |
| عند الاستلام | عندما تستخدم طريقة الدفع المستحق عند الاستلام (Upon receipt)، فإنك تتوقع السداد بمجرد استلام العميل للفاتورة. |
| Net 7 | الدفع مستحق خلال سبعة أيام. |
| Net 21 | الدفع مستحق خلال 21 يومًا. |
| Net 30 | الدفع مستحق خلال 30 يومًا. (قد ترى أيضًا Net 60 وNet 90 ومصطلحات مشابهة.) |
| EOM | يجب الدفع في نهاية الشهر الذي تم فيه استلام الفاتورة. |
| 15 MFI | إذا رأيت الشرط 15 MFI في نهاية إحدى الفواتير، يكون الدفع عندها مستحقًا في اليوم الخامس عشر من الشهر التالي لتاريخ الفاتورة. |
| 2/10 Net 30 | يعني هذا المصطلح أن الدفع مستحق خلال 30 يومًا، ولكن يمكن للعميل الحصول على خصم 2 بالمائة للدفع خلال 10 أيام. |
| COD | يعتبر COD اختصارًا ل “cash on delivery” أي “الدفع عند التسليم”. ويعني ذلك أنه يجب دفع ثمن السلع أو الخدمات نقدًا في وقت التسليم (تعرّف على: أفضل أفكار المشاريع الصغيرة برأس مال بسيط). |
| CND | اختصار “cash next delivery” أي “التسليم النقدي التالي”. وهذا يعني أنه يجب أن يتم الدفع قبل التسليم التالي. |
| CBS | تعني النقد قبل الشحن “cash before shipment”. يشير هذا المصطلح إلى وجوب دفع الرصيد قبل شحن المنتج إلى العميل. |
| CWO | تعني “cash with order ” أي “النقد مع الطلب”، يعني أنه يجب على العميل دفع الفاتورة بالكامل قبل إنتاج البضائع وشحنها. |
| الخصم التراكمي | الخصم التراكمي (Accumulation discount) هو خصم يُعطى على طلبية كبيرة. |
ما الذي يجب أن تتضمنه فواتيرك
يجب أن تتضمن الفواتير الصادرة عنك مجموعة من المعلومات الهامة. بشرط أن تكون هذه التسجيلات دقيقة ومأخوذة في الوقت المناسب. إليك قائمة شاملة بأبرز المعلومات الواجب ذكرها ضمن الفاتورة:
- تاريخ الفاتورة: من أهم المعلومات ضمن الفاتورة هي التحديد الدقيق لتاريخ إرسال الفاتورة.
- المبلغ المستحق: يجب أن توضح الفاتورة بوضوح المبلغ المستحق رقمًا وكتابةً.
- تاريخ استحقاق الدفع: يمثل الوقت المتوقع استلام الدفعات فيه. تكون بعض الفواتير مستحقة الدفع على الفور، بينما يحدد البعض الآخر تاريخ لاحق للدفع. على سبيل المثال، إذا كان الدفع مستحقًا خلال 30 يومًا، سنرى ضمن شروط الدفع “Net 30”.
- رقم الفاتورة: يساعد رقم الفاتورة العملاء وفريق المحاسبة على متابعة الفواتير والتحقق منها.
- العملة المقبولة: تضيف الشركات التي تتعامل مع عملاء دوليين بند العملة المقبولة إلى الفاتورة، لتحديد العملة المقبول الدفع من خلالها.
- طرق الدفع المقبولة: تقبل بعض الشركات بطرق الدفع الإلكترونية بينما تكون هذه الطرق غير مقبولة بالنسبة للبعض. لذا يفضل أن توضح الشركة هذه النقطة ضمن الفاتورة. على سبيل المثال: بطاقات الائتمان، المدفوعات الإلكترونية، ومدفوعات ACH.
- شروط الدفع الإضافية: يجب على الشركة أن توضح أنّ أي بنود إضافية يجب أن يعرفها العميل. على سبيل المثال، حالة تقديم خصم على الدفع المبكر أو توقع تأمين دفعة أولية مبكرة.
اقرأ أيضًا:ما هو الدفع التجاري للشركات (CTP) وكيف يعمل
كيفية استخدام شروط الدفع المحاسبية لصالحك
يساعدك فهم الشروط المحاسبية والاستخدام الصحيح لها علی تلافي العديد من المشكلات والمحافظة على علاقة طيبة مع العملاء. لذا نقدم لكم قائمة مساعدة لتحديد شروط الدفع المحاسبية:
- تخصيص الفواتير: عند العمل مع عملاء محددين بشكل دوري أو دائم. يفضل أن تراعي دراستك الخاصة لكل عميل، وفهمك لقدرات هذا العميل واحتياجاته في تحديد شروط مناسبة ومنطقية للدفع. على سبيل المثال، قد تفضل استخدام نموذج Net 30 أو Net 90 مع أحد العملاء، بينما يكون من الأنسب في بعض الحالات استخدام النموذج “عند الاستلام” في عملية الدفع. يتأثر هذا القرار بجملة من العوامل الهامة منها وضع التدفق النقدي لديك، وعلاقاتك مع العميل.
- اطلب دفعات مقدمة: يساعد استخدام شرط الدفع المقدم في المحافظة على السيولة والتدفق النقدي ضمن الشركة. لذا عندما تسنح لك الفرصة اطلب دفعة مقدمة. من الجدير بالذكر أن العمل وفق نموذج الدفع المقدم يكون أفضل في حالة الخدمات والشركات الصغيرة. عندها لابد من توضيح هذا الشرط للعملاء بشكل مسبق واستقراء قدرتهم على الإيفاء به.
- اطلب إيداعًا: تحدثنا عن ارتباط شروط الدفع المحاسبية بتوفر التدفق النقدي الكافي. لذا إن لم تكن الدفعات المقدمة مناسبة لبعض العملاء، يمكنك أن تطلب إيداعًا. يعد هذا الإعداد خيارًا جيدًا للعاملين المستقلين ورواد الأعمال المنفردين. على سبيل المثال، تستطيع طلب إيداع مقدم بنسبة 40% في حال كنت تعمل على مشروع كبير يحتاج إلى وجود تدفق نقدي مناسب.
- ضع خطة دفع شهرية تلائم الطرفين مع عملائك المستمرين. على سبيل المثال، إن كنت مستشار قانوني لدى إحدى الشركات. فكر في طلب مبلغ شهري يتم طلبه لقاء الحصول على خدماتك.
نصيحة:
إن لم يدفع العملاء فواتيرهم، أرسل بدايةً رسالة تذكير ودية يمكن أن تتضمن فاتورة محدثة. في حال عدم الاستجابة، تحدث مع عملائك، وحاول إيجاد حل يناسب الجميع، اجعل الخيار القانوني هو الملاذ الأخير .
كيفية إعداد شروط الدفع المحاسبية الفعالة
إن كنت تواجه صعوبة في إعداد شروط الدفع في المحاسبة، وتعاني لإقناع عملائك بدفع فواتيرهم في الوقت المحدد. عندها ستحتاج إلى إعداد شروط أكثر فعالية، واتباع مجموعة من النصائح والملاحظات التي نقدمها لك في القائمة التالية:
استخدم برامج المحاسبة
تساعدك برامج المحاسبة على إدارة الفواتير وتبسيط عملية إعدادها، بما في ذلك تحديد شروط الدفع، إرسال الفواتير بسرعة أكبر، ارتكاب أخطاء أقل، وتتبع الدفعات القادمة، وإرسال تذكيرات تلقائية بالدفع المتأخر، وتسوية حسابك بسهولة. من أبرز هذه البرامج نذكر: برنامج Odoo للمحاسبة، Zoho Books، أو أداة Plooto.
فضلًا عن ذلك، يضمن برنامج المحاسبة بقاء سجلاتك المالية منظمة، ويساعدك على إدارة ضرائب أعمالك الصغيرة.
كن صريحًا
عند الحديث مع عملائك بشأن شروط الدفع. تأكد من الجلوس مع العملاء سيما الجدد منهم. تأكد من فهم العميل لكامل شروط الدفع لا تنسى أي بنود خاصة أو قد تكون مبهمة بالنسبة للعميل.
- اشرح الشروط شفهيًا ثم قدم وصف مكتوب بدقة ولغة مفهومة ضمن عقد العمل.
- يساعدك هذا المستوى من الوضوح والشفافية في تجنب الكثير من اللبس والمشكلات متوقعة الحدوث.
حافظ على اللباقة
احرص على بناء علاقة متينة مع عملائك عبر تقديم خدمات جيدة من جهة، واستخدام طريقة مهذبة لطلب الدفع من العملاء. إن اللجوء إلى الأساليب الفظة قد تسبب لك خسارة عميل مهم جدًا.
تعرّف على أبرز مهارات العمل: مهارة اتخاذ القرار descicion making، مهارة العمل ضمن فريق، مهارة حل المشاكل problem solving
تحلى بالمرونة
قد يستخدم العملاء طرقًا مختلفة للدفع، لذا يجب عليك أن توفر خيارات الدفع المختلفة والمتناسبة مع طرق الدفع المفضلة لدى العملاء. كما ننصح أيضًا بتوفير طرق الدفع الالكترونية، والدفع من خلال العملات المشفرة.
اعتمد مبدأ تقصير تاريخ الاستحقاق
إحدى أفضل الطرق لجعل عملائك يدفعون بشكل أسرع مما هو متوقع هي وضع نطاق زمني ضيق لاستحقاق الدفع.
- قد تصادف على سبيل المثال عميلًا يتجاهل باستمرار الدفع عند استخدام شرط 30 Net.
- بالرغم من أن هذا المعيار يعد المعيار الذهبي بالنسبة للعديد من الصناعات.
- يمكنك في هذه الحالة تجاهل هذا الشرط واختصاره إلى Net 21 أو Net 14.
تقديم خصم للدفع المبكر
أحد أسهل الطرق لضمان الحصول على الدفع المستحق في الوقت المناسب هو تقديم خصومات الدفع المبكر. تعتبر هذه الطريقة من أكثر ممارسات الفوترة استخدامًا من قبل الشركات.
- على سبيل المثال، يمكن أن تكون الشروط القياسية الخاصة بك هي Net 30. عندها بإمكانك أن تضع خصم بنسبة 2 بالمائة للعميل الذي يدفع الفاتورة خلال خمسة أيام.
- لذا، إذا كان العميل مدينًا بمبلغ 1000 دولار أمريكي، سيحصل على خصم قدره 20 دولار أمريكي.
- بالرغم من خسارة جزء من أموالك بسبب استخدام هذه الطريقة، إلا أنك تحسّن التدفق النقدي في الشركة. والذي يعتبر الشريان الحيوي لنجاح أعمالك واستقرارها.
إحصائية:
وجدت دراسة أجرتها مؤسسة “FreshBooks” أن استخدام كلمة “شكرًا” في شروط دفع الفاتورة يزيد سرعة دفعها بنسبة 90 بالمائة تقريبًا خلال مدة تتراوح من 7 أيام إلى 14 يوم. كما أظهرت هذه الدراسة أن استخدام كلمة “من فضلك” له أثر مماثل على العملاء.
أفضل برامج المحاسبة لإدارة شروط الدفع المحاسبية
يساعدك اختيار برامج المحاسبة في إدارة الفواتير وشروط الدفع بشكل أفضل. كما يساعد في وضع أسس مالية صحيحة لمستقبل الشركة وأعمالها. إن أردت الاختيار بين المنصات والبرامج المحاسبية ننصح باختيار أحد التطبيقات التالية:
برنامج QuickBooks Online للمحاسبة
يعتبر QuickBooks Online أحد أفضل برامج إدارة شروط الدفع المحاسبية وأكثرها انتشارًا. إن هذا التطبيق من أشهر التطبيقات متعدد الاستخدامات، ذات التكلفة المقبولة. يناسب شريحة واسعة من العملاء مع خطط سعرية متعددة وخيارات واسعة. ننصح به لأصحاب الأعمال الصغيرة والمتوسطة.
مميزات برنامج QuickBooks
يقدم برنامج QuickBooks العديد من المميزات لمستخدميه نذكر منها:
- يدهم تطبيق QuickBooks Online خيار الفواتير المخصصة.
- كما يسمح لك بالاختيار من بين مجموعة من شروط الدفع واستخدام شروط دفع مخصصة لعملاء محددين.
- يوفر هذا البرنامج مجموعة من الفواتير والنماذج القابلة للتخصيص.
- يضيف هذا التطبيق إلى مميزاته العديدة خيار تتبع الفاتورة التي تساعد فريق المحاسبة في متابعة فواتير أعداد كبيرة من العملاء.
اقرأ أيضًا: نصائح هامة لكل طامح للنجاح في عالم الاستشارة
برنامج Plooto لأتمتة المحاسبة وفواتير العملاء
إن تطبيق Plooto هو أحد الخيارات الممتازة بالنسبة للشركات الراغبة في تبسيط عمليات الدفع الخاصة بها، وإبلاغ شروط الدفع لعملائها بوضوح. لذا إن كنت أحد الباحثين عن أسهل وأفضل طرق الأتمتة وتبسيط المعاملات المالية والفواتير مع العملاء يعتبر تطبيق Plooto هو الخيار الأفضل.
مميزات تطبيق Plooto
من مميزات تطبيق Plooto العديدة اخترنا لكم أهمها:
- يضمن هذا التطبيق عمليات سلسة واستراتيجية مريحة لكلا الطرفين تضمن لك ولعميلك المحافظة على علاقة طيبة وشروط واضحة سهلة الفهم.
- يسمح لك برنامج Plooto بأتمتة مدفوعات العملاء.
- يدعم المدفوعات عبر بطاقات الائتمان والخصم، والتحويلات الإلكترونية والعديد من الخيارات التي ترفع مستوى الرضا لدى العملاء.
أداة Zoho Books للشركات الصغيرة والمتوسطة
قدمنا في مقالات سابقة شرحًا مفصلًا عن أداة Zoho Books لتنظيم الأعمال وإدارة علاقات العملاء. لا يقل منتج Zoho Books أهمية عن باقي منتجات الشركة، فهو:
- خيار جذاب للغاية من حيث التكلفة يلائم الشركات الصغيرة والمتوسطة.
- يساعد الشركات والمؤسسات على أتمتة عملياتها المحاسبية والفواتير والمدفوعات عبر الإنترنت والمزيد.
مميزات تطبيق Zoho Books لأتمتة العمليات المحاسبية
من مميزات تطبيق Zoho نذكر ما يلي:
- إرسال الفواتير المتكررة وتذكيرات الدفع لضمان التدفق النقدي الثابت وتحويل أوامر المبيعات أو التقديرات بسرعة إلى فواتير.
- يمكنك بسهولة تكوين شروط دفع جديدة للعملاء أو تعيين شروط دفع مخصصة لمواقف محددة.
- خطة سعرية معقولة جدًا ومناسبة لشريحة واسعة من العملاء.
- واجهة المستخدم بسيطة وسهلة الاستخدام.
في الختام، تساعد دراسة شروط الدفع في المحاسبة على ضبط وتنظيم التفاعلات مع العملاء، مما يحسن من الأعمال ويزيد من رضا العملاء. لذا ننصح بالإطلاع على كل ما هو جديد في هذا المجال. ومتابعة آخر مقالات موقعنا في مجال المحاسبة. كما نؤكد على أهمية وضوح الشروط المحاسبية، وإعدادها بإتقان تلافيًا للثغرات المحتملة الحدوث، ونؤكد على ضرورة التحلي بالصبر والهدوء عند التعامل مع الإشكالات المرتبطة بتأخر تسديد الدفعات. أما وفي حالة عدم الوفاء بالالتزامات ننصح باللجوء إلى الاستشارة القانونية.
