ما هو مفهوم تخصيص التكلفة

يساعد تخصيص التكلفة من خلال تقاريره التفصيلية، كل من الشركات وأصحاب المشاريع الصغيرة ورواد الأعمال في ضمان تحصيل الأموال اللازمة لتغطية النفقات المطلوبة إلى جانب تحقيق الربح.

حيث تقدم البيانات المالية الدقيقة المساعدة الحقيقية لفهم التكاليف وربطها بالأقسام والعناصر، لإنشاء الميزانية وتطوير الاستراتيجيات الفعالة التي تلعب دورًا هامًا في اتخاذ أفضل القرارات للشركة أو المشروع.

ويعتبر هذا مفيدًا على وجه الخصوص للشركات الكبرى ذات التعقيدات الأكبر، أكثر من فائدته للشركات الصغيرة للغاية. يبحث مقالنا لليوم في مفهوم تخصيص التكاليف وأنواعها، لذا تابع معنا عزيزي القارئ حتى النهاية لمزيد من التفاصيل حول الموضوع.

تخصيص التكلفة

يعبر مفهوم تخصيص التكاليف عن تحديد وتعيين التكاليف لأغراض العمل مثل المنتجات والمشاريع أو حتى أقسام وفروع الشركة وذلك إلى فئات متنوعة، حسب مجال العمل الذي تؤثر به، ليتم فيما بعد استخدام المبالغ المخصصة في تقارير المحاسبة.

ويستخدم عادةً هذا المفهوم من أجل حساب الربح لمعرفة فيما إذا كانت أرباح المبيعات وليكن على سبيل المثال في معمل إنتاجي، أكبر من تكاليف الإنتاج. وبالتطبيق على مثال معمل الإنتاج، يمكن تخصيص التكاليف إلى تكاليف المواد، وتكاليف الشحن بالإضافة لتكاليف العمالة أيضًا. وبناءً على حساب الأرباح يمكن لصاحب المشروع أن يقرر إما رفع الأسعار أو تخفيضها أو حتى تخفيض النفقات.

ومع إدراك أغلب الشركات الناشئة والكبيرة لأهمية الإدارة المالية، فإنها تتجه لتطبيق تخصيص التكلفة على كل أقسام الشركة ومواقع عملها من أجل حساب الأرباح، بالإضافة لتحديد المكافآت السنوية لكل فرع.

هل يوجد برامج محاسبية لحساب الكلفة؟

نتيجة التكنولوجيا التي غزت كل مظاهر الحياة اليوم، تتوفر برامج محاسبة تساعد الشركات والمؤسسات في الحصول على تقارير مفصلة ودقيقة لتخصيص التكاليف، ما يمكّن إدارة الشركة من اتخاذ قرارات مالية فعالة وحاسمة ( قد يهمك أيضًا: ما هو الذكاء الاصطناعي التوليدي وكيف سخرته الشركات لخدمة مصالحها). ومن بين برامج المحاسبة المشهورة مثلًا: برنامج Zoho (تبين الصورة أدناه الواجهة الرئيسية للموقع الرسمي) وبرنامج QuickBooks.

ما هي أنواع تكاليف الشركات الممكن تخصيصها

عند الحديث عن تخصيص التكلفة، لا بد من الإشارة إلى أنواع التكاليف خاصةً بالنسبة للشركات الكبيرة التي تتحمل تكاليف أكبر مما تفعله الشركات الصغيرة. لذلك تقسم هذه التكاليف إلى نوعين:

• تكاليف مباشرة: وهي التكاليف المرتبطة ارتباطًا مباشرًا بالمنتجات أو الخدمات التي يقدمها المشروع أو الشركة. حيث يمكن ربط التكاليف المباشرة بالعناصر التي تم بيعها ضمن البيانات المالية للشركة. مثلًا في حال كانت الشركة عبارة عن معمل لتصنيع الملابس، تتمثل التكاليف المباشرة حينئذٍ بكمية المخزون الذي تم شراؤه، بالإضافة للمواد الخام واللوازم المستخدمة في صناعته، فضلًا عن تكاليف العمال الذين شاركوا بالعمل في هذا المخزون.
• تكاليف غير مباشرة: أما التكاليف غير المباشرة فهي تكاليف غير مرتبطة بشكلٍ مباشرٍ بالمنتجات أو الخدمات، إلّا أنها مطلب أساسي لإنشاء العرض. ومن أمثلتها رواتب العمال ككل، والنفقات العامة للصناعة مثل تكاليف الإيجار إن وجدت، والتأمينات والمرافق أيضًا وغيرها من تكاليف عامة داعمة للشركة وغير مرتبطة بالإنتاج، مثل تكاليف التسويق وتكاليف الموارد البشرية.

ما هو عامل التكلفة وهل يختلف عن عنصر التكلفة؟

يعرف “عامل التكلفة” بأنه متغير يؤثر على تكاليف الشركة، ومن أنواعه عدد الفواتير الصادرة وساعات عمل الموظفين، بالإضافة لوحدات الكهرباء المستخدمة. وتقتصر الشركات الصغيرة على استخدام عامل تكلفة واحدة وهو ساعات العمل، كون هذه الشركات تركز فقط على استخدام الحد الأدنى من التقارير المالية من أجل تقدير النفقات العامة.

أما “عنصر التكلفة” فهو كل شيء يمكنه أن يولد نفقات في المشروع، ويتمثل بالوحدات المنتجة أو الأقسام أو عدد الموظفين، ولا يعكس الأسباب وراء مبالغ التكلفة المالية.

مراحل توزيع التكاليف في الأعمال

تختلف عناصر التكلفة حسب توع العمل، لكن تخصيص التكلفة هو ذاته بغض النظر عن منتجات أو خدمات الشركة. وفيما يلي نقدم لك أهم خطوات تخصيص التكاليف في عملك:

تحديد عناصر التكلفة في العمل

حيث تتمثل عناصر التكلفة التي يمكن تخصيص التكاليف لها بوحدات الإنتاج والأقسام الموجودة، بالإضافة لعدد العاملين والموظفين وكل ما يمكنه أن يولد نفقات في مشروعك. وينبغي تحديدها جميعًا حتى تتمكن من تخصيصها.

إنشاء قائمة مفصلة بكل التكاليف

يعتبر إنشاء قائمة مفصلة بكل تكاليف العمل ثاني خطوات عملية تخصيص التكلفة، وينبغي أن تتضمن هذه القائمة كل النفقات التي يمكن أن تتكبدها الشركة.

اختيار طريقة تخصيص التكلفة حسب الحاجة

بعد الانتهاء من الخطوات السابقة في تحديد عناصر التكلفة وإنشاء مجموعة التكاليف اللازمة، عليك الانتقال الآن لاختيار الطريقة الأفضل والأنسب لك من طرق تخصيص التكلفة وهي:

• تكلفة الموارد المباشرة: وهبي إحدى طرق تخصيص التكاليف القائمة على افتراض أن جميع المنتجات والخدمات تمتلك نفس قاعدة التخصيص ونفس المعدل المتغير.
• تكلفة العمالة المباشرة: وتعتبر من طرق تخصيص التكاليف المفيدة جدًا في حال كان بالإمكان تخصيص تكاليف العمالة لمنتج واحد فقط، أو في حال كانت النفقات مختلفة بشكل مباشرة مع تكاليف العمالة.
• الطريقة المنخفضة/ العالية في تخصيص التكاليف: وتعد من أفضل الطرق في حال امتلاك أكثر من عامل تكلفة، وكان لكل عامل أسعار ثابتة أو حتى متغيرة مختلفة عن غيره.
• طريقة التصعيد أو التخفيض: ويتم من خلال طريقة تخصيص التكاليف هذه في البداية ترتيب الأقسام، ليلي ذلك تخصيص تكلفة الخدمات من قسم لآخر من خلال مجموعة متتالية من الخطوات.
• تكلفة الامتصاص أو امتصاص التكلفة: تعرف أيضًا بالرمز FAC وتجمع هذه الطريقة بين كل من طريقتي تكاليف المواد المباشرة، بالإضافة لتكاليف العمالة المباشرة بمعدل FAC يتم تحديده بشكل مسبق، بالاعتماد على البيانات التاريخية للشركة أو استنادًا إلى معايير الصناعة.
• التكلفة المتغيرة: وتستخدم هذه الطريقة في تخصيص التكاليف في حال كان المشروع يحتوي على عدد كبير من تخصيصات التكلفة المتغيرة، ويعتمد على استخدام عمالة كبيرة ومباشرة.

مرحلة تخصيص التكاليف ومراجعتها وتعديلها

في هذه المرحلة وبعد أن تقوم بتخصيص التكاليف يمكنك الآن مراقبة الوضع وإجراء التعديلات اللازمة حسب الظروف، والمثال التالي يوضح لك عملية تخصيص التكلفة لشركة صناعة نظارات كما يلي:

شركة صناعة نظارات بلغ إجمالي النفقات العامة لها في شهر يناير حوالي 5000 دولار أمريكي، علمًا أنه وفي الشهر نفسه تم إنتاج حوالي 3000 نظارة تكلفة كل واحدة منها 2 دولار للعمالة المباشرة. كما أن إجمالي المواد المباشرة لكل زوج كان قد بلغ 5 دولارات. وبناءًا على ذلك تم تخصيص التكاليف كما يلي:

{التكاليف المباشرة: 5 دولار للمواد المباشرة+ 2 دولار للعمالة المباشرة= 7 دولار تكاليف مباشرة للزوج الواحد من النظارات}

{التكاليف غير المباشرة: من خلال حساب تخصيص النفقات العامة: 5000 دولار ÷3000 زوج من النظارات= 1.66 دولار تكاليف نفقات عامة لكل زوج نظارات}

 

بالمحصلة ستكون التكلفة الإجمالية:

 التكاليف المباشرة+ التكاليف غير المباشرة

7+ 1.66= 8.66 دولار لكل زوج نظارات

أي أن التكلفة الإجمالية لكل زوج من النظارات هو 8.66 دولار. وبالتالي ساعدت عملية تخصيص التكلفه السابقة في تحديد ما يجب أن يتقاضاه صاحب العمل من مبلغ لكل زوج نظارات بالجملة لتحقيق الربح. وبالنسبة للشركات الكبرى فهي أيضًا تطبق نفس الاستراتيجية لكن على كل قسم وكل منتج من أجل ضمان تحقيق أهداف المبيعات.

تشير الصورة أدناه إلى الموقع الرسمي لبرنامج QuickBooks الأداة الرائدة في تخصيص التكاليف.

ما هي أبرز المكونات المطلوبة من أجل تخصيص التكاليف؟

ينبغي على أقسام الشركة توثيق كل من المكونات التالية من أجل تخصيص التكاليف وهي:

• نسبة التكلفة التي يتم فرضها على كل مشروع للشركة أو نشاط تقوم به.
• الطريقة المستخدمة لاستنتاج النسبة المئوية في عملية تخصيص التكاليف.
• الوثائق والمرفقات اللازمة إذا اقتضى الأمر ذلك.

أهمية تخصيص التكاليف

تأتي أهمية تخصيص التكاليف في الشركات والمشاريع لما لها من فوائد متعددة نذكر لك منها:

• المساعدة في إدارة المشروع والعمل: تساعد المعلومات الموجودة في تقارير تخصيص التكلفة على القيام بوظائف هامة، مثل إعداد إقرارات ضربة الدخل بالإضافة لإنشاء تقارير مالية ( قد يهمك أيضًا: ما هو بيان الربح والخسارة بالنسبة لمشروع تجاري) لكل من المستثمرين والدائنين، فضلًا عن الهيئات التنظيمية.
• الاطلاع على قرارات العمل: حيث يعتبر تخصيص التكاليف من الأدوات الممتازة لاتخاذ القرارات التجارية الصائبة، لدورها في مراقبة الإنتاجية وتقديم تبريرات حول النفقات. هذا فضلًا عن النظرة التفصيلية حول آلية استخدام النفقات، ما يمكن صاحب العمل من تحديد أي الأقسام الأكثر إنتاجية وأي الخدمات والمنتجات هي الأكثر ربحًا.
• المساعدة في إعداد تقارير الأعمال بدقة: يساعد تخصيص التكاليف بتقديم معلومات دقيقة تحتاجها كل من عمليات المحاسبة الضريبية، والمالية والإدارية، وتعتبر معلومات أساسية لتقارير الأعمال الدقيقة (ننصحك بقراءة مقالنا حول: كيفية اختيار أفضل هيكل قانوني لعملك).
• الكشف عن تكاليف الإنتاج بشفافية ودقة: يساعد الكشف عن تكاليف الإنتاج لخدمة أو منتج ما في تحديد التسعير الجيد، بالإضافة للكفاءة في تخصيص الموارد.
• مساعدة صاحب المشروع على تقييم الموظفين: يساعد تخصيص التكاليف في تقييم أداء الأقسام المختلفة من جهة، وتقييم أداء الموظفين من جهة ثانية. وبناءً على ذلك إما أن يتم تحسين قسم لا يقدم أرباحًا أو مكافأة موظفين أو فرع ذو إنتاجية عالية.

ما هي أشهر الأخطاء الشائعة في تخصيص التكاليف؟

هناك عدد من الأخطاء الشائعة التي من الممكن أن تواجهها أثناء قيامك بتخصيص التكاليف لعملك. لذلك سنقدم لك قائمة بأبرز هذه الأخطاء كي تتفاداها:

• التخصيص المتساوي أو غير المرن: هناك تباين بين متطلبات عناصر التكلفة، فالبعض منها يحتاج إلى وقت وعمالة أكبر أو نفقات أعلى من غيرها. لذلك يجدر بك الابتعاد عن التخصيص المتساوي لكل الأقسام أو المنتجات.
• التكاليف المفقودة: لا أهمية وقيمة للتكلفة إن لم تتضمن جميع النفقات الممكنة. لذلك ينبغي ألا تنسى التكاليف، مثل النفقات العامة والوقت المستغرق والنفقات غير الملموسة أيضًا.
• الفشل في التعديل حسب الحاجة: نتيجة تغير التكاليف والأولويات في الأعمال التجارية بشكل مستمر. يجب أن تتأكد من مراقبة تخصيصات التكاليف وتعديلها لتتمكن من تلبية احتياجاتك من المعلومات اللازمة.
• عدم مراعاة الإيرادات المتقلبة مع التكاليف غير المباشرة: خاصةً في حال كان عملك موسميًا أو متغيرًا بمرور الوقت، وهنا ينبغي مراعاة هذا الأمر عند تخصيص التكاليف.

أسباب تؤدي لفشل عملية تخصيص التكاليف

إليك ابرز الأسباب التي تقود عملية تخصيص التكاليف للفشل وإعطاء نتائج عكسية:

• إضاعة الوقت والجهد لإيجاد طريقة تخصيص تكاليف أكثر مثالية من غيرها.
• وجود عدد كبير من الخدمات المقدمة خاصةً في حالة الشركات الكبرى.
• تصنيف التكاليف على أنها ثابتة بالمجمل أو متغيرة بالكامل، وهو أمر خاطئ نتيجة وجود عوامل مختلفة تؤثر على التكلفة.
• فصل عمليات التخصيص التي يتم من خلالها قياس أداء الأعمال لأسباب إدارية عن تقارير الكيانات القانونية، وهو ما ينتج عنه نوعين من التقارير مع قدرة محدودة وضئيلة على التوفيق بينهما.

في الختام:

مهما كان حجم مشروعك أو شركتك فإن تخصيص التكلفه هو أمر حيوي وضروري جدًا، حتى تتمكن من تحديد أرباحك وتتفادى أخطاء شائعة متمثلة بفرض رسوم قليلة على خدماتك، أو إنفاق أموال كبيرة في غير أماكنها.

وإن لم تكن قادرًا على القيام بتخصيص التكاليف بنفسك، استعن بأحد البرامج الشهيرة لتخصيص النفقات. لأن إغفال هذا الجانب من شأنه أن يكبد عملك خسائر كبيرة.