تتوفر اليوم العديد من البرامج والأدوات الفعالة لإدارة المشاريع مثل برنامج jira وأداة Wrike والتي سبق وقدمنا مقالات مفصّلة عنها. ومن أجل المتابعة في نفس السياق، نتطرق إلى أداة ClickUp لإدارة المشاريع وما تتميز به من واجهة استخدام جذابة، وبنية قابلة للتطوير، فضلًا عن عدد كبير من الميزات الأخرى.
يوفر برنامج ClickUp طريقة لتوسيع نطاق سير العمل وزيادة الكفاءة، من خلال تمكين الفرق من التعاون وإدارة المهام وتتبع التقدم. كما يعد ClickUp اليوم الأكثر تطورًا للشركات التي تبتغي النجاح في مشاريعها على اختلاف حجم الفرق، سواء كانت صغيرة أو كبيرة. وذلك نتيجة ما يتمتع به البرنامج من مرونة وقابلية للتخصيص.
أداة ClickUp لإدارة المشاريع
يمكن تعريف برنامج ClickUp على أنه أداة إنتاجية لإدارة المشاريع قائمة على مبدأ التخزين السحابي. كما تتسم بالمرونة والشمولية ومخصصة للفرق المعنية بالمشاريع من أجل التعاون وإدارة الوقت للعمل بفعالية أكبر. فهي مناسبة للفرق الصغيرة والكبيرة، وعلى اعتبار أنها قابلة للتخصيص، تسمح بذلك لجميع الفرق بتشكيل مساحة عمل مثالية خاصة بالفريق.
تتميز أداة ClickUp لإدارة المشاريع باستخدامها نظام هرمي يتناسب مع فريق العمل، بحيث يكون هناك مساحات (Spaces)، ومجلدات، وقوائم، تتيح لمدير المشروع تعيين المهام والتحدث بشكل مباشر وفعلي عبر قسم التعليقات المتوفر ضمن الأداة.
كما أنه من الممكن مشاركة العمل حتى مع أشخاص خارج برنامح ClickUp. حيث تتوفر إمكانية الدردشة وعقد مؤتمرات بتقنية الفيديو الحي. فضلًا عن ذلك، يوفر البرنامج عمليات تكامل مع الأدوات الشائعة مثل Slack وDropbox وGoogle Drive، مما يسمح للمستخدمين بنقل الملفات بسهولة بين الأنظمة الأساسية.
التسجيل في ClickUp
حتى تتمكن من استخدام أداة ClickUp لإدارة المشاريع، فإن كل ما عليك فعله هو اتباع الخطوات التالية:
- انتقل لموقع ClickUp الرسمي، وهنا نشير إلى أنه لا توجد ضرورة لتنزيل البرنامج، بل يمكنك أن تكتفي باستخدامه عبر متصفح الويب خاصتك.
- أدخل اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني في صفحة الاشتراك، وقم بإنشاء كلمة مرور آمنة، ثم بعد ذلك انقر فوق الزر Play with ClickUp.
- بعد عملية التسجيل يتم إرسال رقم التحقق المكون من 4 أرقام إلى بريدك الإلكتروني عن طريق ClickUp. وهنا سينقلك البرنامج إلى مساحة عمل ClickUp الفردية الخاصة بك بعد إدخال الرمز الذي وصلك.
ميزات برنامج ClickUp
فيما يلي أهم الميزات التي يتمتع بها برنامج كليك أب:
- الاهتمام بمتطلبات العملاء: تعطي أداة ClickUp لإدارة المشاريع أهمية لعملائها، حيث تضيف باستمرار ميزات وترقيات وإضافات جديدة.
- التصميم البسيط: يعتمد برنامج كليك أب على التخطيط ما يجعله سهل الاستخدام بالنسبة للفرق.
- قابلية التخصيص: يمكّنك كليك أب القابل للتطوير من تخصيص مهامك وتكييف النظام ليناسب أذواقك الفردية، ونماذج الأعمال أيضًا.
- الأتمتة: تعد أتمتة الإجراءات الروتينية واضحة ومباشرة ضمن أداة ClickUp. فيمكن للفرق إما استخدام الأتمتة المعدة مسبقًا أو تخصيصها على النظام الأساسي. كما يمكن أيضًا تعيين مهام العمل أو أرشفة المهام تلقائيًا بمجرد تجاوز تواريخ استحقاقها، وذلك بفضل وجود أدوات التشغيل الآلي (الأتمتة)، مما يساعد في توفير الوقت وتعزيز إنتاجية الفريق.
- شريط أدوات المهام المتعددة: يمكن عن طريق استخدام شريط الأدوات المتعددة القيام بإدارة عدة مهام في وقت واحد، مثل تغيير تواريخ استحقاقها أو حالاتها أو تبعياتها بسهولة. كل ذلك عن طريق تحديدها كمجموعة وإجراء التغييرات المناسبة. تعتبر هذه الخاصية مفيدة لمديري المشاريع عند الحاجة لتحديث المهام لمشاريع محددة بشكل مجمّع، أو إعادة توزيعها عندما يتعذر على أحد أعضاء الفريق العمل.
- إعداد التقارير في الوقت الحقيقي (الفعلي): تمكّن ClickUp من إنشاء التقارير واستيرادها وتخصيصها بسهولة. حيث يمكن الحصول على صورة أفضل لكيفية أداء الفريق، بما في ذلك المشاريع التي يعمل عليها كل عضو حاليًا، فضلًا عن المواعيد النهائية الفائتة والمهام التي أنجزت وتم الانتهاء منها.
- تتبع الوقت: تتيح الأداة وظيفة تتبع الوقت القابلة للتخصيص، و التي تساعد بشكل كبير في إدارة الوقت في العمل بطريقة أكثر فعالية وبتركيز أعلى.
- تطبيقات الهاتف المحمول: يتوفر برنامج ClickUp على شكل تطبيق هاتف محمول مصمم للمساعدة في إكمال المهام، وقراءة الإشعارات الأساسية وتعيين المشاريع.
سلبيات برنامج ClickUp
إليك بعض السلبيات التي تتخلل أداة ClickUp لإدارة المشاريع:
- صعوبة فهم وتعلم الوظائف المتوفرة: لأن كليك أب عبارة عن برنامج معقد، فقد يستغرق بعض المستخدمين المزيد من الوقت لفهمه بسبب الكم الهائل من الوظائف واتساع خيارات التخصيص.
- كثرة الميزات: على الرغم من كون ClickUp برنامج متين للغاية ويحتوي على مجموعة واسعة من الوظائف، إلا أن ذلك قد يسبب عائق لدى البعض خصوصًا للمستخدمين الذين يحتاجون إلى برامج أكثر وضوحًا وأسهل في الاستخدام.
برامج وأدوات بديلة عن ClickUp
قد لا يجد البعض في ميزات ClickUp ما يناسب تطلعاته أو اهتماماته. لذلك ننصحك بمجموعة من الأدوات والبرامج الفعالة أيضًا في مجال إدارة المشاريع والتخطيط لها وهي:
برنامج Smartsheet
يعتبر من البرامج التي تمتلك واجهة استخدام سهلة الفهم ومحببة. كما أنه يغطي مجموعة كبيرة من أدوات إدارة المشاريع الأساسية، مع إمكانية تتبع تقدم المهام ومشاركة الوثائق وإدارة المهام الأخرى المرتبطة بالمشروع.
أداة Microsoft Project
تساعد منصة Microsoft Project في التخطيط الفعال للمشاريع بالاعتماد على المصادر التي تم جمعها، بالإضافة للأنشطة والتقويم والتقارير. وجميعها تساهم في مراقبة تطور المشروع بشكل أكثر فعالية مما تقدمه برمجيات أخرى، مثل قوالب Excel على سبيل المثال.
برنامج Monday.com
برنامج يتميز بأدواته الفعالة والقدرة على رؤية عمل كل فرد من الفريق، بحيث يعزز التعاون بين الجميع. كما أنه يتكامل مع خدمات Google.
أداة Teamwork
تمكن أداة Teamwork المنظمات أو الشركات من تعقب وتتبع كل ما يواجهه المشروع سواء داخليًا أوخارجيًا. كما أنها تسرع من عمل الفريق بشكل عام بطريقة تمكّن الفريق من تسليم المخرجات النهائية بغضون الوقت المحدد والمطلوب.
ومن البرامج الأخرى التي تتنافس مع ClickUp نذكر Jira وWrike ،Clarity ،PPM Workfront ،Hive ،Zoho Projects و Planview AdaptiveWork.
تنظيم المهام في ClickUp
تعتمد أداة ClickUp لإدارة المشاريع في تنظيم المهام على تسلسل هرمي مكون من ثلاثة مستويات: المساحة ثم المجلد تليه القائمة. حيث يمكن تعديل الأعضاء الموجودين ضمن المساحة ومقدار الوصول لديهم والأمر ينطبق على القائمة أيضًا. أما المجلدات فهي مجموعات من القوائم يمكن أن تساعد على التنظيم بشكل أفضل.
كما يمكن أن تحتوي نماذج المهام داخل ClickUp على العديد من التفاصيل، مثل إضافة تواريخ البدء والاستحقاق والأوصاف والتسميات، والمهام الفرعية وأشرطة التقدم والمرفقات. أيضًا يمكن إنشاء مستندات داخل المهمة باستخدام أوامر Slash، مع إمكانية تعيينها كمهام متكررة أيضًا.
تتيح أداة ClickUp لإدارة المشاريع إنشاء طرق عرض مختلفة داخل القائمة الخاصة بك لتساعدك بذلك على تصفية المهام وفرزها وتجميعها، وفقًا لاحتياجات الفريق.
أما لتعيين المهام في ClickUp فببساطة عليك إضافة أعضاء إلى مساحتك أو قائمتك. بعد ذلك، قم باختيار الأشخاص المسؤولين عن المهام و المراقبين أيضًا، وهم أشخاص غير مسؤولين عن إكمال المهمة ولكن يتوجب إعلامهم عند وجود أي تحديثات (مراقبة التحديثات).
وعند الانتهاء ستظهر هذه المهام على الصفحات الرئيسية الخاصة بهم. بحيث تقوم الصفحة الرئيسية بدمج كافة المهام التي تم تعيينها لهم عبر جميع مساحات ClickUp الخاصة بهم. مما يسهل على كل فرد في الفريق التركيز على أولوياته في كل يوم عمل، الأمر الذي يقلل من احتمالية الضياع والإرهاق الناتج عن كثرة المعلومات المعروضة.
كيفية إعداد جدول زمني في ClickUp
تعتبر التواريخ والتبعيات من الاعتبارات الأساسية عند إعداد جدول زمني لـ ClickUp. لذلك، تعد طريقة عرض التقويم أو طريقة عرض جانت من أفضل طرق العرض التي يتم استخدامها. تأتي أهمية طريقة عرض التقويم من كونها تقدم نظرة شاملة لما تحتاج إلى إنجازه خلال فترة زمنية محددة، وهو الأمر المفيد عند تحديد المعالم الرئيسية والتسليمات.
في حال رغبت بتوسيع المهام الخاصة بك لتتمكن من رؤية المهام الفرعية، ببساطة انقر فوق التاريخ الذي ترغب في بدء كل مهمة فيه وإنهائه، وتحكم بالمهمة أو انقلها بسهولة عند اكتشافك لتعارض بالمواعيد.
استخدام ClickUp لمشروع موقع تجارة الكترونية
يمكن استخدام أداة ClickUp لإدارة المشاريع في تبسيط عمليات موقع تجارة الكتروني وزيادة كفاءته، نتيجة إمكانات إدارة المشاريع القوية التي يوفرها. يمكن للفرق إدارة المهام والمواعيد النهائية والجداول الزمنية للمشروع في مكان واحد، مما يقلل من مخاطر سوء الفهم ويضمن عدم إغفال أي مطلب.
وبفضل خيارات التخصيص التي يوفرها، يكون من السهل على شركات التجارة الإلكترونية تخصيص النظام الأساسي وفقًا لاحتياجاتها الخاصة بها. مثلًا، يمكن للفرق إنشاء حقول مخصصة لتتبع المعلومات المهمة مثل أرقام الطلبات وأسماء العملاء وتفاصيل المنتج. بالإضافة إلى ذلك، يمكنهم استخدام العلامات (تقييم من 5 أو 10 على سبيل المثال) لتصنيف المهام وتحديد أولويات عملهم.
ومن خلال تتبع التقدم والإشعارات في الوقت الفعلي، يمكن للفرق ضمان تلبية جميع الطلبات في الوقت المحدد ومراقبة مستويات المخزون بدقة. أما بالنسبة لإدارة تسويق المنتجات، فيتم ذلك من خلال إنشاء مساحة عمل مخصصة للحملات التسويقية. وهنا يمكن للفرق استخدام المجلدات لتنظيم المهام وتعيين المواعيد النهائية وتحديد أولويات العمل.
يمكنهم أيضًا استخدام العلامات والحقول المخصصة لتتبع المعلومات المهمة مثل الميزانية والجمهور أو الفئة المستهدف، ونتائج الحملة. كما يفيد التعاون في الوقت الفعلي وتتبع التقدم في ضمان اكتمال جميع جهود التسويق في الوقت المحدد وتحقيق أهداف العمل. أي أنه وباستخدام ClickUp لإدارة التسويق، يمكن لشركات التجارة الإلكترونية زيادة الكفاءة وتحسين التواصل وتحقيق نتائج أفضل لأعمالهم.
هل هناك مجالات أخرى لاستخدام ClickUp؟
يمكن استخدام بعض الميزات الرائعة من أداة ClickUp لإدارة المشاريع والمهام في الحياة اليومية. حيث يمكن استخدام أداة ClickUp لإدارة المشاريع في مجالات مختلفة، بدءًا من منشورات وسائل التواصل الاجتماعي وصولًا لتعليمات الطهي.
هل يعتبر برنامج ClickUp أفضل من Jira؟
يعتبر ClickUp ملائم أكثر من Jira للمشاريع الكبيرة، وبنفس الوقت فإن Jira أكثر ملاءمة من ناحية مراجعات الويب.
الخلاصة مما سبق ذكره:
تمثل أداة ClickUp لإدارة المشاريع نظام أساسي شامل يساعد في إدارة العديد من جوانب المشروع، بميزاته القوية وعمليات التكامل الكبيرة التي يقدمها. لهذا السبب إن كان فريقك المسؤول عن إدارة المشروع كبيرًا بعض الشيء، ننصحك باستخدام برنامج ClickUp لما يتمتع به من قابلية التخصيص وتتبع الوقت، فضلًا عن إمكانية إنشاء التقارير واستيرادها وتخصيصها بسهولة. مما يعطي صورة أفضل لكيفية أداء الفريق، والمهام التي أنجزت وتم الانتهاء منها.
