باتَ من المعروف في عالم الخدمات المالية وبالأخص قطاع المحاسبة، أهمية خدمات برامج المحاسبة بشكلٍ عام لكافة أنواع الشركات على اختلاف أحجامها وطبيعة عملها. إلا أننا سنخصّص مقالنا لليوم للحديث عن أهمية خدمات البرامج المحاسبية للشركات المتعددة، أو ما يُعرف باسم الشركات متعددة الكيانات.
خاصةً وأن برامج المحاسبة في هذه الحالة عليها أن تتضمّن خدمات وبرامج وأنظمة تخطيط إضافية، وهو أمر ضروري كون الشركات متعددة الكيانات تتعامل بعمليات تجارية دولية وباستخدام عملات متعددّة أيضًا.
لهذا السبب، سنرشدك إلى أهم برامج المحاسبة التي تقدم خدمات فعالة في مجال الشركات المتعددة، مع الإشارة إلى أهم ميزات كل برنامج.
أفضل خدمات برامج المحاسبة للشركات المتعددة
كما أشرنا في المقدمة فإن الشركات المتعددة أو الشركات متعددة الكيانات تواجه صعوبات في عمليات المحاسبة، فهي تمتلك عدة فروع تابعة لشركة أم، لذلك لا بدّ من وجود برنامج محاسبة موحّد يحقق الكفاءة المطلوبة، ويمتلك أنظمة تخطيط موارد الشركات وغيرها من الأنظمة المحاسبية المتكاملة.
فضلًا عن حلول أتمتة المدفوعات العالمية والحسابات الدائنة، كل ذلك يساعد الشركات المتعددة في إعداد الميزانيات على اختلاف الأقسام والكيانات، بالإضافة إلى إجراء عمليات الدفع الشاملة وإعداد البيانات المالية، فضلًا عن عرض التقارير ووجود لوحات تحكم على مستوى الكيان نفسه. ليتم فيما بعد تجميعها ضمن عروض موحدة للشركة كلها.
تُعتبر أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أو ما يعرف بـ ERP على رأس قائمة خدمات برامج المحاسبة للشركات المتعددة، ويُعتبر ERP نظام قاعدة بيانات موحد لكل من :
- المحاسبة والحسابات المصرفية وتسوياتها.
- الحسابات المستحقة والحسابات الدائنة (اقرأ أيضًَا: أنواع المحاسبة الثمانية وميزات كل منها).
- الدفتر العام والإدارة المالية (ننصحك بقراءة مقالنا عن: محاسبة التكاليف ودورها في الإدارة المالية للشركات).
- طلبات الشراء وسلاسل التوريد.
- إدارة المخزون وإدارة المشاريع.
- التجارة الالكترونية.
نشير أيضًا إلى أنه لا يتم عادةً تضمين أنظمة إدارة علاقات العملاء ضمن أنظمة تخطيط الموارد، فهي تُعتبر مستقلة نوعًا ما. تتضمّن القائمة أدناه مجموعة من أفضل خدمات برامج المحاسبة للشركات متعددة الكيانات أو ما يعرف بالشركات المتعددة. حيث تتضمن هذه الخدمات أنظمة تخطيط موارد مؤسسات (ERP) بالإضافة لبرامج أتمتة الحسبات الدائنة المتكاملة مع أنظمة ERP:
برنامج QuickBooks
يُعتبر برنامج QuickBooks الأفضل بالنسبة للشركات الصغيرة ذات الميزانيات المحدودة والشركات المتوسطة أيضًا، وتعود ملكية البرنامج لشركة Inuit ولأنه منخفض التكاليف، يعتبر مناسب للشركات الصغيرة مع تمتّعه بميزات متعددة الكيانات. ومن ضمن منصات QuickBooks موقع QuickBooks Online القائم على السحابة، بالإضافة إلى برنامج QuickBooks Desktop المحلي.
أما بالنّسبة للشركات المتوسطة، فتتوفر أيضًا نسخة QuickBooks Enterprise Desktop لتلبية عدد معين من المستخدمين، في حال وجدت الشركات أن الإمكانيات المتعددة الكيانات ضمن هذا الإصدار مناسبة وكافية لمتطلباتها واحتياجاتها.
كيف يمكن بدء العمل على QuickBooks؟
تحتاج الشركات إلى شراء اشتراك في Online QuickBooks عبر الانترنت، ويمكن أن يتم التبديل بين الشركات عبر تسجيل دخول واحد. أما في حالة استخدام QuickBooks Desktop فمن الممكن إنشاء عدد غير محدود من الشركات والكيانات التي يتم محاسبتها بترخيص برنامج واحد.
بالإضافة لذلك، يتضمن QuickBooks Online خطط اشتراك SaaS متنوعة مع مستويات متنوعة من الوظائف المضمَّنة، وأقصى عدد من المستخدمين. هذا بالإضافة لميزات برمجية متقدمة في الإصدارات الأحدث، منها الميزات “متعددة العملات”، لكنها ميزات لا يمكن إيقاف تشغيلها بعد أن يتم تمكين خيار “تعدد العملات”.
أما برنامج Quickbooks Desktop فيتضمن أيضًا ميزة تعدد العملات عند تمكينها، لكن من جهة أخرى وفي حال تمّ تفعيل هذا الخيار، ستتوقف غالبًا بعض الميزات الأخرى. وبشكلٍ عام، يتكامل برنامج QuickBooks مع عدد كبير من التطبيقات الإضافية التابعة لجهات خارجية.
وحتى تتعرف أكثر إلى كل برامج مجموعة QuickBooks يمكنك الانتقال إلى متجر تطبيقات QuickBooks، وهناك ستجد أهم البرامج التي يتكامل معها. ونتيجة للميزات السابقة، يُعتبر QuickBooks في مقدمة خدمات برامج المحاسبة للشركات المتعددة.
برنامج Xero
يتم أيضًا تصنيف Xero كأحد أفضل خدمات برامج المحاسبة للشركات متعددة الكيانات، ولا سيما الصغيرة التي تمتلك عددًا غير محدود من المستخدمين. كما أنه برنامج قائم على السحابة يمكنه أن بتعامل مع كيانات متعددة بالإضافة لاحتوائه على وظائف أساسية متعددة العملات، مناسبة أيضًا للشركات الصغيرة.
فضلًا عن ذلك، يمتلك برنامج Xero سوق لتكاملات برامج خارجية يمكنها أن تقدم بدورها خدمات إضافية للشركات، مثل توحيد البيانات المالية وأتمتة تطبيقات محاسبية مع Xero. أما من ناحية التسعير، فيقدم برنامج Xero خطط تسعير متنوعة لـ SaaS حيث تحتوي الخطط ذات المستوى الأعلى عدد غير محدود من المستخدمين.
برنامج Sage Intacct
وهو برنامج محاسبة أمريكي المنشأ قائم على السحابة، كما أنه متعدد الشركات ويعتبر مفضّلًا عند الشركات النامية التي تهتم بالميزانية، أي أنّه مخصّص بشكلٍ كبير للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.
ولعلّ من أبرز ميزاته توفيره لوجهات نظر متعددة الأبعاد من خلال مخطط حسابات أبسط. كما أنه برنامج فعال في التعرف على الإيرادات وغيرها من معايير المحاسبة المقبولة عمومًا GAAP.
يتضمن Sage Intacct أفضل خدمات برامج المحاسبة للشركات المتعددة، لكونه قادر على التكامل مع أنظمة أتمتة الحسابات الدائنة من برامج أخرى مثل برنامج Tipalti وغيرها من برامج محاسبية أخرى.
برنامج NetSuite
يُصنّف برنامج NetSuite من أفضل البرامج المحاسبية سيما للشركات التي ترغب بنظام تخطيط موارد المؤسسات الشامل. حيث يُعتبر NetSuite برنامج محاسبة قائم على السحابة ومتوسط المدى، مع وحدات واسعة من أجل أداء مهام النظام المتكاملة والموحدة. فضلًا عن ذلك، يتعامل NetSuite مع مفاهيم المحاسبة حسب معايير GAAP.
ومن بين خدمات برامج المحاسبة للشركات المتعددة التي يقدمها NetSuite نذكر لكK منتجNetSuite OneWorld والذي يتضمن تقارير في الوقت الفعلي بالإضافة إلى لوحات معلومات.
برنامج Tipalti
برنامج Tipalti هو برنامج محاسبة متخصص لأتمتة الحسابات الدائنة والصرف الأجنبي المتقدم، بالإضافة للمدفوعات العالمية حيث يتضمن نظام تخطيط موارد مؤسسات من النوع متعدد الكيانات، كما أنه نظام قائم على السحابة.
يمكن أن يتكامل Tipalti ببساطة مع منتجات برامج مثل Multi-FX وFX Hedging للمدفوعات، وذلك بطريقة فعالة مع قدرات برنامج أتمتة الحسابات الدائنة. ويقدم Tipalti ميزة إضافية يطلق عليها اسم Tipalti Pi وهي تقنية مدعومة بالذكاء الاصطناعي مدمجة أيضًا مع ChatGPT، تمكِّن مستخدميها من طرح ما يحلو لهم من أسئلة ليحصلوا على معلومات تجارية استخباراتية تبعًا للكيانات والشركة، مما يساعد في اتخاذ قرارات أفضل. كل تلك الميزات جعلت من خدمات Tipalti من بين أفضل خدمات برامج المحاسبة للشركات المتعددة.
ما هي أهم النصائح لاختيار أفضل خدمات برامج المحاسبة للشركات المتعددة؟
إليك بعض الخطوات التي عليك اتباعها قبل اختيار برنامج المحاسبة المناسب لشركتك:
- ابحث عن برنامج يتضمن ميزات متعددة الكيانات.
- توافر ميزة توحيد البيانات المالية بفعالية وسهولة، أي عن طريق اختيار برنامج محاسبة متعدد الكيانات، أو اختيار برنامج يمكن أن يتكامل مع جهة خارجية.
- ضرورة اختيار برنامج محاسبي يتمتع بضوابط مالية وتدقيق أمني.
- ابحث عن برنامج يتمتع بالكفاءة من ناحية العمليات التجارية.
- يجب أن يتوفر في برنامج المحاسبة ميزات متطورة لتحويل العملات الأجنبية والتحوط أيضًا FX.
- ضرورة أن يتضمن البرنامج خاصيّة إزالة المعاملات بين الشركات، والميزانية العمومية بالإضافة لدمج التقارير المالية ضمن التقارير الموحدة.
هل يجوز استخدام برنامج محاسبة واحد لشركات متعددة؟
الإجابة هي نعم، يمكن للشركات المتعددة الكيانات أن تستخدم برنامج محاسبي واحد، بحيث يتضمن تكاملات برامج إضافية من جهات خارجية لعدد كبير من الشركات التابعة لشركة أم رئيسية.
أي أنّه يمكن استخدام هذا البرنامج المحاسبي الموحد من قبل جميع الكيانات من شركات تابعة وأقسام بالإضافة للشركة الأم أيضًا، لتحقيق وظائف مثل إعداد التقارير المالية على عدة مستويات منها مستوى وحدة الأعمال، وصولًا للمستويات الموحدة.
اقرأ أيضًا: أفضل الكتب المحاسبية للمستثمرين وكيفية الاستفادة منها في فهم الإدارة المالية.
ما هي المميزات التي يجب أن يتمتع بها برنامج المحاسبة للشركات المتعددة؟
فيما يلي أهم ميزات خدمات برامج المحاسبة للشركات المتعددة:
- مطابقة المعاملات مع كل فاتورة أو مستند أو مصروف يشير إلى معاملة ما، بالإضافة لإتاحة إمكانية الوصول لكامل سجل الأموال الداخلة والخارجة من الحسابات المصرفية لصاحب العمل.
- إمكانية سداد الفواتير مباشرةً من المنصة، وإذا لم تكن هذه الميزة متاحة يمكن الاستعاضة عنها بميزة تسجيل المدفوعات.
- ظهور البيانات المالية على شكل صورة مرئية بمجرد تسجيل الدخول للبرنامج المحاسبي، بالإضافة لضرورة توافر ميزة تخصيص لوحة المعلومات.
- إدارة النفقات من خلال تصنيفها ومقارنتها بالمعاملات المصرفية، عبر التقاط بيانات الإنفاق الرئيسية بشكل تلقائي من أي إيصالات التقطت لها صور عبر تطبيق الهاتف المحمول، وحتى عن طريق تتبع المسافة المقطوعة باستخدام نظام GPS لتحديد المواقع داخل التطبيق الهاتفي أيضًا. وتتلخص مهمة هذه الميزة في تحويل المسافات المقطوعة بقصد العمل، إلى نفقات مسافة يمكن استردادها أو فوترتها.
- إنشاء التقارير المالية الأساسية والمتقدمة، لسهولة اتخاذ إجراءات مالية محسَّنة.
- إنشاء أوامر تتبع وإدارة المخزون، وتقدم بعض المنصات ميزة إدارة المخزون في مواقع متعددة بالإضافة لإمكانية نقل المستودعات.
- إنشاء الفواتير وتتبعها وإرسالها بالإضافة للتقديرات والعروض، فضلًا عن ميزات الإشعارات لتذكير العملاء بتسديد فواتيرهم وإضافة رسوم تأخير أيضًا.
- توفر تطبيق للجوال من أجل سهولة التنقل في حالة الشركات المتعددة، وليبقى صاحب العمل على اطلاعٍ دائم بحسابات الشركة والتحكم بها عن بعد.
- دعم العملات المتعدد، سيما في المناطق التي تنتشر فيها فروع الشركة.
- وجود تكاملات مع جهات خارجية ضمن البرنامج المحاسبي، أي تكاملات مع منصات الطرف الثالث ونظام نقاط البيع، بالإضافة إلى تقنيات أخرى من أجل تحقيق مزامنة المعلومات عبر هذه المنصات كلها.
- توفر أدوات تتبع الوقت وساعات العمل القابلة للفوترة وغير القابل للفوترة، مما يساعد في مقارنة مدخلات الفريق بالإيرادات فضلًا عن إضافة ساعات قابلة للفوترة إلى فواتير العملاء.
- إمكانية تسجيل ضريبة المبيعات التي يفرضها صاحب العمل، خاصة في حال كانت الشركات هي مطاعم أو شركات متعددة للبيع بالتجزئة.
قد يهمك أيضًا: ما هي الفائدة المركبة للشركات الصغيرة وكيف يتم حسابها.
في الختام:
من الضروري التّأني عند اختيار خدمات برامج المحاسبه للشركات المتعددة بما يتلاءم مع حجم الشركة وما تتطلبه من ميزات إضافية. خذ بعين الاعتبار دومًا التسهيلات التي تريد تحقيقها من برنامج المحاسبة، لتتمكّن من تحديد ما يناسبك في زحمة البرامج المتوفرة، وما تقدمه من ميزات تكامل وربط وتخطيط موارد المؤسسة.
