يشترك الأشخاص الناجحون والمبدعون بتقديرهم للوقت، وامتلاكهم عقلية خاصة، واستراتيجيات متنوعة لإدارة وتنظيم الوقت، مما يجعلهم يحسنون إدارة المشاريع، وإنجاز المهام المعقدة، متفوقين على غيرهم من الأشخاص، حتى أولئك الذين يعملون بجد. في سباق الإنتاجية والابتكار، لا يوجد حدود للمنافسة، ولا ينفعك العمل الجاد وحده، دون وجود استراتيجية واضحة، لذا قررنا أن نثري سلسلة مقالات تنظيم الوقت بأهم أسرار ونصائح إدارة الوقت، وأفضل الطرق العملية لتطبيق هذه المبادئ في الحياة اليومية.
أهم نصائح و أسرار إدارة الوقت
إن النجاح في الحياة المهنية والشخصية، يتطلب المثابرة والتنظيم، ويعتمد على مهارات وقدرات قد نعتبرها ثانوية، إلا أنها تميز الأشخاص الناجحين عن غيرهم، إليكم قائمة بأهم أسرار النجاح في إدارة الوقت:
راقب نفسك
تقاس الإنتاجية بكمية الأعمال المنجزة خلال فترة زمنية محددة، لذا كلما كانت إنتاجيتك عالية، كلما زادت فرصك في النجاح وتحقيق الثروة والازدهار الاقتصادي. لذا تعامل مع الوقت بنفس الأسلوب الذي تتعامل به مع مراقبة الميزانية، وذلك من خلال الإجابة عن التساؤلات التالية:
- ما هي الأنشطة التي تأخذ معظم وقتي؟
- كيف يمكن تفويضها لشخص آخر؟
- هل أخصص وقت كاف في التخطيط للمستقبل؟
- ما هي العادات السيئة التي تبدد جهودي في إدارة الوقت؟
يمكن لأدوات تتبع الوقت مثل: RescueTime و Clockwise أن تساعدك في التحليل، والوصول إلى نتائج هامة، تسهل عليك وضع خطط واستراتيجيات تتلائم مع برنامجك اليومي، وطبيعتك الخاصة.
التزم ببرنامج يومي
قم بإنشاء جداول يومية واقعية، حدد فيها المهام التي ترغب بإنجازها، والوقت المخصص لكل مهمة. ابتعد عن إدارة الوقت وفق عقلية: “سأخصص 5 ساعات لإنجاز x,y,z من المهام”، فهذه العقلية غير فعالة، تطول معها قائمة المهام المؤجلة وغير المنتهية.
تخلص من ظاهرة “مغالطة التخطيط”
تشير “مغالطة التخطيط” إلى ظاهرة عرفها العلماء بأنها: مبالغة الاشخاص في تقدير قدرتهم على إنجاز الأمور، ووضع تقديرات مفرطة في التفاؤل بشأن تسليم المهام، كتوقع الانتهاء من عمل معين خلال 30 دقيقة، رغم أنه يحتاج في الواقع إلى ساعتين. تسبب مغالطة التخطيط هذه مع الوقت فقدان الثقة بالنفس، والشعور بالإحباط، وتؤثر على إنتاجية الفرد. للتخلص منها عليك الالتزام بما يلي:
- اترك فترات زمنية فاصلة بين المهام، بحيث يبقى الجدول الإجمالي كما هو حتى لو تجاوزت الحد الزمني.
- ضع هامش زمني إضافي لكل مهمة، فمثلا إن كنت تعتقد أن إنجاز المهمة A يحتاج ل 20 دقيقة، أعط هذه المهمة 25 دقيقة.
- ركز بشكل كامل على المهمة التي تقوم بإنجازها، وتجنب التواجد في الأماكن التي تشتت انتباهك .
- أغلق جميع علامات تبويب المتصفح حتى الانتهاء من كافة أعمالك.
- قم بإيقاف تشغيل الهاتف، ووضعه بعيدًا عن متناول يدك حتى يحين وقت الاستراحة المجدولة.
يمكنك الاطلاع على: مفهوم إدارة الشركات وماهي أهم عناصر إدارة الشركات
تحديد الأولويات
تحدثنا في مقال سابق عن مصفوفة إدارة الوقت لأيزنهاور، وأشرنا إلى أن عملية تنظيم الوقت وحدها قد لا تكون كافية لتحقيق النتائج المرغوبة، وأن تصنيف المهام وتحديد أولوية كل مهمة هو أساس التنظيم الفعال للوقت.
تساعد مصفوفة إدارة الوقت في اتخاذ قرارات سديدة، بشأن كيفية التعامل مع لوائح المهام المعقدة والطويلة، فبناء عليها يمكنك تقسيم مهامك إلى:
- مهام سأفعلها على الفور: وهي المهام المهمة ذات المواعيد النهائية المستعجلة، أو تلك المهام التي قمت بتأجيلها لفترة طويلة.
- مهام سأفعلها في وقت لاحق: هي المهام الهامة، وغير المقترنة بمواعيد نهائية محددة.
- مهام للتفويض: هي الأعمال التي يمكن لشخص آخر القيام بها.
- مهام للحذف: الأعمال التي يمكنك حذفها، لأنها ليست مهمة لتحقيق أهدافك، كما أنها لا تؤثر على مستقبلك.
القيام بالمهام المتماثلة دفعة واحدة
تعرف هذه الاستراتيجية بالتجميع، وتعني تجميع المهام المتشابهة حتى تتمكن من العمل عليها معًا. تضمن هذه الطريقة تجميع المهام حسب الهدف أو الوظيفة. على سبيل المثال:
- كتابة المقالات يومي الأربعاء والخميس.
- الرد على رسائل العملاء من الساعة 9 إلى الساعة 10 صباحًا فقط.
- تعلم اللغة الانكليزية من الساعة 6 إلى 7 مساء.
ضع حدود زمنية معقولة
حدد الزمن المخصص لإنجاز المهام بالاستفادة من قانون باركنسون، الذي ينص على أنّ: “العمل يتوسع ليملأ الوقت المخصص لإنجازه”. وهذا يعني أنه: إذا كانت المهمة A تحتاج فعليًا إلى ساعة، فتخصيص ساعتين من الوقت لها، سيجعلك تلائم سرعة إنجازك مع مدة الساعتين. لذا كن عادلًا في تحديد الوقت المخصص لإنجاز أعمالك، دون زيادة أو نقصان.
تعلم أن تقول لا
خلال 24 ساعة لدينا مقدار محدود من الطاقة، علينا استغلالها بما يساهم في إنجاز مهامنا، وتحقيق أهدافنا المستقبلية، إلا أن هذه الطاقة تتضاءل مع مرور الوقت. لتجنب العمل غير المكتمل، ارسم حدودك بدقة، وكن مستعدا لقول لا عندما تستدعي الحاجة لذلك.
يمكنك الإطلاع على: أهمية تحليل المشروع إيجاد نقاط الضعف والقوة في مشروع ما
تجنب تعدد المهام
قد يبدو تعدد المهام للوهلة الأولى، عاملاً مساعدًا في زيادة الانتاجية، إلا أن العلم لا يتفق مع هذه التكهنات، فوفقًا لجمعية علم النفس الأمريكية: يقلل تعدد المهام من الكفاءة، ويمكن أن يكون خطيرًا، باعتباره مرهق جدًا للدماغ البشري. فعلى الرغم من أن تبديل المهام قد لا يستغرق سوى عدة ثوانٍ، إلا أنه يزيد إذا كنت تقوم بمهام متعددة بشكل متكرر، ويسبب الإجهاد، ويعرضك للوقوع بالأخطاء، ما لم تكن حذرًا.
استخدم أدوات إدارة الوقت
مع تزايد اعتماد الشركات على العمل عن بعد، أصبح لابد من البحث عن طرق جديدة لزيادة الإنتاجية، وتسهيل تصنيف المهام، ومنها:
- Todoist : تطبيق شائع لإدارة المهام، يتيح للمستخدمين إنشاء قوائم بالأعمال المطلوب إنجازها، وتحديد المواعيد النهائية، والأولويات الخاصة بكل مهمة. لذا فهو يساعد على زيادة الإنتاجية من خلال تتبع المهام الهامة والمواعيد النهائية في مكان واحد.
- Toggl: تطبيق خاص لتتبع الوقت يساعد المستخدمين على تتبع كيفية قضاء وقتهم في المهام والمشاريع المختلفة. يمكنه زيادة الإنتاجية من خلال مساعدة المستخدمين على تحديد الأنشطة التي تهدر الوقت، وتحسين جدول عملهم.
- RescueTime: تطبيق لإدارة الوقت يتتبع كيفية قضاء المستخدمين وقتهم على أجهزة الكمبيوتر، أو الأجهزة المحمولة الخاصة بهم. ويقدم تقارير مفصلة عن الوقت الذي يقضيه في مواقع الويب والتطبيقات المختلفة، مما يساعد المستخدمين على تحديد عوامل التشتيت وتحسين التركيز.
- Focus@Will: تطبيق إنتاجي يوفر مقطوعات موسيقية مخصصة مصممة لتحسين التركيز. يمكنه زيادة الإنتاجية عن طريق خلق بيئة خالية من التشتيت للعمل أو الدراسة.
- Forest: تطبيق فريد لإدارة الوقت يستخدم أسلوب اللعب لمساعدة المستخدمين على الاستمرار في التركيز وتجنب الانحرافات. يقوم المستخدمون بزراعة أشجار افتراضية تنمو طالما ظلوا يركزون على مهامهم، مما يساعدهم على زيادة الإنتاجية من خلال مكافأة التركيز والانضباط.
يمكنك الإطلاع على: فهم المنافسة في السوق وأهمية تحليل المنافسين
ابدأ باكرًا
ابدأ يومك في وقت مبكر، تساعدك هذه الاستراتيجية في الاستفادة الكاملة من اليوم. يستيقظ معظم الأشخاص الناجحين في الصباح الباكر، ويمارسون بعض التمارين الرياضية قبل التوجه إلى العمل. يساعدهم هذا الأمر في إيجاد متسع من الوقت للتفكير والتخطيط ليومهم، ففي الصباح الباكر، تكون أكثر هدوءًا وإبداعًا وصفاء ذهن. هذا يعني أن لديك جميع المكونات لتكون أكثر إنتاجية وإبداعًا.
ركز على المهام الصغيرة
أحد أهم نصائح و أسرار إدارة الوقت، هي التركيز على المهام الصغيرة، وذلك من خلال تحديد أهدافك بوضوح ودقة، ثم تحويلها إلى مجموعة من الأهداف الصغيرة، التي تساعدك في الوصول إلى هدفك المنشود. تساعدك هذه الاستراتيجية في:
- تجميع كافة المهام ذات الصلة مع بعضها البعض.
- تسهيل عمليات الإدارة والمعالجة.
- الحصول على تصور أفضل بشأن أهدافك.
- تسهيل عملية اتخاذ القرارات.
- الاستعداد للأحداث الطارئة.
حسن مهارة اتخاذ القرارات
إن أي شيء نقوم به خلال اليوم، يحتاج إلى اتخاذ قرار. سواء أكان مشاهدة التلفاز، أم ممارسة التمارين الرياضية، أم التحضير لعرض تقديمي مرتقب. لذا يعول جزء كبير من نجاح أي استراتيجية على فهم هذه الحقيقة، وتطوير مهارة اتخاذ القرار.
أتقن مهارة تفويض المهام
يرتبط تفويض المهام بالإدارة السليمة للوقت، ويعني تحويل بعض المهام إلى غيرنا، وهنا يجب التمييز بين التفويض والاتكالية، فالتفويض لا يعني التخلي عن المسؤولية.تعلم مهارة التفويض مهم جدًا في تطوير مهارات إدارة الوقت. إن تفويض العمل إلى مرؤوسيك اعتمادًا على مهاراتهم وقدراتهم سيوفر لك الوقت، ويجعل أعضاء فريقك يشعرون بالتقدير والتحفيز لأداء جيد، وسيمنحك المزيد من الوقت لتصبح نسخة أكثر كفاءة وإنتاجية من نفسك، كما سيعطي فريقك الإحساس بالثقة والكفاءة عندما توكل لهم بعض المهام.
يمكنك الإطلاع على: أهمية تحليل المشروع إيجاد نقاط الضعف والقوة في مشروع ما
تعامل مع التوتر بحكمة
يؤثر التوتر المرافق لضغط العمل على مستوى الإنتاجية، ويسبب العديد من المشكلات الصحية، ولربما تساءلت عن الرابط بين إدارة الوقت والتعامل مع التوتر، إن التجارب تشير إلى أن إنتاجية الفرد تقل مع زيادة التوتر. وأن التوتر يؤثر في مستوى التركيز، ويزيد من قابلية الفرد للانخراط في الأنشطة المبددة للوقت. لذا ابحث عن طرق فعالة للتعامل مع التوتر، بما في ذلك: الاستماع إلى الموسيقى، زيارة صديق، ممارسة التأمل أو تمارين التنفس، وغيرها من الأنشطة.
خذ إجازة عند الضرورة
يعتبر بعض الأشخاص أن أخذ إجازة، هو نشاط غير ضروري، يكاد يكون ليس من حقهم. إلا أن أخذ إجازة في بعض الأحيان يكون أفضل ما يمكنك فعله، فمنح عقلك استراحة من المهمة التي بين يديك. طريقة رائعة في بعض الأوقات لإعادة بث النشاط والأفكار لديك، فهو يعزز التركيز والإبداع ويؤدي إلى حل أفضل للمشكلات.
جرب تقنيات مختلفة
حاول قدر الإمكان ممارسة تقنيات مختلفة لإدارة الوقت، واكتشف ما يناسبك من خلال الملاحظة. قم بتجميع مجموعة من الاستراتيجيات معا واحرص على المثابرة والالتزام بها.
يمكنك الاطلاع على: خطوات إجراء دراسة جدوى مشروع ما
نصائح عملية لتطبيق مبادئ إدارة الوقت في الحياة اليومية
بعد الحديث عن أهم نصائح و أسرار إدارة الوقت، ننتقل إلى مجموعة من الخطوات العملية الضرورية لتحسين مهارة إدارة الوقت، وهي:
- التخطيط أولا: ترتبط مهارة إدارة الوقت بشكل وثيق مع مهارة التخطيط، لذا ابدأ بالتخطيط لإنجاز أشياء بسيطة، من خلال وضع خطط قصيرة المدى، وستجد مع الوقت أن كمية الإنجاز ستشكل حافز لك للاستمرار، وسيتحول التخطيط لديك إلى عادة يومية.
- راقب وحلل: احرص على متابعة تأثير كل استراتيجية على حياتك وعملك، يساعدك رصد هذه النتائج والتأثيرات على تأمين تغذية راجعة مناسبة، تساعدك في تعديل استراتيجياتك عند الضرورة.
- لا تستعجل النتائج: في عصر السرعة، يبحث الجميع عن النتائج الجاهزة، والحلول السحرية، إلا أن تنظيم الوقت وغيرها من المهارات الشخصية، تحتاج إلى الوقت والمتابعة.
- التكريس والمثابرة: لا تجعل الإخفاقات المؤقتة، تسرق منك ثمار تعبك والتزامك، تابع العمل بجد حتى تصل إلى نتيجة مرضية.
- حفز نفسك: احرص على تحفيز نفسك، بالمكافئات والإجازات والرحلات الترفيهية، للموازنة بين الحياة والعمل، ولتحويل رحلة الإنجاز الخاصة بك إلى متعة.
- اطلب المشورة: يساعدك طلب النصيحة من الخبراء والمختصين في مجالك على تحسين انتاجيتك، لذا لا تتوانى عن سؤال زميل لك يمتلك خبرة كافية عن كيفية تسريع العمل والإنجاز.
- لا تبالغ: يبالغ البعض في نظرتهم إلى عملية تنظيم الوقت، سواء من خلال قضاء ساعات طويلة في التخطيط دون أخذ خطوات عملية، أو عدم وضع قيود زمنية منطقية لإنجاز المهام، مما يجعلهم يقعون في فخ المماطلة والتسويف المستمر، أو فقدان العزيمة.
- الديناميكية: تحلى بالديناميكية، وتوقف عن وضع خطط ثابتة، وتوقع أنها ستنجح دائما وستناسب كل الحالات. تذكر أنك ستحتاج إلى العمل المستمر، والتخطيط الدائم.
بعد مناقشة أهم نصائح و أسرار إدارة الوقت، علينا أن نعلم أن إدارة الوقت تبدأ كمهارة يمكن تعلمها بالصبر والمواظبة، وتنتهي بأن تصبح طريقة ومنهج في الحياة، فهي ليست مجرد مجموعة من الخطوات والإجراءات، إنما هي تتمحور حول امتلاك عقلية “إنجاز الأفضل في كل لحظة”، وهي لا تعني السعي للعظمة والمثالية، إنما العمل على الإنجاز والنمو المستمر.
